Оплата дней диспансеризации: как подтвердить расходы

Как в целях налога на прибыль подтверждать расходы на оплату дней, когда работники проходят диспансеризацию?

Напомним, с 1 января 2019 года все работодатели обязаны освобождать сотрудников от работы для прохождения диспансеризации. 

Статья 185.1 ТК РФ гарантирует всем работникам право на освобождение от работы на один рабочий день один раз в три года. Работники предпенсионного и пенсионного возраста для прохождения диспансеризации имеют право на освобождение от работы на два рабочих дня один раз в год.

При прохождении диспансеризации за сотрудником сохраняется средний заработок и такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда.

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 настроить оплату отсутствия сотрудника в связи с диспансеризацией?

Однако для налогового учета необходимо, чтобы указанные расходы соответствовали требованиям статьи 252 НК РФ, то есть такие расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Возникает закономерный вопрос, как документально подтвердить оплату дней, когда работник проходил диспансеризацию?

Статья 185.1 ТК РФ устанавливает, что для прохождения диспансеризации работник освобождается от работы на основании его письменного заявления. При этом день (дни) освобождения от работы согласовываются с работодателем.

Роструд рекомендует установить соответствующие правила предоставления отгула работникам для диспансеризации локальным нормативным актом.

Из норм ТК РФ и рекомендаций Роструда следует, что для прохождения диспансеризации работнику необходимо написать заявление в произвольной форме и согласовать его с руководителем. На основании этого заявления издается приказ об освобождении работника от работы для прохождения диспансеризации. Фактически этих документов должно быть достаточно для обоснования в целях налога на прибыль расходов на оплату работнику свободного дня для диспансеризации.

Не исключено, что при налоговой проверке инспектор может потребовать справку из медицинского учреждения о том, что работник в этот день действительно проходил диспансеризацию. 

Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 зарегистрировать отсутствие сотрудника в связи с диспансеризацией?

В марте текущего года Роструд сообщил, что работодатели вправе установить в правилах внутреннего трудового распорядка обязанность работника документально подтверждать (например, соответствующей справкой) факт прохождения им диспансеризации в соответствии со статьей 185.1 ТК РФ. 

Однако в апреле Роструд изменил свое мнение и написал, что в данном случае ТК РФ не обязывает работника подтверждать факт использования по назначению предоставленного ему нерабочего оплачиваемого дня.

Соответственно, требование о предоставлении работником справки о прохождении диспансеризации в законах четко не определено, и требовать ее налоговые органы не должны.