Решение «1С:Архив»
Программа «1С:Архив» позволяет организациям и ИП долговременно хранить юридически значимые документы без потери их юридической силы. «1С:Архив» разработан на основании требований к системам ЭДО, утв. приказом Росархива от 15 июня 2020 №69, и поддерживает ведение архива согласно требованиям законодательства РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ), ГОСТ Р ИСО 15 489−1−2019 и соответствующим НПА в области архивного дела.
База «1С:Архив» не имеет ограничений на объем загружаемых документов в архив. Благодаря своевременному переносу документов в архив, заметно снижается нагрузка на рабочую программу пользователя.
Интеграция программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» с «1С:Архив»
Из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в систему «1С:Архив» можно передавать:
-
печатные формы документов (встроенные и внешние);
-
документы КЭДО;
-
отчеты, сформированные через варианты отчетов (встроенные и внешние);
-
регламентированную отчетность;
-
произвольные файлы.
Настройка интеграции с «1С:Архивом»
Начиная с версии 3.1.32.66 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность интеграции с системой «1С:Архив». Для использования программы в разделе Администрирование следует перейти по ссылке Интеграция с 1С:Архивом.
Рисунок. Настройка интеграции с «1С:Архивом»
В появившемся окне Интеграция с 1С:Архивом необходимо установить переключатель Вкл. интеграцию и заполнить сведения:
-
код этой базы, совпадающий с кодом в справочнике Источники документов в базе «1С:Архива»;
-
Общий сетевой каталог – папка для выполнения обмена, в которую будут выгружаться документы и подтверждения об их принятии, или Каталог на FTP-сервере;
-
При выгрузке разбивать пакеты по – установленный лимит документов в пакете;
-
Публикация 1С:Архива на web-сервере – заполняется для скачивания файлов переданных документов из «1С:Архива» по ссылкам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
❗ Версия формата, поддерживаемая «1С:Архивом», будет заполнена автоматически при обмене с программой.
- Изменение правил хранения архивных документов с 17 сентября 2023 года
- Новые правила хранения документов с 17 сентября 2023 года
- Уничтожение бухгалтерских документов: как, в каком порядке и какие документы подлежат уничтожению
- Можно ли возложить на бухгалтерию обязанности по архивированию и хранению табелей учета рабочего времени
Настройка документов для передачи в «1С:Архив»
После настройки интеграции с программой «1С:Архив» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в разделе Администрирование по ссылке Файлы появится новая папка 1С:Архив, в которую будут сохраняться варианты документов и отчетов для передачи в архив. В Файлах хранятся переданные отчеты и произвольные файлы.
Также в разделе Настройка можно проверить и при необходимости добавить Виды документов для передачи в 1С:Архив по кнопке Создать, например:
-
печатные формы документов и справочников по кнопке Добавить печатную форму;
-
соответствующий вариант отчета по одноименной кнопке Добавить вариант отчета. Добавить можно встроенные и внешние отчеты, а также регламентированные отчеты (одноименная кнопка Добавить регламентированный отчет).
❗ Флаг Не выгружать следует установить, если необходимо прекратить выгрузку выбранного вида документа или отчета в «1С:Архив».
Отправка документа в «1С:Архив»
После настройки интеграции с программой «1С:Архив» в карточке документа по кнопке Еще станет доступной команда Отправить в 1С:Архив. До отправки файла необходимо прикрепить и при необходимости подписать ЭЦП печатные формы к документу, а также проверить, как заполнились Сведения для выгрузки в «1С:Архив» внутри карточки прикрепленного файла.
После отправки документа в «1С:Архив» в карточке документа для передачи отобразится команда История обмена с 1С:Архивом (кнопка Еще).
❗Документ следует отправлять в «1С:Архив» только после того, как работа с ним завершена и изменения внутри него не планируются.
Отправка отчета в «1С:Архив»
При формировании варианта отчета, соответствующего Виду документа для передачи в 1С:Архив, становится доступной команда Присоединить к документу по кнопке Сохранить. В появившемся окне Сохранение печатной формы также следует установить флаги Документ PDF/A (.pdf) и Подписать.
Документы в «1С:Архив» можно передавать в любом удобном формате. По кнопкам Сохранить и Подписать отчет становится доступен в справочнике Файлы (раздел Администрирование). В карточке присоединенного файла по команде Открыть карточку (кнопка Еще) можно проверить и изменить заполненные данные для выгрузки в «1С:Архив». Также можно отменить выгрузку по кнопке Не выгружать в 1С:Архив.
Для передачи файла в «1С:Архив» следует нажать на одноименную кнопку и выбрать Отправить в 1С:Архив.
Отправка регламентированного отчета в «1С:Архив»
Для отправки регламентированного отчета в «1С:Архив» в окне сервиса 1С:Отчетность (раздел Отчетность, справки) необходимо выбрать форму, который нужно передать в архив, и нажать на кнопку Отправить в Архив (подменю 1С:Архив).
Если Вид документа для передачи в 1С:Архив по выбранному отчету не настроен, то отчет в архиве не формируется.
- Видеозапись лекции «Новое в 1С-ЭДО, долговременное хранение документов» с участием экспертов 1С (хранение электронных документов, возможности универсальной системы 1С:Архив для долговременного хранения документов, практика долгосрочного хранения документов).
В материале использованы фото: David Gyung / Shutterstock / Fotodom.
