Изменение правил хранения архивных документов с 17 сентября 2023 года

Правила хранения архивных документов носят нормативный характер и обязательны для всех организаций, независимо от формы собственности.

Что изменилось в правилах хранения архивных документов

Структура новых Правил хранения, вступивших в силу с 17.09.2023, значительно изменилась, появились новые разделы, в которых более полно описаны ранее закрепленные правила. Появились и новые требования, в частности, посвященные работе с документами ДСП и содержащими государственную тайну. 

Уточнен порядок изъятия документов из архива, приведены новые условия уничтожения документов. Отдельно в Правилах хранения прописана возможность передачи документов на аутсорсинговое (внеофисное) хранение.

В свете появления в документообороте большого количестве электронных документов актуальной задачей становится задача обеспечения их сохранности. В соответствии с этой задачей в Правилах хранения появится отдельный раздел «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов». 

Документы постоянного и временного сроков хранения

Правила хранения касаются хранения именно архивных документов, к которым относят документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу. Правила регламентируют порядок работы с этими категориями документов еще задолго до передачи в архив, а именно с момента формирования данных документов в дела и организации их оперативного хранения. 

Определение срока хранения документов осуществляется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.  Архивные документы должны поступать на хранение в архив организации и храниться там до их передачи на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы (для организаций – источников комплектования государственных/муниципальных архивов) или до истечения срока хранения (для остальных организаций).

В соответствии с п. 47 Правил хранения документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях. По решению руководителя организации документы временных сроков хранения подлежат передаче в архив.

Новые требования к хранению электронных документов

Самое главное новшество в новых Правилах хранения – это возможность хранить электронные архивные документы не только на обособленных носителях, как это позволяли делать Правила хранения 2015 года, но и в специальных информационных системах хранения электронных документов (СХЭД). В п.132 Правил указано, что хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД или на физически обособленных носителях.

Используемые СХЭД государственных органов должны соответствовать Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденным приказом Росархива от 15.06.2020  № 69 (Типовые требования). Данные Типовые требования устанавливают общие и специфические требования к системам электронного документооборота (СЭД) и СХЭД.

Согласно новым Правилам хранения единицей систематизации электронных документов по-прежнему остается дело. В п. 7 Правил указано, что единицей систематизации документов вне зависимости от вида носителя информации в документальном фонде является дело. Привязка электронного документа к электронному делу в информационной системе должна предотвратить его попадание в разные описи. Кроме того, в СЭД и СХЭД срок хранения определен для дел, а не для отдельных документов.

Еще одно важное новшество в новых Правилах хранения связано с экспертизой ценности и последующим составлением по ее результатам описей дел. Правилами хранения 2015 года для электронных архивных документов предусматривалось составление Описей электронных дел по аналогии с Описями дел на бумажных носителях. Однако электронные информационные системы позволяют вести поиск по заголовку каждого документа, минуя заголовок дела. Поэтому было принято решение отказаться от формирования дела в классическом понимании для электронных документов и сохранить его в качестве сущности, привязывающей документ к сроку хранения. В связи с этим п.146 новых Правил хранения предполагает включение электронных архивных документов в описи электронных документов с составлением к ним реестров файлов электронных документов.

Составление реестров файлов вызвано необходимостью обеспечения точного учета электронных документов на уровне архива. Первоначально в Правилах 2015 года была предложена опись электронных дел с реестрами документов, но практика показала, что этого недостаточно, так как каждый документ может состоять из групп файлов. Поэтому реестр документов был преобразован в реестр файлов.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата. Составление реестра файлов к Описи электронных документов значительно увеличивает объем описи, поэтому реестр файлов можно вести и хранить в электронном виде.

Составление описей электронных документов производится по результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях. На основе этих описей сотрудник архива готовит проекты годовых разделов описей электронных документов отдельно на электронные архивные документы постоянного, временного (до 10 лет) срока хранения, по личному составу.

На электронные документы, согласно п. 28 Правил хранения, составляется отдельный Акт о выделении документов к уничтожению. В Акте об уничтожении указывается групповой заголовок уничтожаемых электронных документов.

Также в новых Правилах есть пункт 133, позволяющий коммерческим организациям использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов. 

Хранение бумажных документов

Что касается хранения бумажных документов, то новыми Правилами хранения установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. 

Претерпела изменение и итоговая запись к номенклатуре дел организации. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения.

Бумажные дела, подлежащие уничтожению, могут передаваться в организации, занимающиеся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку ДСП, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Есть изменения и в требованиях к помещению архивохранилища. Для освещения помещения архива можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники. 

В оформлении учетных форм также произошли изменения. Номенклатура дел, описи дел, описи электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов и др. могут утверждаться не только руководителем организации, но и уполномоченным им лицом. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов дополнен подписями экспертов.

Согласование ЭПК архивного учреждения заменено на утверждение, что повышает ответственность за признание документов неисправимо поврежденными.

Использование СХЭД

Исходя из новых Правил хранения, использование СХЭД получит более широкое распространение, так как СХЭД позволяет осуществлять как хранение электронных документов, которых в организациях становится с каждым днем все больше, так и вести учет архивных бумажных документов, что значительно упрощает работу архивистов и удешевляет процесс архивного хранения.