Уничтожение бухгалтерских документов: как, в каком порядке и какие документы подлежат уничтожению

Процесс уничтожения документов в организации

При уничтожении лишних и ставших неактуальными бухгалтерских и других документов организации должны руководствоваться правилами, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов …» (далее – Правила).

Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводит специальная экспертная комиссия, создаваемая руководителем организации путем издания соответствующего приказа. Данная комиссия действует на основании положения, которое также утверждается руководством организации. Основной задачей комиссии является организация и проведение экспертизы ценности документов на предмет выявления документов, подлежащих передаче в архив и документов с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению. Экспертизу ценности документов проводят ежегодно. До проведения экспертизы уничтожение документов запрещается (п.4.5 Правил).

Экспертиза проводится путем проверки сроков хранения того или иного документа. Сроки хранения документов сейчас установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Перед тем, как документ уничтожить, срок его хранения необходимо сверить именно с данным перечнем. 

Документы, оформленные до 2009 года, сверяются с Перечнем типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000. Сроки хранения для разного типа документов могут существенно отличаться друг от друга. Чем выше социальная и экономическая значимость того или иного документа, тем больше и срок его хранения.

Так, первичные учетные документы необходимо хранить в течение 5 лет. Столько же хранят кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты. Правила внутреннего трудового распорядка организации должны хранить 1 год, уведомления о трудоустройстве иностранных граждан, служебные записки, справки и переписки с работниками – 3 года, а журналы учета рабочего времени и документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников – 5 лет. Документы об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации хранят от 50 до 75 лет. 

Если срок хранения документа истек, организация может его уничтожить без негативных правовых последствий. Но перед этим комиссия должна соблюсти все формальности и оформить все необходимые документы для уничтожения.

По результатам экспертизы комиссия составляет описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу (работникам). Документы с истекшими сроками хранения включают в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Данный акт составляют по форме, приведенной в приложении №21 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 №526. Документы выделяют к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт (п.4.11 Правил). После того, как акт будет утвержден подписью руководителя организации, указанные в нем документы могут быть уничтожены.

Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п.4.13 Правил). В акте указывают количество уничтожаемых документов и способ их уничтожения. После уничтожения документов нужно составить еще один акт – уже о самом уничтожении документов. В этом акте подтверждается, что выделенные к уничтожению документы действительно перестали существовать. Этот акт составляют в произвольной форме, и его также утверждает руководитель организации.

Каким способом организации должны уничтожать документы

Действующее законодательство не регламентирует конкретных способов уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Каких-либо обязательных требований, ограничений, запретов и рекомендаций к порядку их уничтожения в настоящее время не предъявляется.

Организация, избавляющаяся от лишних документов, вправе самостоятельно избрать или разработать способ уничтожения документации. Избранный способ уничтожения можно прописать в отдельном локальном акте. 

Бумажные документы можно уничтожить следующими способами: сжечь; разорвать вручную; измельчить в шредере (измельчителе бумаги и дисков); доверить уничтожение документов специализированной компании; отправить на утилизацию; сдать в макулатуру. Использование двух последних способов крайне нежелательно, поскольку они не гарантируют уничтожения конфиденциальной информации, которая может попасть в руки третьих лиц. Конфиденциальные документы надежнее уничтожать путем сжигания либо измельчения до полной степени нечитаемости. 

Электронные документы уничтожают:

• путем удаления файлов с документами с физических носителей;
• путем уничтожения самих физических носителей, на которых содержатся уничтожаемые электронные документы;
• путем форматирования (стирания) физических носителей, на которых содержатся уничтожаемые электронные документы.

При уничтожении документов организации должны учитывать тот момент, что некоторые документы вообще не подлежат уничтожению. 

Организации ни при каких обстоятельствах не должны уничтожать те документы, сроки хранения которых не истекли, а также документы с постоянным сроком хранения. К документам с постоянным сроком хранения, в частности, относят:

• годовую бухгалтерскую отчетность (балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств и приложения к ним);
• годовые отчеты по субсидиям и субвенциям, полученным из бюджетов;
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• региональные, отраслевые и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений;
• коллективные договоры с работниками;
• документы (предложения, решения, извещения) о проведении забастовки;
• перечни профессий и уставы о дисциплине;
• документы, в которых содержатся тарифные ставки, оклады и тарифные коэффициенты;
• типовые нормы труда, а также локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену или пересмотр норм труда;
• документы, в которых содержатся ФОТ;
• положения об оплате труда и премировании работников;
• документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных работников.

Все перечисленные документы нельзя уничтожать и необходимо хранить на постоянной основе. Если организация уничтожит документ, срок хранения которого еще не истек или документ с постоянным сроком хранения, ее оштрафуют сразу по нескольким статьям КоАП РФ.

Штрафы за неправомерное уничтожение документов

Уничтожение документов до истечения сроков хранения влечет наложение штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ. Данная норма предусматривает штрафы в размере:

• от 3 000 до 5 000 рублей – для ИП и должностных лиц организаций;
• от 5 000 до 10 000 рублей – для организаций.

Преждевременное уничтожение первичных учетных документов, регистров бухучета и бухотчетности влечет наложение штрафов на должностных лиц организации по ст. 15.11 КоАП РФ (грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской отчетности). По этой статье должностные лица организаций, ответственные за хранение документов, могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение – на сумму от 10 000 до 20 000 рублей.

Неправомерное уничтожение кадровых документов влечет административную ответственность по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права):

• от 1 000 до 5 000 рублей – для ИП и должностных лиц организаций;
• от 5 000 до 30 000 рублей – для организаций.

Кроме того, нарушение сроков хранения документов налогового и бухгалтерского учета в результате их необоснованного уничтожения грозит ответственностью по п.1 ст.120 НК РФ (грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения). По этой норме организацию или ИП, которые поторопились с уничтожением документов, оштрафуют на 10 000 рублей, а за повторное нарушение – на 30 000 рублей (п.2 ст.120 НК РФ).

Если неправомерное уничтожение первичных и бухгалтерских документов привело к занижению налогооблагаемой базы, организацию накажут уже по п.3 ст.120 НК РФ, которая предусматривает штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или страховых взносов, но не менее 40 000 рублей.

В материале использованы фото: Lolostock / Shutterstock / Fotodom.