В номере 2 (февраль) на стр. 27 «БУХ.1С» за 2015 год мы рассказывали о порядке исправления и корректировки бумажных первичных учетных документов средствами программы, а также о том, как отразить внесенные изменения в учете продавца и покупателя. В этой статье речь пойдет об исправлении и корректировке электронной первички. Вся описанная последовательность действий и все рисунки выполнены в интерфейсе «Такси» программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). При подготовке статьи использовалась информация из справочника раздела «Бухгалтерский и налоговый учет» ИС 1С:ИТС.
Содержание
- Обмен электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8»
- Выставление и получение исправленного электронного первичного документа
- Аннулирование электронного первичного документа
- Выставление корректировочного электронного первичного документа
Заключая договоры и обмениваясь документами, большинство компаний делают это на бумаге, несмотря на то, что этот консервативный способ документооборота замедляет рабочие процессы, увеличивает затраты (доставка документов, расходные материалы, хранение архивов) а также прибавляет работы сотрудникам всех сторон сделки.
Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.
Альтернатива бумажному документообороту - обмен электронными документами.
Нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО), включая обмен электронными счетами-фактурами, в России полностью сформирована.
Кроме того, несколько лет назад в «1С:Бухгалтерии 8» появились возможности, с помощью которых можно обмениваться электронными документами с контрагентами.
Обмен электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8»
Для отправки электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 (как непосредственно из формы документа, так и из формы списка документов) используется кнопка ЭДО с опцией Сформировать, подписать и отправить.
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором электронного документооборота при выполнении команды Отправить и получить из формы Текущие дела ЭДО, доступ к которой осуществляется по одноименной гиперссылке из подраздела Сервис раздела Продажи (или из подраздела Сервис раздела Покупки).
Если по электронному документу необходимы дополнительные действия (утверждение, подписание и т. д.), то документ будет отражаться в обработке Текущие дела ЭДО до тех пор, пока эти действия не будут выполнены.
Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут отражаться в архиве электронных документов, открываемом по гиперссылке Архив ЭДО (раздел Администрирование подраздел Сервис). На закладках Исходящие/Входящие списка Архив ЭДО можно отсортировать документы или отобрать отправленные (полученные) документы по ответственному лицу, виду и статусу документа.
Одновременно на основании полученного электронного документа создается новый непроведенный документ учетной системы (например, Поступление (акты, накладные), Счет-фактура полученный и т. д.). Открыть новый документ учетной системы можно непосредственно из формы просмотра поступившего электронного документа по гиперссылке Отражен в учете.
Всю информацию о состоянии и движении каждого электронного документа, в том числе подтверждения даты получения, извещения о получении с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена можно увидеть в форме Электронные документы.
Форма Электронные документы открывается по команде формы первичного документа учетной системы ЭДО -> Открыть электронные документы или нажатием на гиперссылку Состояние ЭД.
Непосредственно из формы Электронные документы по команде Еще -> Отправить и получить электронные документы можно осуществлять обмен электронными документами.
О том, как начать обмен электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8», см. в справочнике в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
Выставление и получение исправленного электронного первичного документа
Обмен электронными документами минимизирует, но не исключает допущение ошибок.
Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.
Ввиду отсутствия нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы представляется возможным формирование нового экземпляра ранее выставленного первичного документа с указанием дополнительной информации о том, что данный документ является исправленным вариантом ранее выставленного электронного документа, т. е. с указание номера исправления и даты исправления (по аналогии с исправленными счетами-фактурами). Напомним, что такой способ внесения исправлений наряду с методом внесения исправлений в изначальном первичном учетном документе рекомендован фондом «НРБУ «Бухгалтерский методологический центр» в Разъяснении Р-22/2013-КпТ «Внесение исправлений в первичные документы» от 20.09.2013.
Для передачи по телекоммуникационным каналам связи приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» утверждены рекомендуемые форматы электронных первичных учетных документов:
- Товарная накладная (ТОРГ-12);
- Акт приемки-сдачи работ (услуг) - далее Акт.
Поскольку исправленный электронный первичный учетный документ представляет собой новый экземпляр ранее составленного ТОРГ-12 или Акта с внесенными исправлениями, то он, как и первоначальный документ, формируется в соответствии с этим утвержденным форматом.
Исправленный электронный первичный учетный документ, так же как и первоначальный электронный документ, представляет собой два связанных вместе файла:
- Титул продавца и Титул покупателя (для ТОРГ-12);
- Титул исполнителя и Титул заказчика (для Акта).
Исправленный ТОРГ-12 считается оформленным при наличии:
- Титула продавца, подписанного его электронной подписью;
- Титула покупателя, подписанного электронной подписью покупателя и содержащего обязательные идентификационные сведения о Титуле продавца и сведения о получении товара на указанных продавцом условиях (п. 5 приложения № 1 приказа ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@).
Исправленный Акт считается оформленным при наличии:
- Титула исполнителя, подписанного его электронной подписью;
- Титула заказчика, подписанного электронной подписью заказчика и содержащего обязательные идентификационные сведения о Титуле исполнителя и сведения о выполнении работ (оказании услуг) на указанных исполнителем условиях (п. 5 приложения № 2 приказа ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@).
Процесс обмена первичными исправленными документами построен так же, как и для первоначальных документов:
- продавец (исполнитель) формирует у себя файл Титул продавца (Титул исполнителя);
- продавец (исполнитель) подписывает документ своей электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес покупателя или заказчика;
- покупатель (заказчик) получает файл Титул продавца (Титул исполнителя). Если сведения в исправленном документе полностью соответствуют хозяйственной операции и покупатель (заказчик) принимает решение подписать этот первичный документ, то он формирует Титул покупателя (Титул заказчика), который представляет собой файл со сведениями о Титуле продавца (Титуле исполнителя);
- покупатель (заказчик) подписывает файл Титул покупателя (Титул заказчика) электронной подписью и отправляет продавцу (исполнителю).
Процесс обмена исправленным электронным первичным учетным документом через оператора ЭДО предусматривает также наличие у продавца (исполнителя) следующих служебных документов:
- подтверждение оператором ЭДО даты получения от продавца (исполнителя) исправленного документа (Титул продавца или Титул исполнителя);
- извещение от покупателя или заказчика о получении исправленного документа (Титул продавца или Титул исполнителя).
В программе реализована возможность выставления исправленных первичных учетных документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:
- на основании уведомления об уточнении, полученном от покупателя (заказчика), если ошибки в первичном документе обнаружил покупатель (заказчик);
- в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец или исполнитель).
Получение уведомления об уточнении от заказчика и формирование исправленного электронного первичного документа исполнителем рассмотрим на следующем примере.
Пример 1
Чтобы сформировать для исполнителя уведомление об уточнении Акта, заказчик должен выполнить команду Еще -> Отклонить электронный документ, открыв для просмотра содержимое полученного Акта в электронном виде.
В режим просмотра полученного электронного документа можно перейти:
- по гиперссылке Архив ЭДО из раздела Администрирование;
- из нового документа учетной системы Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки), автоматически созданного на основании поступившего электронного первичного документа Акт, выполнив команду ЭДО -> Просмотреть электронный документ или дважды щелкнув по активной строке в форме Электронные документы, открываемой по гиперссылке Состояние ЭД.
После выполнения команды Отклонить электронный документ программа предложит ввести причину отклонения. После записи причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении. При этом статус полученного электронного Акта изменится на Отклонен. Заказчик может посмотреть содержимое своего электронного уведомления об уточнении на закладке Исходящие архива электронных документов.
Полученное от заказчика уведомление об уточнении документа (рис. 1) исполнитель может посмотреть в форме Архив ЭДО на закладке Входящие.
Рис. 1. Уведомление об уточнении первичного электронного документа
Одновременно у исполнителя в документе учетной системы Реализация (акты, накладные) в строке Состояние ЭД появляется сообщение Требуется уточнить документ. Кроме этого уведомление об уточнении отражается в форме Электронные документы.
После получения уведомления об уточнении отправленного первичного документа его статус в форме Электронные документы автоматически изменяется на Отклонен получателем. Содержимое поступившего уведомления можно просмотреть как из формы Электронные документы, так и из формы Архив ЭДО.
Из режима просмотра можно с помощью гиперссылки Отражен в учете перейти к тому документу Реализация (акты, накладные), который нуждается в исправлении.
Для отправки заказчику исправленного Акта в электронном виде необходимо:
- на основании документа Реализация (акты, накладные) создать документ учетной системы Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах;
- сформировать исправленный Акт в электронном виде, выбрав команду ЭДО -> Сформировать, подписать и отправить.
Просмотреть сформированный исправленный первичный документ можно:
- выполнив команду ЭДО -> Просмотреть электронный документ из документа Корректировка реализации;
- из формы Электронные документы, открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭДО -> Открыть электронные документы, дважды щелкнув по соответствующей активной строке.
При просмотре исправленного электронного документа (рис. 2) следует обратить внимание на следующие моменты:
- исправленный новый экземпляр Акта имеет тот же номер и ту же дату, что и первоначально составленный документ;
- в новом исправленном экземпляре под реквизитами первоначального документа присутствует строка Исправление, в которой указывается порядковый номер и дата внесения исправления в первичный документ, т.е. дата формирования нового исправленного экземпляра (по аналогии с исправленными счетами-фактурами);
- в новом экземпляре документа отражаются все сведения, в которые не вносились исправления, и уточненные данные.
Рис. 2. Исправленный электронный документ
Подробную информацию о том, какие действия, связанные с передачей исправленного Акта в электронном виде, необходимо выполнить исполнителю со своей стороны, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в строке Состояние ЭД документа Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах или в форме Электронные документы.
После отправки исправленного электронного Акта исполнитель ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла исправленного Акта;
- от заказчика - извещение о получении исправленного Акта (титул заказчика) и подписанного исправленного Акта (титул заказчика).
Если поступивший исправленный электронный документ Акт (титул исполнителя) содержит ошибки, то он отклоняется точно так же, как и ранее полученный Акт.
Если у заказчика нет претензий к полученному исправленному документу Акт (титул исполнителя), то его нужно утвердить. После утверждения полученного исправленного Акта (титул исполнителя) в программе автоматически формируется Акт (титул заказчика). Его необходимо подписать и направить исполнителю.
После получения исполнителем этих документов обмен исправленным Актом в электронном виде будет завершен. В строке Состояние ЭД в документе Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах появится запись Обмен завершен, а в форме Электронные документы отразится информация об отправке и получении исправленного Акта и всех служебных документов.
Обращаем ваше внимание, что у исполнителя в документе Реализация (акты, накладные) после завершения обмена исправленным первичным документом Акт в строке Состояние ЭД по-прежнему сохранится запись Требуется уточнить документ. У заказчика в документе Поступление (акты, накладные), сформированном на основании первоначального электронного документа Акт (титул исполнителя) в строке Состояние ЭД по-прежнему будет отражаться информация Ожидается корректировка. Такие сообщения сохранены в целях дополнительного информирования исполнителя и заказчика о том, что в отношении первоначально сформированного электронного документа предпринимались дополнительные действия.
Кроме того, в отсутствии четкого нормативного регулирования вопроса исправления первичных электронных документов в программе сохранена возможность внесения изменений непосредственно в документ Реализация (акты, накладные) и формирования повторного первичного электронного документа Акт или ТОРГ-12 уже с внесенными исправлениями. После завершения полного цикла обмена таким повторно сформированным первичным документом в документе Реализация (акты, накладные) в строке Состояние ЭД появится сообщение: Обмен завершен.
При желании, как исполнитель, так и заказчик могут просмотреть, напечатать и сохранить на диск исправленный Акт и служебные документы.
Сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 3) можно с помощью соответствующих команд Еще -> Сохранить электронный документ на диск или Еще -> Печать электронного документа из режима просмотра документа.
Рис. 3. Печать электронного документа
О выставлении исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
Аннулирование электронного первичного документа
В некоторых случаях может возникнуть необходимость не исправления каких-либо показателей в подписанном сторонами документе, а удаления документа в целом. Например, документ ошибочно направлен не тому контрагенту, которому отгружен товар (оказаны услуги, выполнены работы, переданы права), или один факт хозяйственной жизни ошибочно оформлен двумя различными электронными первичными документами и т.п.
В настоящий момент не существует никаких нормативно-правовых актов, регулирующих процесс признания недействительным оформленного и подписанного сторонами документа. Можно лишь отметить, что для бумажных документов сложилась определенная практика: если в документе обнаруживается ошибка уже после его подписания, то стороны при необходимости составляют новый документ, а ошибочный документ или уничтожают, или составляют акт (соглашение) о его аннулировании.
Отчасти эту практику можно перенести и на электронные документы, учитывая при этом, что вопрос физического уничтожения электронного документа невозможно решить так же просто, как в отношении бумажных документов. В этой связи, для электронных документов более надежным и обоснованным представляется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование подписанного первичного электронного документа.
Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, направляет в адрес контрагента предложение об аннулировании. Если контрагент согласен с этим предложением, то он его подписывает. Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование - это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.
Если контрагент с таким аннулированием не согласен, то он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и далее отношения хозяйствующих субъектов переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.
Рассмотрим аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца на следующем примере.
Пример 2
Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного электронного документа.
Для начала процедуры аннулирования необходимо выполнить команду Аннулировать электронный документ из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще. При выполнении команды Аннулировать электронный документ в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку ОК. После выполнения описанных выше действий в адрес заказчика будет автоматически сформировано Предложение об аннулировании, в который будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 4).
Рис. 4. Предложение об аннулировании
После формирования предложения об аннулировании в строке Состояние ЭД документа Реализация (акты, накладные) появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - Ожидается аннулирование, а в форме Электронные документы отразится информация об ожидании от контрагента согласия на аннулирование, т.е. его подписи под документом об аннулировании.
Подписание и отправка Предложения об аннулировании производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.
После получения от заказчика согласия на аннулирование первичного документа, процедура аннулирования будет завершена. Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.
При этом в строке Состояние ЭД документа учетной системы Реализация (акты, накладные) появится сообщение Аннулирован.
В форме Электронные документы будет размещена информация о том, что подтверждение согласия на аннулирование получено и документ аннулирован.
Обращаем ваше внимание, что аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Реализация (акты, накладные), на основании которого был составлен аннулированный документ, а также к пометке его на удаление.
Если заказчик предложение об аннулировании отклоняет, то в адрес исполнителя он направляет сформированное и подписанное Уведомление об уточнении, где будет указана причина отказа от аннулирования документа.
После получения Уведомления об уточнении в строке Состояние ЭД документа учетной системы Реализация (акты, накладные) появится запись Обмен завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования.
В форме Электронные документы будет размещена информация о том, какие стадии обмена и аннулирования прошел электронный первичный документ.
Об аннулировании электронного первичного документа по инициативе покупателя в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:69:1cbuh8-3taxi.
Выставление корректировочного электронного первичного документа
Для корректировки стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в программе «1С:Бухгалтерия 8» предусмотрено создание специального двухстороннего документа - Соглашения об изменении стоимости.
Этот документ отвечает требованиям статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ и может применяться как в качестве первичного учетного документа, дополнительного к документу, подтверждающему согласие сторон на изменение стоимости, так и в качестве самостоятельного документа, фиксирующего согласие сторон на изменение стоимости и определяющего конкретные показатели такого изменения.
Документ содержит информацию, аналогичную показателям корректировочного счета-фактуры: о наименовании товаров (работ, услуг, имущественных прав), в отношении которых производится корректировка стоимости, об их первоначальной и измененной цене (тарифе) и количестве (объеме).
При этом электронный формат Соглашения об изменении стоимости построен по аналогии с форматами ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи работ (услуг), рекомендованными ФНС России приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. Таким образом, данный документ состоит из двух файлов (по аналогии с двумя титулами), которые подписываются электронной подписью продавца (исполнителя) и покупателя (заказчика) соответственно.
Соглашение об изменении стоимости формируется в программе продавцом (исполнителем) на основании документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон и служит основанием для формирования у покупателя (заказчика) документа Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон.
Рассмотрим порядок выставления корректировочного электронного первичного документа на следующем примере.
Пример 3
Для выставления заказчику Соглашения об изменении стоимости в электронном виде - исполнитель должен выполнить следующие действия:
- на основании документа Реализация (акты, накладные) создать документ учетной системы Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон;
- сформировать Соглашения об изменении стоимости (отправитель) в электронном виде, выбрав команду ЭДО -> Сформировать, подписать и отправить.
Просмотреть сформированное Соглашение об изменении стоимости (рис. 5) можно, выполнив команду ЭДО -> Просмотреть электронный документ из документа Корректировка реализации или из формы Электронные документы.
Рис. 5. Соглашение об изменении стоимости
После отправки Соглашения об изменении стоимости (отправитель) исполнитель ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла Соглашения об изменении стоимости (отправитель);
- от заказчика - извещение о получении Соглашения об изменении стоимости (отправитель) и подписанного Соглашения об изменении стоимости (получатель).
После получения указанных документов обмен Соглашением об изменении стоимости в электронном виде будет завершен. В строке Состояния ЭД в документе Корректировка реализации с видом операцииКорректировка по согласованию сторон появится запись Обмен завершен, а в форме Электронные документы отразится информация об отправке и получении Соглашения об изменении стоимости и всех служебных документов.
Если же поступивший к заказчику документ Соглашения об изменении стоимости (отправитель) содержит ошибки, то он отклоняется точно так же, как и любой другой ошибочный электронный документ.
Напомним, что электронные форматы УПД (на основе счета-фактуры) и УКД (на основе корректировочного счета-фактуры) на момент подписания статьи не утверждены, но проект соответствующего приказа ФНС находится в работе.
О выставлении исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
