Содержание
Изменения и «неизменности» ежегодного отчета 2-НДФЛ
ФНС России приказом от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ обновила порядок представления в налоговые органы сведений по форме 2-НДФЛ. Утвержденный регламент практически повторяет порядок сдачи отчетности 2-НДФЛ прошлых лет, за некоторыми исключениями. Предлагаем вашему вниманию анализ изменений и пошаговую инструкцию проверки готовности информационной системы программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» к формированию годовой отчетности.
В «Российской газете» (№ 243) 28.10.2011 опубликован приказ ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ «Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц».
Утвержденный регламент практически повторяет порядок сдачи отчетности 2-НДФЛ прошлых лет, но есть исключения. Так, принципиально новой стала форма реестра справок 2-НДФЛ. А правила формирования файла справок, указанные в приказе ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ с прошлого года не изменились.
Последний день подачи справок 2-НДФЛ за налоговый период - это 1 апреля. В 2012 году 1 апреля выпадает на выходной, поэтому срок переносится на следующий рабочий день - 2 апреля. Датой подачи сведений о доходах на бумаге или электронном носителе считается день предоставления сведений непосредственно в инспекцию или дата отправки их по почте. Отчетная кампания продлится 3 месяца. Это сделано для того, чтобы в отчет попали, по возможности, все доходы 2011 года, в том числе больничные листы, которые сотрудники принесут уже в 2012 году, перерасчет отпусков, окладов, премий.
И хотя до апреля еще далеко, пора начинать подготовку этого отчета, ведь в процессе подготовки и выверки всех данных, возможно, возникнет необходимость перерасчетов НДФЛ, которые удобнее выполнить в течение отчетного налогового периода, т. е. до конца 2011 года.
Для подготовки отчета 2-НДФЛ необходимо убедиться в том, что вся нужная информация имеется в информационной базе, а документы правильно заполнены.
Проверка полноты заполнения сведений для формирования отчета
Подготовка к формированию отчета - хороший повод провести ревизию в настройках параметров учета, проверить, не изменились ли за прошедший год реквизиты организации, убедиться, что обособленные подразделения выделены, занести изменения паспортных данных и адресов регистрации в справочник физических лиц, удостовериться в наличии всех документов для предоставления льгот.
Предлагаем вам пошаговую инструкцию проверки готовности системы к формированию годовой отчетности.
1. Проверим, не изменились ли сведения об организации.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> меню Предприятие -> Наши организации -> редактируем организацию -> закладка Основные.
Обратим внимание на сокращенное наименование (Поле Наименование сокращенное). Оно должно соответствовать учредительным документам. Смотрим, не изменились ли ИНН и КПП.
ОКАТО проверяем на закладке Коды.
2. Просмотрим структуру организации.
Если в структуре есть обособленные подразделения - проверим, внесены ли для них значения ОКАТО и КПП.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Подразделения -> редактируем подразделение -> закладка Обособленное подразделение.
Важно! При внесении изменений в ОКАТО и КПП подразделений вам придется перепровести все документы, связанные с расчетом НДФЛ.
3. Работаем со справочником Физические лица.
В течение года сотрудники могли менять паспорт и место регистрации. Попросите их обновить сведения. Проверьте, установлен ли КЛАДР (классификатор адресов), использовали ли его при занесении адресов в базу программы.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Внизу См Также -> редактируем физлицо -> закладка Общее.
Для отчета 2-НДФЛ должно быть заполнено поле «адрес по прописке физ. лица».
Обратите внимание на паспортные данные в графе Удостоверение. Серия паспорта гражданина РФ состоит из двух групп цифр через пробел.
В справочнике Физические лица вверху по кнопке НДФЛ перейдем к проверке сведений, необходимых для расчета НДФЛ.
4. Проверим наличие права на стандартные вычеты у сотрудников и внесение данных о них в программу.
Сопоставим заявления на предоставление стандартных вычетов сотрудникам и указание в программе на закладке Вычеты.
Вы можете удвоить детский вычет, если второй родитель, имеющий право на вычет, напишет отказное заявление (письмо ФНС России от 03.11.2011 № ЕД-3-3/3636).
На закладке Статус налогоплательщика устанавливается признак резидента (по умолчанию установлен признак - резидент).
Если сотрудник работает не с 1 января и принес заявление на вычеты, то на закладке Доходы на предыдущих местах работы проверим, что сведения из справки с предыдущего места работы внесены. Если отсутствует заявление или справка с предыдущего места работы, то нет оснований для предоставления вычетов.
На основании Федерального закона от 21.11.2011 № 330-ФЗ установите сотрудникам, имеющим троих и более детей (по их заявлению) новый вычет в размере 3 000 руб. с 01.01.2011.
Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен Помощник редактирования вычетов на детей.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Расчет зарплаты организаций - Налоги и взносы (рис. 1).
Рис. 1
5. Уточним имущественные вычеты.
Напомним, что названный налоговый вычет может быть предоставлен налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю. Он предоставляется на основании уведомления, выданного налоговым органом и подтверждающего право налогоплательщика на вычет. Действующая с января 2011 года норма (п. 4 ст. 220 НК РФ) определяет порядок возврата НДФЛ в случае, когда работодатель после получения от сотрудника в установленном порядке заявления на получение имущественного налогового вычета и соответствующего уведомления удержал налог без учета данного вычета.
Образовавшаяся при этом переплата подлежит возврату налогоплательщику в порядке, установленном в статье 231 НК РФ, которая вступила в силу с 1 января 2011 года (возврат налога осуществляет налоговый орган).
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Подтверждение права на имущественный вычет (рис. 2).
Рис. 2
6. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога.
Для начала проверим, что занесены все коды доходов.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Расчет Зарплаты -> см. также -> Основные начисления и Дополнительные начисления (внизу рабочего стола).
У тех доходов, которые рассчитывались в программе, нужно проверить коды дохода.
О прочих доходах, о которых есть информация, следует занести сведения или в документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН или зарегистрировать разовые начисления с соответствующим кодом дохода в натуральной форме, в зависимости от необходимости удержать при очередном расчете НДФЛ.
Теперь убедимся, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен.
Сумма налога исчисленная - сколько налога было начислено к удержанию из доходов физического лица. Она может быть зарегистрирована документами:
- Начисление зарплаты работникам организаций (закладка НДФЛ);
- Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (закладки НДФЛ налоги и доходы (9 % и 35 %);
- НДФЛ по ставке 13 %;
- Начисление дивидендов организаций;
- Перенос данных.
Сумма налога удержанная - сколько налога было фактически удержано при выплате дохода физическому лицу. Регистрация этой суммы зависит от установки флажка При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Предприятие -> Параметры учета -> закладка Расчет зарплаты.
Если флажок установлен то документы:
- Начисление зарплаты работникам организаций;
- Начисление дивидендов организаций
регистрируют «удержано» одновременно с «исчислено».
Если флажок не установлен, т. е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:
- Депонирование организаций;
- Зарплата к выплате организаций;
- Платежное поручение исходящее;
- Расходный кассовый ордер;
- Начисление дивидендов организаций.
Что касается документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, то «уплачено» регистрируется независимо от установок флажка - по факту заполнения закладки НДФЛ удержанный.
Если состояние этого флажка менялось в течение налогового периода, то необходимо перепровести все указанные выше документы за весь налоговый период.
Сумма налога перечисленная - сколько налога было фактически перечислено в бюджетную систему. Распределение производится пропорционально суммам налога, подлежащего к перечислению по каждому физическому лицу документом Перечисление НДФЛ в бюджет РФ.
Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Перечисление НДФЛ в бюджет РФ (рис. 3).
Рис. 3
В сервисе заполнения этого документа есть ряд ограничений. Так как исчисленный налог зарегистрирован последним числом месяца (рис. 4), то для заполнения списка сотрудников, имеющих доходы, и распределения сумм пропорционально исчисленному налогу - дату платежа нужно установить не ранее, чем первое число месяца, следующего за расчетным периодом.
Рис. 4
Выполнив заполнение, непосредственно перед проведением документа установите в этом реквизите реальную дату платежа. Согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ «налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках».
Дата платежа отражается в налоговом регистре, и во избежание вопросов о нарушении указанной нормы нужно чтобы установленная дата фиксировала реальную дату платежа.
Если у подразделений менялся ОКАТО или КПП, то для корректной работы механизма заполнения перепроведите все документы
7. Сформируем отчет 2-НДФЛ.
Теперь, когда вся информация подготовлена - можно сформировать 2- НДФЛ.
Рабочий стол программы 1С:ЗУП 8 -> закладка Налоги -> Подготовка данных по НДФЛ -> Сформировать справки (см. рис. 5).
Рис. 5
Далее нужно выгрузить сформированные справки в файл: нажать кнопку Файл на диск и распечатать реестр.
8. Проанализируем предварительно подготовленный в программе отчет по форме 2-НДФЛ.
Для этого сформируем дополнительный реестр, проанализируем состояние исчисленного и уплаченного налога: не нужно ли выполнить какие-либо перерасчеты, следует ли предложить сотрудникам внести деньги или написать заявление на возмещение НДФЛ, чтобы облегчить им взаимодействие с налоговыми органами.
9. Вправе ли инспекция отказать в приеме справок 2-НДФЛ.
У налоговой инспекции есть причины для отказа в приеме отчета 2-НДФЛ по следующим основаниям:
- Ошибки в форме. Сведения за 2011 год необходимо подготовить по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@;
- Неверный файл. В одном файле собраны сведения о разных подразделениях, с разным признаком, за разные годы и т. д.
В «зарплатных» решениях системы «1С:Предприятие 8» при автоматическом формировании допустить эти ошибки просто невозможно.
Также следует обратить внимание, что наличие ошибки в адресе не является основанием для отказа в принятии справок.
* * *
Надеемся, что приведенные в статье практические рекомендации помогут пользователям избежать ошибок при подготовке сведений и вовремя сдать отчет по форме 2-НДФЛ.
