Как в 1С подготовить форму № П-4 со сведениями о численности и зарплате работников

Форма № П-4: на что обратить внимание

Действующая форма федерального статистического наблюдения № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников" утверждена приказом Росстата от 30.07.2021 № 457. Указания по заполнению формы утверждены приказами Росстата от 30.07.2021 № 457, от 24.11.2021 № 832.

Статистическую форму № П-4 представляют юридические лица, являющиеся коммерческими организациями (кроме субъектов малого предпринимательства), а также некоммерческие организации всех форм собственности, осуществляющие все виды экономической деятельности.

Форму № П-4 представляют ежемесячно:

• юридические лица, у которых средняя численность работников в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот организации в течение двух предыдущих лет превышает 800 млн руб.;

• юридические лица, являющиеся владельцами лицензии на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности работников и объема оборота организации;

• юридические лица, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и объема оборота организации.

Форму № П-4 предоставляют ежеквартально:

• юридические лица, средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот организации в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн рублей. Но если при этом юридическое лицо является потребительским кооперативом, потребительским обществом, общественной организацией, политической партией, профсоюзной организацией, ассоциацией (союзом), казачьим обществом, общиной коренных малочисленных народов РФ, фондом, благотворительным учреждением, общественным учреждением, то взамен формы № П-4 предоставляется один раз в год форма федерального статистического наблюдения № 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников" (утв. приказом Росстата от 30.07.2021 № 457).

Юридические лица следующих организационно-правовых форм - гаражные и гаражно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы, кредитные кооперативы, общественные движения, органы общественной самодеятельности, территориальные общественные самоуправления, объединения работодателей, объединения фермерских хозяйств, саморегулируемые организации, объединения (ассоциации и союзы) благотворительных организаций, товарищества собственников недвижимости, садоводческие или огороднические некоммерческие товарищества, товарищества собственников жилья - взамен формы № П-4 также предоставляют данные один раз в год по форме № 1-Т, причем независимо от средней численности работников и объема оборота организации.

Срок сдачи формы № П-4 - с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного месяца (квартала).

При наличии у юридического лица обособленных подразделений форма заполняется по каждому обособленному подразделению и по юридическому лицу без этих обособленных подразделений. Заполненная форма представляется в территориальные органы Росстата по месту фактического осуществления деятельности юридического лица (обособленного подразделения) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 7 ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ). В случае если юридическое лицо (его обособленное подразделение) не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма представляется по месту фактического осуществления им деятельности.

При этом за отчетный период необходимо отправить в Росстат пустой отчет по форме № П-4. В форме должен быть заполнен Титульный раздел, а в остальных разделах не должно быть никаких значений данных, в том числе нулевых и прочерков.

Заполнение формы № П-4 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)

Для заполнения формы № П-4 в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3 необходимо в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки - 1С-Отчетность) ввести команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать и выбрать в списке отчет с названием Статистика: Форма П-4 (папка Статистика).

В стартовой форме указывается организация (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет, и период, за который он составляется. Затем нужно нажать кнопку Создать.

В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета Статистика: Форма П-4 (рис. 1). Для автоматического заполнения отчета по данным информационной базы следует нажать на кнопку Заполнить.

Рис. 1

В форме № П-4 должны быть заполнены данные об организации, информация о средней численности работников, количестве отработанных человеко-часов, фонде начисленной заработной платы, а также должна быть указана сумма выплат социального характера.

В данных об организации необходимо указать:

• полное наименование отчитывающейся организации (сокращенное наименование в скобках, если имеется). Если форма заполняется по обособленному подразделению, то указывается наименование обособленного подразделения и организации, к которой оно относится;

• юридический адрес организации, в котором обязательным является указание почтового индекса, указанного в ЕГРЮЛ. Если юридический адрес не совпадает с фактическим, то указывается последний. Для обособленных подразделений, не имеющих юридического адреса, указывается почтовый адрес с почтовым индексом;

• код ОКПО, присвоенный Росстатом, указывается для юридического лица, не имеющего территориально обособленных подразделений. Если юридическое лицо имеет обособленные подразделения, то указывается 14-значный идентификационный номер для территориально обособленного подразделения юридического лица и для головного подразделения юридического лица. В качестве головного подразделения юридического лица выступает обособленное подразделение, где находится администрация или местонахождение которого соответствует зарегистрированному юридическому адресу.

В программе наименование организации, юридический адрес, код ОКПО указываются в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации). Для территориально обособленных подразделений наименование и 14-значный идентификационный номер указываются в карточке подразделения (раздел Настройка - Подразделения), рис. 2. Если формируется отчет по головному подразделению без обособленных подразделений, то при заполнении отчета устанавливается флаг Исключить данные обособленных подразделений и указывается вручную идентификационный номер головного подразделения во второй колонке таблицы. Если необходимо сформировать отчет только по обособленному подразделению, то в поле Обособленное подразделение нужно выбрать необходимое (в карточке обособленного подразделения должен быть установлен флаг Это - обособленное подразделение) и нажать на кнопку Заполнить.

Рис. 2

Согласно указаниям по заполнению формы № П-4, данные в форме не могут иметь отрицательного значения.

В блоке "Численность, начисленная зарплата, выплаты социального характера и отработанное время работников":

• юридические лица, представляющие форму ежемесячно, заполняют данные по всем графам только значениями за отчетный месяц;

• юридические лица, представляющие форму ежеквартально, заполняют данные по всем графам нарастающим итогом за период с начала года.

Информация указывается (п. 9 Указаний № 457, п. 74.6 Указаний № 832):

• по конкретному виду экономической деятельности - в строках 02-11;

• по организации в целом - в строке 01.

Вид деятельности определяется согласно Приложению № 4, в котором приведен перечень видов экономической деятельности для заполнения форм № П-2 и № П-4. Оно размещено на сайте Росстата (п. 10 Указаний № 832). В программе код вида экономической деятельности указывается в карточке организации или подразделения в поле ОКВЭД ред. 2 (см. рис. 2). Разъяснения о том, как в форме № П-4 отражать данные по видам экономической деятельности, приведены в пунктах 90.2-90.9, 90.11-90.12 Указаний № 832. Обратите внимание, показатель по организации (по строке 01) должен соответствовать сумме данных по видам экономической деятельности (в строках 02-11) (п. 90.1 Указаний № 832).

В графах 2-4 табличной части в блоке "Средняя численность работников, чел" необходимо отдельно выделить среднюю численность работников списочного состава (без внешних совместителей), внешних совместителей, лиц, которые выполняли работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ). В графе 1 указывается общая сумма этих данных. Разъяснения о том, как рассчитывать эти показатели, приведены в пунктах 76-81 Указаний № 832.

В программе данные показатели определяются автоматически (анализируются данные кадровых документов, период действия договоров ГПХ и т. д.). Расчет численности можно посмотреть в отчете Численность и текучесть кадров (раздел Кадры - Кадровые отчеты), рис. 3.

Рис. 3

В графах 5-6 табличной части в блоке "Количество отработанных человеко-часов, чел. ч" необходимо указать количество фактически отработанных человеко-часов работниками с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни по основной работе (должности) и по совмещаемой в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках. Какое время в отработанные человеко-часы не включается, определено в пункте 82 Указаний № 832. Итоговые показатели отработанных часов за период можно посмотреть в отчете Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период), см. рис. 4. При этом нужно сложить показатели по списочному составу и по внешним совместителям, в Анализе зарплаты по сотрудникам (в целом за период) будут отражаться общие цифры.

Рис. 4

В табличной части в блоке "Фонд начисленной заработной платы, тыс. руб. (с одним десятичным знаком после запятой)" (графы 7-10) необходимо указать начисленную зарплату, выделив при этом зарплату отдельно по работникам списочного состава (без внешних совместителей), внешним совместителям, по лицам, которые выполняли работы по договору ГПХ и другим лицам несписочного состава. В отдельной графе 11 необходимо указать начисленные выплаты социального характера. Как заполняются данные показатели, см. в пунктах 83.1-89 Указаний № 832.

В программе начисления заполняются в форме в зависимости от настройки на закладке Налоги, взносы, бухучет (раздел Настройка - Начисления). В разделе Статистическая отчетность необходимо указать, нужно ли данное начисление учитывать при заполнении формы № П-4 и как учитывать - как выплату социального характера, как заработную плату сотрудников или не учитывать. Для этого, соответственно, нужно выбрать из списка:

• Выплата социального характера;

• Заработная плата работников;

• Не учитывается.

Проверить правильность расчетов вы можете, воспользовавшись формулами, которые приведены в Разделе 2.4.2 Указаний № 832.

В конце раздела уточняется лицо, ответственное за представление статистической формы, контактные данные (по умолчанию данные заполняются из справочника Организации).

В отчете можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать, также можно вручную корректировать данные (светло-зеленые ячейки и желтые ячейки всегда доступны для редактирования).

После подготовки отчета его следует записать. Перед передачей в Росстат отчет рекомендуется проверить на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка - Проверить контрольные соотношения из шаблона. После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете (сняв флаг Отобразить только ошибочные соотношения).

Если отчет должен быть выгружен во внешний файл, то в форме отчета поддерживается функция выгрузки, причем рекомендуется сначала проверить выгрузку на правильность оформления отчета по кнопке Проверка - Проверить выгрузку. После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран. Для выгрузки отчета для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Кроме того, отчет можно сохранить в виде файла в формате PDF, XLS. Для это нужно нажать на кнопку Печать. При нажатии на кнопку форма отчета сразу будет выводиться на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости). Далее для сохранения отчета нужно нажать на кнопку Сохранить и выбрать необходимый формат.

В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) выполнить все действия по представлению сведений в Росстат в электронном виде с электронной цифровой подписью (если подключен сервис 1С-Отчетность). Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения отчета. Для этого следует нажать на кнопку Проверка - Проверить в интернете. Для отправки отчета необходимо нажать на кнопку Отправить.