Как в 1С применять штрихкоды для инвентаризации основных средств

Особенности инвентаризации ОС

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. 

Обязательная инвентаризация проводится (ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 27 Положения № 34н, п. 1.5 Методических указаний № 49):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация ОС может проводиться один раз в три года);

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Как видим, для основных средств допускается иная периодичность проведения обязательной годовой инвентаризации, чем для остального имущества. Есть и другие особенности инвентаризации ОС. По сравнению с другими материальными ценностями количество состоящих на учете ОС, как правило, меньше, а их движение при эксплуатации носит ограниченный характер. Чтобы организовать инвентаризацию основных средств, не требуется приостанавливать обычную деятельность организации (например, как при инвентаризации товаров на складе). Соответственно, нет необходимости установления организацией жестких сроков проведения инвентаризации ОС. В то же время стоимость основных средств может быть существенной.

Если непроведение инвентаризации приведет к искажению показателей бухгалтерской отчетности на 10% и более, то должностные лица компании рискуют быть оштрафованными. Размер штрафа по статье 15.11 КоАП РФ составляет от 5 000 до 10 000 руб. Недостоверные сведения о стоимости недвижимости, учитываемой в качестве основных средств, влияют на правильность исчисления налоговой базы по налогу на имущество (подп. 1 п. 1 ст. 374 НК РФ). Это может повлечь взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, налоговый орган вправе оштрафовать налогоплательщика за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ).

Обратите внимание! С 1 апреля 2025 года организации должны применять новый ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" (утв. приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н). Начать применение ФСБУ 28/2023 можно и раньше, если компания примет такое решение.

Для отражения результатов инвентаризации и оформления печатных форм необходимых документов в "1С:Бухгалтерии 8" используется документ Инвентаризация ОС (раздел ОС и НМА).

Начиная с версии 3.0.142 в "1С:Бухгалтерии 8" инвентаризацию основных средств можно проводить с помощью терминала сбора данных (ТСД). Для этого сначала потребуется распечатать и наклеить на основные средства инвентарные этикетки со штрихкодами. При инвентаризации достаточно отсканировать эти штрихкоды терминалом сбора данных, чтобы затем загрузить фактические остатки основных средств в документ Инвентаризация ОС.

Использование штрихкодов позволяет проводить инвентаризацию не только инвентарных, но и групповых основных средств (в прежних версиях программы инвентаризация групповых ОС не поддерживалась). Помимо этого, новая возможность ускоряет проведение инвентаризации и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.

Печать инвентарных этикеток для основных средств

Штрихкодирование в программе организовано как для вновь поступающих объектов основных средств, так и для уже находящихся в эксплуатации. Для вновь поступающих ОС печать инвентарных этикеток со штрихкодами выполняется непосредственно из формы документа Поступление ОС (раздел ОС и НМА). Для этого по кнопке Печать следует выбрать команду Инвентарные этикетки (рис. 1).

Рис. 1. Печать инвентарных этикеток при поступлении ОС

Рис. 2. Форма настройки печати инвентарных этикеток

Аналогичный порядок поддерживается и для документа Принятие к учету ОС (раздел ОС и НМА).

Для основных средств, уже принятых к учету и находящихся в эксплуатации, штрихкодирование выполняется с помощью специального сервиса печати инвентарных этикеток основных средств. Данный сервис доступен по гиперссылке Печать инвентарных этикеток (раздел ОС и НМА - группа Сервис) и позволяет напечатать инвентарные этикетки со штрихкодами сразу по всем или по нескольким отобранным основным средствам.

В открывшейся форме подбора объектов для штрихкодирования достаточно указать организацию - табличная часть автоматически заполняется основными средствами на основании данных учета, при этом для них сразу же формируются штрихкоды (рис. 3).

Рис. 3. Подбор находящихся в эксплуатации основных средств для печати этикеток

После выполнения настроек и отбора объектов для печати этикеток со штрихкодами по кнопке Продолжить осуществляется переход к следующему этапу.

На следующем этапе обработки выполняется настройка и печать инвентарных этикеток для отобранных основных средств в эксплуатации. При этом открывается точно такая же форма настройки и печати этикеток, как и в случае со штрихкодированием вновь поступающих основных средств (см. рис. 2).

На рисунке 4 представлена форма предварительного просмотра этикеток со штрихкодами, сформированными для отобранных ОС.

Рис. 4. Форма предварительного просмотра этикеток со штрихкодами

Перед проведением инвентаризации ОС с использованием терминала сбора данных в программе необходимо выполнить настройки его подключения. Начиная с версии 3.0.136 в "1С:Бухгалтерии 8" настройки подключения оборудования (ТСД, сканеров штрихкодов, фискальных регистраторов и др.) объединены в одном разделе Поддержка оборудования (раздел Администрирование - Настройки программы - Поддержка оборудования).

Для проведения инвентаризации с использованием ТСД следует создать стандартный документ учетной системы Инвентаризация ОС. Если в программе зарегистрирован подключенный и настроенный ТСД, то в командной панели табличной части документа Инвентаризация ОС отображаются кнопки Выгрузить в ТСД и Загрузить из ТСД (рис. 5).

Рис. 5. Использование ТСД для выгрузки и загрузки данных

Сведения о количестве учтенных в программе объектах в терминал сбора данных не выгружаются. Согласно проектному решению это сделано намеренно. Для инвентарных ОС количество не требуется (оно всегда равно 1). Для групповых ОС - с целью предотвращения искажения результатов инвентаризации. Не зная количества состоящего на учете группового объекта ОС, исполнитель вынужден сканировать все имеющиеся в наличии экземпляры (вместо соблазна просканировать только один экземпляр известное количество раз).

По завершении процедуры сканирования штрихкодов ТСД передается в бухгалтерскую службу организации. Фактическое количество отсканированных ОС можно загрузить из ТСД по соответствующей кнопке в командной панели документа Инвентаризация ОС. Если было просканировано ОС, которое по каким-либо причинам отсутствует в учете, но сведения о нем есть в информационной базе, то данное ОС будет добавлено в таблицу с пустым учетным количеством и фактическим количеством, полученным из ТСД.

При выявлении расхождений между данными учета и фактическим количеством объектов ОС следует действовать точно так же, как и при их "бумажной" инвентаризации. В программе по команде Создать на основании можно создать документы:

• Перемещение ОС - если в результате инвентаризации выявлено, что объект ОС фактически находится в другом подразделении;

• Принятие к учету ОС - если в результате инвентаризации выявлены излишки ОС;

• Списание ОС - если в результате инвентаризации выявлена недостача ОС.

Что делать, если нет ТСД и сканера штрихкодов 

А что делать пользователям, у которых отсутствует ТСД? Чтобы не проводить инвентаризацию по старинке, можно воспользоваться сканером штрихкодов в связке со смартфоном. При этом сканер должен быть подключен и настроен в режиме виртуального COM-порта. 

В этом случае члены инвентаризационной комиссии (исполнители) в ходе проведения инвентаризации могут фотографировать этикетки ОС на смартфон. По завершении фотографирования фото этих этикеток следует отправить в бухгалтерскую службу по электронной почте или через мессенджеры. Бухгалтер сканирует штрихкоды с полученных фото, таким образом, в документе инвентаризации автоматически заполняются сведения о фактическом количестве основных средств.

Ну, а если нет сканера, то инвентарные номера ОС с фото этикеток можно вручную вводить в специальное поле, которое появляется в документе инвентаризации по кнопке Добавить по штрихкоду (рис. 6).

Рис. 6. Ввод инвентарного номера ОС вручную

После ввода инвентарного номера ОС для него автоматически заполняется фактическое количество. Таким образом, использование штрихкодирования по сравнению с классической инвентаризацией ОС с использованием бумажных носителей предоставляет собой удобный и современный инструмент учета.