Новый порядок хранения документов
С 17 сентября 2023 года вступает в силу приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший новые "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях". Прежний порядок хранения документов, установленный приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, с указанного момента утрачивает силу и применяться больше не будет.
Согласно новым правилам, документы нужно сдавать на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве). В архив нужно передавать только документы постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет в архив можно не сдавать – их хранят в подразделении организации, которое их оформило (например, бухгалтерия) и по истечении сроков их хранения уничтожают.
Передача документов на хранение в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации. Прием-передача дел производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи указывают количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил).
Перед сдачей в архив документы нужно будет сгруппировать в отдельные дела. Документы группируют в дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации (например, первичные документы, личные дела работников и т.д.).
Документы постоянного и длительного сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел). В каждое дело включают только один экземпляр каждого документа. В дела включают документы одного календарного года, за исключением личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников (п. 49 Правил). Документы постоянного и временного (длительного) срока хранения группируются отдельно друг от друга. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 см (п. 51 Правил).
Если организация решит хранить документы самостоятельно, она должна оборудовать архив – изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, отделенное от соседних помещений огнеупорными стенами. Такое помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, выходы к лифтам или лестничным клеткам. Архив не должен располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли. Если документов в организации не много, вместо архива в виде отдельного изолированного помещения, их разрешается хранить в запирающихся шкафах или сейфах (например, в кадровом отделе или бухгалтерии). Деятельность архива необходимо регламентировать локальным актом организации. Также нужно назначить работника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования документов.
При этом организациям разрешается доверить хранение документов (как электронных, так и на бумажных носителях) сторонним организациям, для которых хранение архивных документов является уставной деятельностью. Для этого с такой организацией потребуется заключить договор возмездного оказания услуг, предметом которого является хранение архивных документов. Порядок хранения электронных документов имеет свои особенности.
Хранение электронных документов
Хранение электронных документов должно осуществляться с применением системы хранения электронных документов (СХЭД) – электронной базы данных, совместимой с системой электронного документооборота организации и интегрированной в систему ЭДО.
СХЭД, помимо приема электронных документов на архивное хранение и собственно хранения документов и их метаданных, в обязательном порядке должна поддерживать следующие возможности (п. 137 Правил):
- формирование годовых описей электронных документов;
- резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных;
- проверка наличия и состояния электронных документов;
- создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
- проверка технического состояния электронных документов и сохранение результатов проверки в течение установленного времени;
- перенос электронных документов вместе с их метаданными в другие СХЭД;
- формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Электронные документы передают на архивное хранение по ТКС или на физически обособленных носителях (например, флэш-картах или жестких дисках). Электронные документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение документов на таких носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.
При поступлении электронных документов в СХЭД осуществляется автоматическая проверка наличия всех файлов, составляющих электронный документ, а также проверка файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода. Также нужно проверить наличие в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и получения.
Сотрудник, ответственный за архив, при приеме электронных документов на хранение должен выборочно проверить не менее 1% от поступивших электронных документов на подлинность, воспроизводимость и читаемость. При поступлении электронных документов на физических носителях нужно проверить еще физическое и техническое состояние самих носителей.
Если при проверке выявлены различие информации в электронном документе и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость электронных документов или наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), документы к хранению не принимаются. Об этом формируют уведомление, которое пересылают отправителю для внесения исправлений.
Электронные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат уничтожению (стиранию). Уничтожение фиксируют в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД при этом должна оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, а также дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены (п. 158 Правил). Все хранящиеся в архиве документы, в том числе и в электронном виде, подлежат периодической проверке.
Проверка архивов
Документы, переданные на хранение в архив, необходимо периодически проверять на предмет их фактического наличия и физического состояния. Такие проверки проводят в плановом режиме на основании локальных актов организации. Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме ежегодно. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях (жестких дисках) осуществляется раз в 5 лет (п. 153 Правил).
В ряде случае требуется проводить внеплановую проверку документов. К таким случаям относятся (п. 98 Правил):
- смена работника, ответственного за архив;
- подготовка архивных документов к передаче в государственный или частный архив;
- массовое перемещение архивных документов (например, при переезде организации);
- чрезвычайная ситуация или действие других обстоятельств, в результате которых документы могли быть утрачены или повреждены;
- реорганизация организации.
Проверку наличия документов в архиве проводят силами двух работников (лицом, ответственным за архив, и иным специально назначаемым работником) посредством визуального осмотра дел и их сверки с описью. Проверка документов включает выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей, установление фактического наличия хранимых документов, а также организацию розыска отсутствующих документов.
Проверка считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов. Если проверкой установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск. Такой розыск проводят в течение одного года с даты выявления отсутствия документов. Допускается продление срока розыска документов на 1 год. В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов (п. 104 Правил).
Проверку наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляют в автоматическом режиме. Для этого работник архива ежегодно выборочно проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и изменения документов и их метаданных.
Проверка физических носителей осуществляют путем визуального и программного контроля физического и технического состояния носителя. Носитель проверяют на целостность, воспроизводимость, наличие на нем файлов документов и вредоносных компьютерных программ (п. 153 Правил). При обнаружении изменений физического состояния носителей или при их некорректном воспроизведении работник архива по решению руководителя организации должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.
