Нужно ли сдавать ЕФС-1 каждый месяц?
Нет, не нужно. Отчетность по форме ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, необходимо представлять в СФР по мере необходимости и в том объеме, в каком этого требует закон. ЕФС-1 объединяет сразу несколько ранее отмененных отчетов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС), в отношении которых законодательством установлены разные отчетные периоды и сроки представления в СФР. Сдавать ежемесячно полностью заполненную форму ЕФС-1 не требуется, а для разных разделов и подразделов объединенного отчета установлены свои сроки представления (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Например, подраздел 1.2 Раздела 1 «Сведения о страховом стаже» нужно сдавать, по общему правилу, по окончании календарного года не позднее 25 января, а подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое изменение. В свою очередь, Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (аналог 4-ФСС) необходимо представлять по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Если в каком-либо месяце срок представления того или иного раздела отчета не наступил, а у работодателя не было никаких кадровых изменений (увольнений, приема на работу), то единый отчет в этом месяце представлять не нужно.
Как подавать ЕФС-1 при увольнении работника?
При увольнении работника нужно заполнить и представить в СФР подраздел 1.1 Раздела 1 отчета «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В данном подразделе нужно указать сведения о соответствующем кадровом мероприятии (увольнении), дату увольнения, сведения о трудовой функции увольняемого сотрудника, а также код причины увольнения (например, «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»). Подать заполненный подраздел 1.1 Раздела 1 отчета нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) об увольнении работника.
В компании нет структурных подразделений, и она не направляет сотрудников на работу в другие организации. Как в таком случае в ЕФС-1 заполнять сведения о взносах на травматизм (4-ФСС)?
Для представления ежеквартальной отчетности по взносам на травматизм необходимо заполнить и направить в СФР титульный лист отчета и Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Данный раздел состоит из трех подразделов, но в обязательном порядке подлежат заполнению только подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов» и подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».
Подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами» и подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ» нужно заполнять только при наличии у работодателя соответствующих сведений. Если у работодателя нет структурных подразделений, выделенных в качестве самостоятельных классификационных единиц, и отсутствуют работники, временно направленные к другому работодателю, то подразделы 2.1.1 и 2.2 он не заполняет и не сдает.
Нужно ли подавать ЕФС-1 в отношении самозанятого сотрудника?
Нет, не нужно. Самозанятые плательщики налога на профессиональный доход не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного и социального страхования. За них не требуется платить взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Отчетность по форме ЕФС-1 представляется только в отношении застрахованных лиц, работающих по трудовым договорам и договорам ГПХ, выплаты с которых облагаются страховыми взносами. Поэтому работодатели не должны сообщать в СФР о заключении и расторжении договоров с самозанятыми, не работающими по трудовому договору или договору ГПХ.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении с физлицом договора гражданско-правового характера?
Да, нужно. При заключении гражданско-правового договора, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, в СФР необходимо представить заполненный подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Данные сведения нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения соответствующего договора (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
ЕФС-1 требуется представлять при заключении любого договора ГПХ?
Нет, не любого. ЕФС-1 необходимо представлять только при заключении договора ГПХ, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг и выплаты по которому облагаются страховыми взносами на обязательное страхование, в том числе на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). К числу таких договоров относятся договоры подряда и платного оказания услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства и издательские лицензионные договоры.
Как заполнить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?
При заключении договора ГПХ в форме ЕФС-1 нужно заполнить титульный лист и подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 2 следует указать дату начала периода работы по договору, в графе 3 – сведения о начале действия договора.
Графу «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» заполнять не нужно.
Также потребуется указать код выполняемой функции. Например, для договоров гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг указывают код «ДГПХ», для договоров авторского заказа – код «ДАВТ», а для издательских лицензионных договоров – код «ИЗЛД».
«1С:ЗУП 8» (ред. 3):
Мы каждый месяц представляем в налоговую инспекцию сведения по сотрудникам, работающим по договорам ГПХ. Нужно ли представлять ЕФС-1 в СФР при увольнении таких сотрудников?
Да, нужно. Это два совершенно разных отчета, представление которых преследует разные цели и задачи.
Персонифицированные сведения, ежемесячно представляемые в ИФНС, в том числе и на сотрудников по договорам ГПХ, необходимы для правильного назначения работникам страховой и накопительной пенсии. Это аналог отмененного отчета по форме СЗВ-М, который включает в свой состав персональные данные физлиц и сведения о суммах зарплат и иных выплат и вознаграждений, осуществленных в их пользу за предшествующий календарный месяц (ст. 431 НК РФ).
«Сведения о трудовой (иной) деятельности», представляемые в СФР по форме ЕФС-1, необходимы для правильной уплаты страховых взносов и выплаты сотрудникам больничных и социальных пособий. Представление в ИФНС персонифицированных сведений не освобождает работодателей от представления в СФР «Сведений о трудовой (иной) деятельности» при расторжении с сотрудниками договоров ГПХ.
Надо ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник выходит на пенсию?
Да, нужно сдавать. Для этого следует направить в СФР заполненный титульный лист отчета и подраздел 1.2 Раздела 1 «Сведения о страховом стаже».
В поле «Тип сведений» необходимо отметить «Назначение пенсии». В графе «Период работы» указывают даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода работника на пенсию. Форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете работника на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».
Если сотрудник выходит на пенсию, подраздел 1.2 Раздела 1 отчета необходимо представить в СФР в течение 3 календарных дней со дня поступления к работодателю заявления (запроса СФР) о назначении пенсии.
Обязательно ли подавать ЕФС-1 в электронном виде?
Нет, не обязательно. Форма представления отчетности ЕФС-1 напрямую зависит от количества сотрудников, работающих в организации или у ИП. Если в компании работает более 10 человек, включая исполнителей, работающих по договорам ГПХ, ЕФС-1 необходимо представлять в электронной форме в соответствии с форматом, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. Если в компании работает 10 или меньше сотрудников, она может представлять ЕФС-1 как в электронном виде, так и на бумажном носителе (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Какой назначат штраф, если опоздать с подачей ЕФС-1?
Единого штрафа за нарушение порядка представления сведений по форме ЕФС-1 не существует. Если компания своевременно не представит в СФР Раздел 2 отчета (аналог 4-ФСС), ее оштрафуют по ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Штраф по данной норме составит 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф составляет 30% суммы страховых взносов, а минимальный – 1 000 рублей.
Если же компания пропустит сдачу подразделов Раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ или ДСВ-3), ее оштрафуют по ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Штраф составит 500 рублей за каждого сотрудника, в отношении которого своевременно не были представлены те или иные сведения. По этой же статье работодателя оштрафуют и за несоблюдение электронной формы представления ЕФС-1. Штраф за данное нарушение равен 1 000 рублей.
Кроме того, за несвоевременное представление ЕФС-1 должностных лиц компании-работодателя могут оштрафовать и по п. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Штраф для них назначается в размере от 300 до 500 рублей.
Как изменить ранее представленные сведения в ЕФС-1?
Для отмены записи в ранее представленных сведениях о трудовой (иной) деятельности необходимо представить новый подраздел 1.1 Раздела 1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X» (п. 4.12 Порядка заполнения формы).
Для корректировки ранее представленных сведений о трудовой (иной) деятельности необходимо представить новый подраздел 1.1 Раздела 1, в котором прежняя запись с ранее представленными сведениями о кадровом мероприятии указывается с признаком отмены в графе 11 «Признак отмены записи», а в следующей строке заполняются скорректированные (исправленные) сведения (п. 4.13 Порядка заполнения формы).
Как заполнить ЕФС-1 при прекращении договора ГПХ?
При прекращении договора ГПХ также нужно представить форму ЕФС-1. Для этого необходимо заполнить титульный лист и подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 2 следует указать дату окончания действия договора (прекращения работ по договору), в графе 3 – сведения об окончании действия договора. Также потребуется указать код выполняемой функции.
