Прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Для прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника необходимо оформить Приказ об увольнении на основании полученного документа о смерти. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создать документ Увольнение. Во вкладке Условия увольнения дата увольнения сотрудника будет равна дате смерти сотрудника, указанной в свидетельстве о смерти (рис. 1).

Рис. 1. Создание и заполнение документа «Увольнение» в связи со смертью сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Внимание! Без получения официального подтверждения о смерти прекратить трудовой договор с сотрудником нельзя. Оригиналом или заверенной копией документа о смерти может служить свидетельство о смерти, а также судебное решение об установлении факта смерти или признания сотрудника умершим.

В строке Основание увольнения необходимо выбрать п. 6 ч. 1 ст. 83 – Смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим.

Согласно пункту 3 статьи 44 НК РФ, со смертью физического лица прекращается обязанность по уплате налога и взносов, поэтому суммы начислений не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Дата документа Увольнение и соответствующего приказа равна фактической дате предоставления оригинала или заверенной копии документа о смерти сотрудника.

Во вкладке Дополнительно необходимо заполнить строку Основание (документ, номер, дата).

Согласно статье 84.1 ТК РФ, с приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись. В связи со смертью сотрудника на приказе о прекращении трудового договора делается запись: В связи со смертью работника ознакомить его под подпись с данным документом невозможно.

Внимание! Все документы подписывает только работодатель. Родственники умершего работника не подписывают кадровые документы организации.

После проведения документа Увольнение необходимо заполнить и отправить отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (рис. 2).

Рис. 2. Создание и заполнение отчета «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Внимание! Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

Бумажная трудовая книжка или печатная форма СТД-Р могут быть выданы родственнику умершего сотрудника под расписку. Если никто из родственников не обратился за документами, организация обязана хранить трудовую книжку, согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236.

Согласно пункту 32 Положения о воинском учете, организация в течение двух недель должна направить Извещение о приеме или увольнении для военкомата. Подробнее о ведении воинского учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 см. статью «Воинский учет в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" ред. 3».

Согласно статье 141 ТК РФ, заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи и иждивенцам. Право на получение выплаты, согласно статье 1183 ГК РФ, могут получить члены семьи, совместно проживающие с гражданином до его смерти, а также нетрудоспособные иждивенцы независимо от проживания в течение четырех месяцев после смерти работника. Выдача заработной платы производится в течение недели со дня подачи соответствующего заявления от родственников умершего сотрудника.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность отражения выплаты заработной платы родственникам умершего сотрудника. Для этого в справочнике Удержания необходимо создать Прочее удержание в пользу третьих лиц. С настройкой вида удержания можно ознакомиться в статье «Удержание из зарплаты в пользу третьих лиц: как отразить в 1С».

После создания удержания по ссылке Алименты и другие удержания необходимо создать новый документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц с указанием вида удержания, периода удержания – даты смерти сотрудника, контрагента – родственника, имеющего право на получение выплаты, и размера удержания, равного сумме всех начислений, не полученной умершим сотрудником (рис. 3).

Рис. 3. Создание нового документа «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Подробнее об удержаниях см. статью «Удержания из зарплаты: основания, порядок и размеры».

После проведения документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц в документе Начисление зарплаты и взносов сумма начислений по сотруднику заполнится во вкладке Удержания. Вкладки НДФЛ и Взносы останутся пустыми (рис. 4).

Рис. 4. Создание и заполнение документа «Начисление зарплаты и взносов» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Если умершему сотруднику были произведены, но не выплачены дополнительные начисления, то перед окончательным расчетом и созданием документа Начисление зарплаты и взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создать документы Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов, в которых необходимо отсторнировать полученные виды и суммы доходов. Эти суммы не будут учитываться в отчетах по налогам и взносам после смерти сотрудника.

В документе Отражение зарплаты в бухучете во вкладке Удержанная зарплата заполнится строка с видом операции Прочие удержания, которая сформирует проводку Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников при синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3 (рис. 5).

Рис. 5. Создание и заполнение документа «Отражение зарплаты в бухучете» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Подробнее об отражении зарплаты в бухгалтерском учете в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно ознакомиться в материале «"1С:ЗУП 8" (ред. 3): как настроить отражение зарплаты в бухучете (+ видео)».

Таким образом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно оформить прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника.