Расчеты с работниками-нерезидентами в "1С:Зарплате и Управлении Персоналом"

Как определить налоговый статус работника

Больше года (с 1 января 2007 года) действуют новые правила определения налогового статуса физических лиц. Так, налоговыми резидентами признаются физические лица, которые фактически находятся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в России не прерывается на периоды его выезда за пределы нашей страны для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения*.

Примечание:
* Такие дополнения внес в статью 207 НК РФ Федеральный закон от 27.07.2006 № 137-ФЗ. Напомним, что раньше физическое лицо становилось налоговым резидентом России, если находилось на ее территории не менее 183 дней в календарном году.

Минфин России в письме от 26.07.2007 № 03-04-06-01/268 разъяснил, что при определении налогового статуса физического лица необходимо учитывать 12-месячный период, определяемый на дату получения дохода физическим лицом. Это правило действует и в том случае, когда 12-месячный период начался в одном налоговом периоде и продолжился в другом.

Таким образом, работник организации может быть признан налоговым резидентом Российской Федерации для целей исчисления НДФЛ в текущем налоговом периоде, если за 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, он находился на территории нашей страны не менее 183 дней.

Число дней пребывания исчисляется путем суммирования всех календарных дней, в которых физическое лицо находилось в Российской Федерации в течение 12 следующих подряд месяцев. Дни нахождения за пределами страны независимо от цели выезда не учитываются, за исключением случаев, прямо предусмотренных НК РФ.

В случае если физическое лицо признано налоговым резидентом РФ, его доходы от источников на территории России в текущем налоговом периоде облагаются НДФЛ по ставке 13 %. С момента, когда налоговый статус работника изменился, необходимо пересчитать суммы налога на доходы физических лиц с начала текущего налогового периода. Согласно письму Минфина России от 23.07.2007 № 03-04-06-01/258 перерасчет сумм НДФЛ производится с учетом стандартных налоговых вычетов, предусмотренных статьей 218 НК РФ.

В соответствии со статьями 78 и 231 НК РФ сумма излишне уплаченного налога зачитывается в счет предстоящих платежей, погашения недоимки либо возвращается налогоплательщику. Излишне удержанные из дохода суммы НДФЛ налоговый агент должен возвратить налогоплательщику на основании соответствующего заявления.

Автоматизация расчетов с работниками-нерезидентами

Рассмотрим на примере порядок действий, необходимых для корректного проведения расчетов с работником организации, не являющимся налоговым резидентом РФ, в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Пример

Гражданин Азербайджана Магомедов Алекпер Мусибоглы прибыл в Российскую Федерацию 1 декабря 2006 года. 15 декабря этого же года он принят на работу в ЗАО "Арнико" с окладом в 12 000 руб.

При оформлении приема сотрудника на работу сведения о нем вносятся в справочник "Физические лица". Для физического лица, не являющегося резидентом РФ, обязательно должно быть заполнено поле "Гражданство" (для физического лица - резидента данные о гражданстве можно не указывать). При нажатии на кнопку выбора в этом поле открывается форма "Гражданство физического лица", в которой необходимо указать (см. рис. 1):

• страну, гражданином которой является работник;
• имеет ли работник право на пенсию;
• является ли работник налоговым резидентом РФ.

Рис. 1

Указанная информация может со временем измениться. Поэтому нужно внимательно отнестись к дате актуальности записи, и в поле "Запись о гражданстве действует с" ввести дату фактического прибытия работника в Россию. В действительности, в качестве даты актуальности может быть указана любая дата (не ранее даты приема работника на работу), но удобнее указывать ту дату, от которой впоследствии нужно будет отсчитывать 183 дня.

При редактировании информации о работнике необходимо помнить, что для физического лица-нерезидента обязательно должен быть указан адрес за пределами РФ. При этом страна проживания должна быть выбрана из классификатора стран мира (код страны в справочнике стран мира должен соответствовать коду по ОКСМ). Собственно адрес (индекс, город, улица и т. д.) вводится вручную, без использования каких-либо классификаторов.

Сведения об адресе необходимы для корректного формирования регламентированной отчетности для налоговых органов, в частности, формы 2-НДФЛ.

Если работник подпадает под категорию налогоплательщиков, имеющих право на стандартные налоговые вычеты, сведения о таких вычетах необходимо указать в диалоговом окне, открывающемся при нажатии кнопки "НДФЛ" в форме редактирования справочника "Физические лица".

Оформление приказа о приеме на работу или договора гражданско-правового характера производится так же, как и в обычных случаях. Регистрация любых дополнительных начислений и удержаний работника производится в общем порядке.

В рамках нашего примера предположим, что в отношении работника не вводилось никаких документов-отклонений и других первичных документов.

Расчет сумм НДФЛ производится документом "Начисление зарплаты работникам организации". При расчете заработной платы за декабрь 2006 года налог был исчислен в размере 30 % от заработка (см. рис. 2). При этом, несмотря на то что мы внесли в систему сведения о применении стандартного налогового вычета, данный вычет применен не был.

Рис. 2

Дело в том, что к доходам работников, не имеющих статуса налогового резидента РФ, налоговые вычеты применяться не могут.

Последовательно будем оформлять документы "Начисление зарплаты работникам организации" до мая 2007 года включительно.

Производя расчет, каждый раз будем убеждаться в том, что суммы НДФЛ рассчитываются по ставке 30 % без применения налоговых вычетов. В июне 2007 года налоговая карточка 1-НДФЛ работника за 2007 год будет выглядеть так, как это показано на рис. 3.

Рис. 3

Теперь пришло время определить момент, когда работнику может быть присвоен статус налогового резидента РФ. В нашем примере работник не выезжал из страны, поэтому срок пребывания в РФ будет складываться из числа календарных дней с момента въезда в страну:

Таким образом, статус налогового резидента РФ работник приобретает 2 июня 2007 года.

Чтобы отразить изменение статуса работника, необходимо вернуться в справочник "Физические лица" и в форме редактирования сведений о гражданстве снять флажок "Не является налоговым резидентом РФ". В качестве даты актуальности необходимо установить дату изменения статуса (см. рис. 4).

Рис. 4

В программе нет документов, с помощью которых можно регистрировать периоды отсутствия работника в РФ и причины такого отсутствия. Поэтому момент изменения статуса работника определяется вручную. Более того, изменения данных о гражданстве работника можно производить не ранее фактического обретения работником статуса резидента.

Рассчитаем зарплату и НДФЛ за июнь 2007 года. Заметим, что перерасчет сумм налога с начала налогового периода с учетом изменившегося статуса работника производится автоматически. Теперь для расчета сумм налога используется ставка 13 %. Кроме того, применяются стандартные налоговые вычеты.

Налоговая карточка 1-НДФЛ после изменения статуса работника и перерасчета НДФЛ примет вид, как на рис. 5.

Рис. 5

После перерасчета налога на доходы физических лиц у организации образовался долг перед работником. Этот долг может быть погашен в счет предстоящих платежей работника, то есть при каждом последующем начислении зарплаты сумма исчисленного налога будет увеличиваться, а сумма удержанного налога будет оставаться прежней до тех пор, пока долг не будет погашен.

Сумма переплаты налога может быть возвращена работнику единовременно. Чтобы отразить такой возврат в программе, необходимо оформить документ "НДФЛ возврат налога" (см. рис. 6).

Рис. 6

Предположим, что в рамках нашего примера работник обратился с заявлением о возврате налога в июле. В таком случае после расчета заработной платы и налога за июль, взаиморасчеты по НДФЛ между организацией и работником приобретают вид, проиллюстрированный формой 2-НДФЛ (см. рис. 7).

Рис. 7

Таким образом, программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволяет оформить прием на работу физического лица, не являющегося налоговым резидентом РФ, производить с ним расчеты, удерживая из его доходов НДФЛ по ставке 30 %, а при изменении налогового статуса работника - произвести перерасчет сумм НДФЛ за текущий налоговый период и оформить возврат налога работнику. Кроме того, программа автоматически формирует необходимую отчетность.