Подготовка «зарплатной» отчетности за I полугодие 2026 в программе «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Форма ЕФС-1

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1 (приказы СФР от 17.11.2025 №1462 и №1463). Форма включает в себя:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»:
• подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;

• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»;

• подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;

• подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочную пенсию»;

• подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию».

3. Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

❗ Подразделы 1.2 и 2 представляются по окончании календарного года, кроме случаев выхода на пенсию в течение отчетного периода.

Каждый подраздел формируется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 отдельно.

С 30 мая 2026 года вступил в силу приказ СФР от 15.04.2026 №389, который внес изменения в справочник кодов должностей (профессий) для подраздела 1.3 Раздела 1. Наименования должностей приведены в соответствие с новым Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-2025). 

Изменения также затронули структуру кода в ранее действующем формате, утв. приказом СФР от 17.11.2025 №1463. В решениях «1С:Предприятие 8» изменение формата поддержано (рис. 1).

Рис. 1. Выгрузка файла электронного представления

Для корректного заполнения сведений на Титульном листе в карточке организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации или Реквизиты организации) нужно заполнить закладки: Главное, Адреса и телефоны, Коды и Фонды. 

Также следует указать ОКВЭД (закладка Коды – ОКВЭД, ред. 2), который отражен в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) на дату представления отчета.

Подраздел 1.1 Раздела 1

Подраздел 1.1 представляется при кадровых мероприятиях «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», а также при заключении и расторжении договора ГПХ – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (трудового договора) или дня заключения (расторжения) договора ГПХ. остальных случаях (например, «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» или передача заявления о способе ведения трудовой книжки) подраздел представляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Подготовить подраздел в программе можно с помощью документа Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 (рис. 2):

• Раздел Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки;

• Раздел Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки;

• Раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам.

Рис. 2. Заполнение документа «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1»

Заполнение подраздела происходит автоматически, если в кадровых документах (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) или в договоре ГПХ установлен флаг Отразить трудовую деятельность (или Отразить в трудовой книжке).

Что изменилось в программе с 2026 года при заполнении таблицы подраздела:

• отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ»;

• добавлен код «МДИГ» для иностранных граждан из Китая и Вьетнама (не ВКС).

❗ Одновременное отображение двух кодов неполного рабочего времени «НЕПД» и «НЕПН» будет поддержано в будущих версиях программы «1С». В настоящее время рекомендуется устанавливать код по графику по «старым» правилам (приоритетам) – «НЕПД».

Подраздел 3 Раздела 1

Подраздел 3 представляется только организациями, которые по заявлению сотрудников удерживают и перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Срок представления – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Подготовить подраздел в программе можно с помощью документа Дополнительные страховые взносы, ЕФС-1 подраздел 3:

• раздел Отчетность, справки – Добровольное пенсионное страхование;

• раздел Отчетность, справки – СФР. Пачки, реестры, описи;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам.

Документ необходимо создавать по каждому платежному поручению за месяц, в котором из заработной платы сотрудника были удержаны и уплачены в СФР суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию.

Раздел 2

Подготовить Раздел 2 в программе можно с помощью регламентированного отчета ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность в фонды). Срок представления – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Для корректного расчета страховых взносов на травматизм следует:

• Проверить ставку взносов на НС и ПЗ (раздел Настройка — Предприятие – Организации или Реквизиты организации — Учетная политика и другие настройки — Учетная политика — Страховые взносы);

• Проверить сведения в договоре гражданско-правового характера (ГПХ) (раздел Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские)). Если по договору ГПХ предусмотрена уплата взносов на травматизм, в документе Договор (работы, услуги) следует установить флаг Подлежит страхованию от несчастных случаев.

❗ В программе уточнен порядок заполнения графы «Численность работающих инвалидов». В нее включаются все работники-инвалиды, на выплаты которым начислялись взносы в отчетном периоде. Также реализован учет наличия вредных факторов СОУТ на рабочем месте. Флаг Выявлены вредные (опасные) факторы в позиции штатного расписания устанавливается автоматически при выборе класса условий труда 3.1-4.

С 2026 года коммерческие организации обязаны начислять страховые взносы с суммы МРОТ (в 2026 году – 27 093 руб./мес. (Федеральный закон от 28.11.2025 №429-ФЗ)) за руководителя, даже если зарплата ему фактически не выплачивается. 

Такие взносы отражаются в РСВ, но не в ЕФС-1. В соответствии со ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ база для начисления взносов на травматизм единственному директору для организаций без работников отсутствует (потому что не было фактической выплаты заработной платы в пользу руководителя в рамках трудового договора). В этом случае раздел должен быть нулевым.

Персонифицированные сведения

Форма персонифицированных сведений (приказ ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@) включает в себя всех сотрудников, которым производились выплаты (в т.ч. мобилизованные, совместители, директор - единственный учредитель). Подготовить форму в программе можно с помощью регламентированного отчета Персонифицированные сведения о физических лицах (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Налоговая отчетность). Срок представления – ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

В программе форма продолжает заполняться автоматически ежемесячно. Решение об отправлении отчета за третий месяц каждого квартала остается за организацией. Корректирующие сведения следует представить до сдачи Расчета по страховым взносам за полугодие 2026 года.

Расчет по страховым взносам

С 6 мая 2026 года действует новая форма РСВ (приказ ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@, в ред. приказа ФНС от 04.02.2026 №ЕД-1-11/67@). 

Подготовить форму в программе можно с помощью регламентированного отчета Расчет по страховым взносам (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Налоговая отчетность), рис. 3. 

Срок представления – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Рис. 3. Новая форма РСВ

Для корректного формирования Расчета по страховым взносам необходимо проверить:

• обновление программы и патчи;

• настройки учетной политики организации – раздел Настройка – Предприятие – Организации или Реквизиты организации — Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы);

• статус застрахованного лица (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица – Страхование);

• документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата), он должен быть проведен последним за период.

❗ Отчет следует заполнять на последний день месяца отчетного периода.

В новой форме РСВ появилось Приложение 3.1, в котором субъекты МСП из приоритетных отраслей (распоряжение Правительства РФ от 27.12.2025 №4125-р, далее – Распоряжение №4125-р) рассчитывают лимит доходов для применения пониженных тарифов (70%). Согласно разъяснениям ФНС (письмо от 27.04.2026 №БС-36-11/3382@), в приложении графа 1 (доходы за предшествующий год) не заполняется, заполняется только графа 2 (доходы за текущий период).

❗ С 25 апреля 2026 года вступил в силу Федеральный закон от 25.04.2026 №104-ФЗ, который смягчил условия применения пониженных тарифов для МСП. Субъекты МСП из Распоряжения №4125-р и распоряжения Правительства РФ от 11.12.2024 №3689-р вправе суммировать доходы от основного и дополнительных видов деятельности при проверке необходимой доли доходов в 70%. Также для обрабатывающих производств отменено условие о доле профильных доходов за 2025 год. Новые положения действуют с 1 января 2026 года – ретроактивно.

Расчет 6-НДФЛ

Подготовить форму (приказ ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@, в ред. приказа от 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@) в программе можно с помощью регламентированного отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам). Срок представления – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

❗ С 1 января 2026 года часть выплаты, рассчитанная исходя из средней заработной платы, относящейся к суммам районных коэффициентов и северных надбавок (РК и СН), относится к налоговой базе, в отношении которой применяется пониженная двухступенчатая шкала НДФЛ: 13% – до 5 млн руб. включительно, 15% – свыше 5 млн руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 №425-ФЗ). Остальная (основная) часть выплат по среднему заработку облагается по обычной пятиступенчатой прогрессивной шкале (ставки НДФЛ 13–22%).

Для корректного формирования расчета 6-НДФЛ необходимо проверить:

• обновление программы и патчи;

• данные регистрации в налоговом органе в справочниках Организации и Подразделения (раздел Настройка);

• статус налогоплательщика (раздел Кадры – Сотрудники – Налог на доходы).

Также следует последовательно:

1. Вводить сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) – раздел Налоги и взносы – Все документы по НДФЛ.

2. Регистрировать расчетные документы в едином хронологическом порядке, обращая внимание на планируемую дату выплаты, код и категорию дохода и пересчитывая документы-начисления перед проведением Ведомости на выплату (раздел Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) во избежание перерасчетов.

❗ Отчет следует заполнять на дату после проведения всех перерасчетов (и выплат).

Проверка «зарплатной» отчетности

Каждый регламентированный отчет поддерживает возможность расшифровки и проверки показателей (рис. 4).

Рис. 4. Команды на панели регламентированного отчета

По команде Проверка – Проверить контрольные соотношения программа выдаст сообщение об отсутствии ошибок либо откроет окно с автоматически сформированным отчетом с детализацией ошибок и рекомендациями по их устранению.

По команде Проверка – Проверить выгрузку можно проверить регламентированный отчет на соответствие требованиям формата электронного представления. При обнаружении ошибок программа откроет окно Навигация по ошибкам. После исправления нужно повторить выгрузку.

При подключенном сервисе 1С-Отчетность следует воспользоваться командой Проверка – Проверить в интернете для выполнения форматно-логического контроля заполнения перед отправкой из программы.

Для самостоятельной проверки в каждом разделе программы предусмотрены аналитические отчеты, например: Анализ зарплаты по сотрудникам (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате), Анализ НДФЛ по месяцам и Анализ взносов в фонды (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

В материале использованы фото: Timepopo / Shutterstock / Fotodom.