Учет путевок для детей в "1С:Предприятии 8"

Нормативное регулирование учета путевок для детей

Нормативы и порядок направления средств обязательного социального страхования регламентируются ежегодно принимаемыми Федеральными законами о бюджете Фонда социального страхования РФ и постановлениями Правительства РФ об обеспечении отдыха и оздоровления детей.

В 2008-2009 гг. следует руководствоваться Федеральным законом от 21.07.2007 № 183-ФЗ (далее - Закон о бюджете ФСС) и Постановлением Правительства РФ от 05.03.2008 № 148 "Об обеспечении отдыха и оздоровления детей в 2008-2010 годах" (далее - Постановление Правительства РФ).

Указанными документами (в частности, статьей 11 закона о бюджете ФСС и статьей 5 Постановления Правительства РФ), устанавливаются нормативы, в соответствии с которыми из ФСС РФ выделяются средства на оплату детских путевок в 2008-2010 годах:

• в детские санатории из расчета: в 2008 году - до 535 руб., в 2009 году - до 570 руб. и в 2010 году - до 604 руб. на одного ребенка в сутки;
• в загородные стационарные детские оздоровительные лагеря в размере до 50 % средней стоимости путевки и до 100 % средней стоимости путевки для детей работников бюджетных организаций.

Данные документы вводят также ограничения на продолжительность оплачиваемой путевки. Следует отметить, что в соответствии с той же статьей Закона о бюджете ФСС из средств фонда могут быть компенсированы только путевки в оздоровительные лагеря и санатории на территории РФ.

Таким образом, если путевка дорогая или длительная, из средств ФСС может быть компенсирована только часть ее стоимости. Оставшаяся сумма выделяется либо из собственных средств организации, либо из собственных средств работника, либо из целевых средств сторонних лиц или организаций.

Путевки в заграничные оздоровительные учреждения из средств ФСС не оплачиваются, они могут быть приобретены полностью или частично за счет собственных средств работника или организации.

Налогообложение детских путевок

Расходы на приобретение путевок не учитываются для целей налогообложения прибыли и не являются объектом обложения ЕСН и взносами на ОПС. Об этом подробно рассказывается здесь.

Что касается порядка обложения налогом на доходы физических лиц, то в случае приобретения путевки в лечебно-оздоровительное учреждение на территории иностранного государства часть стоимости путевки, оплаченная организацией, признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. Если же речь идет о путевке в санаторий, находящийся на территории Российской Федерации, то в соответствии с той же статьей НК РФ стоимость путевки не подлежит налогообложению.

Однако при этом может возникнуть неоднозначная ситуация, например, если по итогам отчетного периода у организации нет прибыли (получен убыток) либо она не является плательщиком налога на прибыль (подобная ситуация рассмотрена в указанной выше статье).

Стоимость путевок не облагается и взносами в ФСС РФ на социальное страхование от несчастных случаев. Согласно пункту 2 "Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации", утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765, социальные выплаты, производимые за счет средств ФСС РФ, не облагаются данными страховыми взносами.

Бухгалтерский учет путевок для детей

Путевки организация может приобрести как самостоятельно, так и через ФСС РФ: путевки приобретаются фондом и впоследствии выдаются организации под отчет.

Если организация не покупала путевку, а получила ее непосредственно в ФСС РФ, ее стоимость учитывается на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". При этом делается соответствующая бухгалтерская запись:

Дебет 006

- получена путевка в ФСС РФ;

Кредит 006

- путевка выдана сотруднику.

Приобретенные непосредственно в лечебно-оздоровительных учреждениях детские путевки учитываются в бухгалтерском учете на счете 50.03 "Денежные документы". При этом оформляются следующие бухгалтерские проводки:

Учет путевок в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

В программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" факты оплаты, получения и передачи путевки не регистрируются. Поскольку программа предназначена для расчета заработной платы и налогов и формирования бухгалтерских проводок только в отношении этих операций, в ней регистрируются следующие факты:

• удержание из заработной платы работника суммы полной или частичной оплаты путевки;
• отражение факта получения работником дохода в натуральной форме (в частности, при оплате организацией путевки в иностранный санаторий);
• исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в натуральной форме;
• формирование бухгалтерской проводки на сумму НДФЛ на доход в натуральной форме;
• формирование бухгалтерской проводки на сумму удержанной стоимости путевки.

Оформление бухгалтерских проводок производится в соответствующей бухгалтерской программе. Из перечня проводок, приведенного в разделе "Бухгалтерский учет" настоящей статьи, в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" регистрируются только две последние - удержание стоимости путевки (или ее части) из заработной платы работника и удержание НДФЛ.

Факт получения работником дохода в натуральной форме регистрируется документом Регистрация разовых начислений работников организаций (см. рис. 1).

Рис. 1

При этом для вида расчета, соответствующего натуральному доходу работника в виде путевки, должны быть установлены следующие параметры:

1. На закладке Использование:
   • не является премией;
   • не является пособием по социальному страхованию;
   • не является компенсацией отпуска.
2. На закладке Бухучет и ЕНВД:
   • является доходом в натуральной форме.
3. На закладке Налоги:
   • облагается НДФЛ с указанием кода дохода;
   • не облагается ЕСН и взносами в ПФР;
   • не облагается ФСС НС;
   • не включается в расходы на оплату труда.

Начисление работнику заработной платы и расчет НДФЛ производятся документом Начисление зарплаты работникам организации. В этом документе автоматически рассчитывается НДФЛ с зарегистрированных доходов работника в натуральной и денежной форме.

Удержание из заработной платы стоимости путевки или ее части регистрируется специальным документом Регистрация разовых удержаний работников организации (см. рис. 2).

Рис. 2

При этом для вида расчета, соответствующего удержанию стоимости путевки из зарплаты работника, должен быть указан способ отражения в бухучете:

Дебет 70 Кредит 73.03

Следует учитывать то, что согласно статье 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % заработной платы, причитающейся работнику.

Таким образом, часть стоимости путевки, которую оплачивает работник, может быть удержана из его заработной платы не единовременно, а в течение нескольких месяцев. Для того, чтобы иметь возможность рассчитать сумму, которую в данном месяце организация имеет право удержать с работника, удержание можно регистрировать в программе уже после начисления заработной платы и расчета НДФЛ.

После расчета заработной платы и НДФЛ, ввода сведений о полученном доходе в натуральной форме и удержании оставшейся части стоимости путевки из зарплаты, расчетный листок работника будет выглядеть, как представлено на рис. 3.

Рис. 3

Расчет ЕСН производится документом Расчет ЕСН, факт получения путевки никак на результаты расчета не влияет.

Формирование бухгалтерских проводок производится документом Отражение зарплаты в регламентированном учете.

Этим же документом рассчитывается и отражается в бухгалтерском учете сумма взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Как видно из рисунка 4, суммы дохода в натуральной форме взносами в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев не облагаются. Таким образом, в документе формируются проводки по отражению:

• суммы НДФЛ с доходов в денежной и натуральной форме (строка 1 рис. 4);
• сумм ЕСН (строки 2-7 рис. 4);
• взносов в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев (строка 8 рис. 4);
• начисленной зарплаты работника (строка 9 рис. 4);
• удержания из зарплаты части стоимости путевки (строка 10 рис. 4).

Рис. 4

Данные о сформированных бухгалтерских проводках переносятся в программу бухгалтерского учета, в которой вручную регистрируются оставшиеся проводки, описанные в разделе статьи "Бухгалтерский учет".

Работник может возместить организации стоимость путевки, внеся деньги в кассу.

Эту операцию также нужно оформлять в бухгалтерской программе, поскольку она не имеет отношения к заработной плате работника, и не должна отражаться в его расчетном листке.

Сведения о расходовании средств ФСС на оздоровление детей страхователь представляет в расчетной ведомости по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС) в таблицах 3 и 7.

Данные таблицы регламентированного отчета "4-ФСС" в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" заполняются вручную. Также указанные таблицы могут быть заполнены и в программе "1С:Бухгалтерия 8", если она используется для ведения бухгалтерского учета в организации.

Итак, в зависимости от того, каким образом приобретаются и оплачиваются путевки, в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" должны быть предприняты следующие действия - см. Таблицу.

Все остальные действия, необходимые для регистрации приобретения, оплаты и передачи путевки работнику в бухгалтерском учете, предпринимаются в бухгалтерской программе.

Отражение в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Если в организации бухгалтерский учет ведется с помощью конфигурации "Бухгалтерия предприятия" на платформе "1С:Предприятие 8", все операции, связанные с учетом детских путевок, можно зарегистрировать, используя типовые средства программы.

Рассмотрим последовательно все необходимые действия.

Перечисление денежных средств в оплату путевки отражается проводкой:

Дебет 76 Кредит 51

Регистрация такой операции производится в программе с помощью документов Платежное поручение исходящее или Платежный ордер на списание денежных средств. В обоих случаях в качестве вида операции должен быть указан вид Прочее списание безналичных денежных средств.

Договор, по которому ведутся взаиморасчеты, должен иметь вид договора С поставщиком (это необходимо, чтобы потом корректно принять к учету путевку). В качестве счета расчетов должен быть выбран субсчет счета 76, например, 76.5 "Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками".

Принятие к учету оплаченной путевки отражается проводкой:

Дебет 50.3 Кредит 76

Для регистрации этой операции может быть использован документ Поступление товаров и услуг с видом операции Покупка, комиссия. Для этого необходимо создать в справочнике Номенклатура новую услугу, например Путевка в детский оздоровительный лагерь.

На закладке Услуги документа должна быть введена строка, отражающая факт принятия к учету путевки, в качестве счета затрат должен быть указан счет 50.03. На закладке Счета учета расчетов и в поле Счет учета расчетов с контрагентами и в поле Счет учета расчетов по авансам нужно указать нужный счубсчет счета 76, в нашем примере счет 76.05 (см. рис. 5).

Рис. 5

Выдача путевки сотруднику отражается проводкой:

Дебет 73 Кредит 50.3

Выдача путевки сотруднику оформляется документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет) (см. рис. 6).

Рис. 6

Списание части стоимости "детской" путевки на прочие расходы или за счет прибыли прошлых лет (Дебет 91.2 или 84 Кредит 73) и списание части стоимости путевки за счет ФСС РФ (Дебет 69.1 Кредит 73) также оформляется документом "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)".

Если в организации для расчета зарплаты используется программа, для которой не реализована выгрузка бухгалтерских проводок в программу бухгалтерского учета, проводки, отражающие факт удержания из заработной платы работника части стоимости путевки и факт удержания налога на доходы физических лиц с доходов в натуральной форме, можно зарегистрировать в программе "1С:Бухгалтерия 8" вручную.

Для этого может быть использован документ Отражение зарплаты в регламентированном учете.