ПФР рассказал, зачем нам электронные трудовые книжки

Наталья Николаевна, давайте начнем с изменений в Трудовой кодекс. Какие новые обязанности у работодателей появились в связи с организацией электронного учета кадровых процессов?

С 1 января этого года работодатели обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности своих работников и передавать в Пенсионный фонд. 

На основе данных сведений будут формироваться «электронные трудовые книжки», будем называть их так.

Означает ли это, что от бумажных трудовых можно сразу отказаться?

Нет, законодатель оставил этот вопрос на усмотрение самих работников. Поэтому в период до 30 июня 2020 года работодателю нужно их в письменном виде, под подпись уведомить об изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора способа ведения трудовых книжек.

До 31 декабря 2020 года работникам дается время на то, чтобы определиться с выбором: продолжить ведение бумажной трудовой или согласиться на ее электронный формат. Если работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки и подал такое письменное заявление, то ему работодатель продолжает ее вести и одновременно представляет сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. 

Право на ведение трудовой книжки на бумаге сохраняется у работника и при переходе к следующему работодателю.

Работникам, которые сделали свой выбор в пользу «электронной трудовой книжки», работодатель выдает трудовую книжку на руки, вносит в нее соответствующую запись о таком заявлении, и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. 

Впрочем, даже если работник выбрал бумажную трудовую, он имеет право в дальнейшем в любое время подать заявление о переходе на электронный вариант. Выбор способа ведения трудовой книжки должен быть добровольным, осознанным, и, чтобы не было в дальнейшем судебных споров, работодатель не вправе влиять на этот выбор.

Отдельно отмечу, что в Трудовом кодексе прописаны категории лиц, которые до 31 декабря по уважительным причинам не имели возможности подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. По причине временной нетрудоспособности, длительного отпуска, лица, имеющие трудовую книжку, но по состоянию на 31.12.2020 не состоящие в трудовых отношениях, и другие. За ними право сделать выбор сохраняется и после 1 января 2021 года.

А вот для тех граждан, которые впервые будут оформлять трудовые отношения после 1 января 2021 года, предусмотрен уже исключительно электронный вариант. Трудовые книжки на бумажном носителе для них заводить не будут.

В течение 2020 года работодатели должны привести свои локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры в соответствие с новыми требованиями Трудового кодекса.

На этом месте интервью, пожалуй, стоит определиться с терминами. «Трудовая книжка» - это и есть книжка на бумаге. Ее электронный вариант закон определяет как «сведения о трудовой деятельности». Итак, если бумажной трудовой на руках нет, как человек сможет получать соответствующие данные, например, при поступлении на новую работу?

Получить сведения о трудовой деятельности за период с 1 января 2020 года в новом формате можно у работодателя по последнему месту работы (в этом случае – не обо всем трудовом стаже, а только именно о периоде работы у данного работодателя). 

Сведения также можно получить непосредственно в ПФР (все сведения о стаже и местах работы), в МФЦ (центрах государственных и муниципальных услуг) либо на едином портале госуслуг (ЕПГУ). Последний формат очень удобный для дистанционных работников, которых в последнее время становится все больше.

Расскажите поподробнее об изменениях в законе «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Каков конкретный порядок передачи электронных данных в ПФР?

Теперь индивидуальный лицевой счет каждого застрахованного лица в базе ПФР дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». 

Форма сведений о трудовой деятельности, предоставляемая страхователями в ПФР (СЗВ-ТД), в общем, повторяет содержание бумажной трудовой, за исключением сведений о поощрениях и образовании. Сведения включают в себя наравне со сведениями о трудовой деятельности также сведения о дате подачи соответствующего заявления о выборе формата трудовой книжки. 

Принципиальная новизна только в добавлении поля «Код выполняемой функции». Оно соответствует коду профессионального стандарта и заполняется страхователями с 1 января 2021 года при наличии профессионального стандарта в случае принятия работодателем решения об их применении.

Еще раз подчеркну, что сведения о трудовой деятельности работника работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд вне зависимости от наличия или отсутствия у него бумажной трудовой книжки.

Представлять сведения нужно ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным, но только о тех работниках, в отношении которых проводились кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод) или работником подано одно из таких заявлений. Если человек принят по совместительству, нужно внести эти данные в графу «Трудовая функция».

Если таких кадровых мероприятий в отчетном периоде не было, то ежемесячная отчетность по форме СЗВ-ТД не предоставляется.

При представлении впервые в 2020 году на работника сведений одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.

Переписывать все содержимое бумажных трудовых не надо, подавать в ПФР нужно данные только о последнем месте работы (начиная с последнего кадрового мероприятия по состоянию на 1 января 2020 года).

Если в течение 2020 года кадровые мероприятия в отношении лица не проводились, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года в любом случае нужно будет подать на таких лиц не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года сведения о приеме на работу и увольнении работника будут предоставляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), для остальных кадровых мероприятий сроки будут по-прежнему ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При увольнении работника в ПФР передается информация обо всех предшествовавших кадровых мероприятиях у работодателя (если они еще не были переданы ранее).

Если организация переименовывается, то сведения об этом по форме СЗВ-ТД нужно будет подавать на каждого работника отдельно.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разработал бесплатный сервис «Кабинет страхователя». Авторизоваться в нем необходимо через единую систему идентификации и аутентификации (в ЕСИА должна быть подтвержденная учетная запись руководителя организации). В рамках сервиса можно автоматически проверять ФИО и СНИЛС лиц, на которых подаются сведения. Как правило, именно с этими данными связано наибольшее количество ошибок.

Что будет тем, кто проигнорирует требование о предоставлении сведений о трудовой деятельности работников?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности – ответственность по КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Штрафы применяет Роструд, а ПФР передает ему данные о нарушениях.  

Обязана ли организация вводить профстандарты?

Нет, не обязана. Поле «Код выполняемой функции» в отчетности соответствует коду профессионального стандарта и заполняется страхователями с 1 января 2021 года при наличии профессионального стандарта. То есть, в том случае, если работодатель примет решение о применении профстандарта.

Если не было написано заявление о переходе на ЭТК, а сотрудник увольняется. Нужно ли ему выдавать СТД-P?

Если ему ведется трудовая книжка на бумаге, то нет. Если же им было подано заявление о переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности, то выдается.

Надо ли передавать в ПФР сведения о срочной службе? 

Нет, сведения о срочной службе передавать не нужно, только о трудовой деятельности.

Подавать ли сведения о переводе, увольнении, выборе способа ведения трудовой книжки по форме СЗВ-ТД на дистанционных работников, на которых работодателем трудовая книжка не велась?

Да, на дистанционных работников тоже нужно подавать все сведения. 

В первом отчете СЗВ-ТД надо ли подавать сведения обо всех мероприятиях от момента приема, в том числе и переименовании компании в 2011 году, если работник принят раньше 2011 г. (например, 2010 г. – прием, 2011 г. – переименование, 2015 г. – перевод, 2018 г. – перевод, 2020 г. – перевод)?

Нет, следует подать сведения об одном последнем мероприятии, предшествующем 1 января 2020 года – перевод 2018 г. и сведения о переводе 2020 г.

Если работник не подал заявление, мы так и продолжаем вести бумажную трудовую книжку и после 01.01.2021?

Да, если работник по каким-либо причинам не заявил о переходе на электронный формат, то ему нужно вести бумажную трудовую книжку.