Регистрация контрольно-кассовой техники

Регламент регистрации ККТ в налоговом органе

Примечание:
* Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470. С комментарием к документу можно ознакомиться на сайте.

Административные регламенты разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти в соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 № 679, и устанавливают сроки и последовательность действий чиновников, порядок взаимодействия физических и юридических лиц с конкретным ведомством. Соответствующий Административный регламент исполнения налоговой службой государственной функции по регистрации контрольно-кассовой техники (далее по тексту - Регламент) был утвержден приказом Минфина России от 10.03.2009 № 19н и зарегистрирован в Минюсте России 23.04.2009 (рег. № 13829)*. Знание основных положений Регламента поможет организациям и индивидуальным предпринимателям - пользователям ККТ избежать проблем при регистрации контрольно-кассовой техники в налоговых органах.

Примечание:
* Приказ Минфина России от 10.03.2009 № 19н должен вступить в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (на момент подписания номера в печать приказ не опубликован и, соответственно, дата вступления в силу не определена).

Исполнение государственной функции по регистрации ККТ включает в себя следующие административные процедуры: прием документов от пользователя (уполномоченного лица), рассмотрение представленных документов, осмотр контрольно-кассовой техники, ее фискализация и регистрация, а также перерегистрация и снятие с регистрации контрольно-кассовой техники.

Кому нужно регистрировать ККТ

Прежде чем перейти к рассмотрению основных положений Регламента, напомним, при осуществлении каких операций следует применять контрольно-кассовую технику, и кто должен приобретать и регистрировать ККТ в налоговых органах.

Применять ККТ должны все организации или индивидуальные предприниматели, выполняющие работы, оказывающие услуги или продающие товар за наличные деньги или с использованием платежных карт (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее - Закон № 54-ФЗ). Исключения из этого правила предусмотрены в пунктах 2 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Первое исключение связано со спецификой деятельности. Организации или индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ, но только при осуществлении определенных видов деятельности, прямо поименованных в Законе № 54-ФЗ.

ККТ можно не применять, в частности, при реализации ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте, при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (за некоторыми исключениями), при ведении торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив, торговле из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами, при разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами, приеме от населения стеклопосуды и утильсырья (за исключением металлолома) и др.

Второе исключение обязывает организации и индивидуальных предпринимателей при неприменении ККТ выдавать бланки строгой отчетности. Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам (далее - БСО), а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен Правительством РФ в Постановлении от 06.05.2008 № 359*.

Примечание:
* Комментарий к документу опубликован в статье Новые правила оформления бланков строгой отчетности

Если в перечень исключений организация или индивидуальный предприниматель не попадают, они обязаны применять ККТ. Неиспользование ККТ в остальных случаях наличных денежных расчетов является основанием для привлечения организации/индивидуального предпринимателя к административной ответственности по статье 14.5 КоАП РФ. Административный штраф за такое нарушение составляет: для кассиров-операционистов, допустивших нарушение - от 1 500 руб. до 2 000 руб.; для индивидуальных предпринимателей - от 3 000 руб. до 4 000 руб.; для юридических лиц - от 30 000 руб. до 40 000 руб.

При этом неприменением ККТ может считаться не только физическое отсутствие кассового аппарата при осуществлении торговли за наличный расчет. Неприменением ККТ признаются также: использование машины, не включенной в Государственной реестр ККТ/не зарегистрированной в налоговых органах, непробитие чека либо указание в нем суммы, менее уплаченной покупателем, невыдача БСО и др. (см. постановление Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16).

Приобретая ККТ, необходимо учесть требования, которые предъявляет к ней Закон № 54-ФЗ, а именно: модель должна быть внесена в Государственный реестр, ККТ должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме, быть исправна и опломбирована в установленном порядке.

Регистрация ККТ в налоговом органе

Приступать к эксплуатации ККТ можно только после того, как она пройдет регистрацию в налоговом органе, в котором организация или индивидуальный предприниматель - пользователь контрольно-кассовой техники состоит на налоговом учете.

Если ККТ применяется обособленным подразделением организации, то ее регистрируют по месту нахождения этого подразделения. В каждой инспекции есть специальные отделы, осуществляющие все операции по регистрации и снятию с учета ККТ.

Действующее Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 (далее по тексту - Положение о регистрации ККТ).

Пунктом 15 Положения о регистрации ККТ и пунктом 27 Регламента установлен следующий пакет документов, который нужно представить в налоговый орган для регистрации ККТ. Обращаем внимание, что данный список необходимых документов является исчерпывающим, ввиду чего требование налоговых органов о предоставлении пользователем ККТ иных документов является неправомерным.

1. Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники по форме, утвержденной приказом ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@.
2. Паспорт контрольно-кассовой техники на подлежащую регистрации ККТ. Напомним, что паспорт ККТ содержит сведения об этой технике, в том числе отметки о ее регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию, проверке исправности, ремонте, техническом обслуживании, замене программно-аппаратных средств, установке средств визуального контроля, наклеивании марок-пломб и выводе из эксплуатации данной ККТ.
3. Договор о технической поддержке, заключенный между пользователем ККТ и ее поставщиком либо центром технического обслуживания (далее по тексту - ЦТО).

Указанные документы можно подать в налоговый орган лично, придя в установленное приемное время, либо направить их по почте.

Регламентом (п. 32) установлен максимальный срок приема и регистрации ответственным работником ИФНС одного комплекта документов при личном визите представителя пользователя ККТ - 30 минут. Если документы отправлены в ИФНС по почте (п. 19 Регламента), то они будут зарегистрированы не позднее рабочего дня, следующего за датой получения корреспонденции налоговым органом. Во всех случаях ИФНС обязана изучить представленные документы:

• если документы в порядке - зарегистрировать ККТ без взимания какой-либо платы в срок не позднее 5 рабочих дней со дня представления комплекта документов (п. 18, п. 29, п. 36 Регламента, п. 16 Положения о регистрации ККТ);
• если представлен неполный комплект документов или они имеют недочеты - в тот же пятидневный срок отправить заявителю по почте соответствующее сообщение с уведомлением о вручении (п. 37 Регламента).

После проверки документов (в т. ч. повторно представленных после устранения неточностей) ответственный за регистрацию ККТ сотрудник ИФНС должен согласовать с пользователем ККТ (лично или по телефону, указанному в заявлении) дату, время и место проведения осмотра ККТ, включения фискального режима ее функционирования и регистрации (п. 38 Регламента). Осмотр и фискализация ККТ могут проводиться:

• в налоговом органе в установленные приемные дни;
• непосредстенно на месте установки ККТ (например, так поступают при регистрации громоздких POS-терминалов).

При проведении проверки ККТ сотрудник налогового органа сначала обязан убедиться в исправности ККТ, целостности корпуса и наличии на нем специальных знаков "Государственный реестр", "Сервисное обслуживание" и идентификационного знака с наименованием модели и заводским номером (п. 39 Регламента).

После проверки исправности ККТ проводится так называемая фискализация (п. 40 Регламента). Фискальный режим работы ККТ обеспечивает регистрацию данных о ККТ и операциях, выполненных на ней, в фискальной памяти (определения фискальной памяти, фискального режима и фискальных данных приведены в статье 1 Закона № 54-ФЗ). Обычно в процедуре участвует и специально вызванный специалист ЦТО, который осуществляет специальное программирование ККТ, вводит реквизиты, которые должны печататься на чеке, и производит опломбирование ККТ.

Фискализация проводится в специальном режиме, который доступен только производящему ее работнику налогового органа. Перечни и формат информации, вводимой в фискальную память ККТ с участием представителей налоговых органов при первичной регистрации и перерегистрации техники, утверждаются ФНС России (п. 18 Положения о регистрации ККТ, приказ ФНС России от 08.08.2008 № ММ-3-2/351@). Сотрудник налогового органа устанавливает специальный цифровой пароль, защищающий фискальную память от взлома. А также проверяет работу всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатывает чек на сумму 1 рубль 11 копеек и снимает первый Z-отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации контрольно-кассовой техники хранятся в территориальном налоговом органе в течение 5 лет (п. 41 Регламента).

По окончании процедуры фискализации сотрудник ИФНС совместно с пользователем ККТ подписывают акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККТ (п. 42 Регламента).

Затем представитель ИФНС присваивает ККТ номер и делает запись в книге учета ККТ, которую ведут налоговые органы, ставит отметку в паспорте ККТ и заверяет ее печатью налогового органа (п. 43 Регламента, п. 17 Положения о регистрации ККТ, приложение № 2 к приказу ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@). По завершении указанных действий заявителю выдается карточка регистрации ККТ, подписанная руководителем налогового органа и заверенная соответствующей печатью. Одновременно заявителю возвращаются паспорт ККТ и договор о ее техническом обслуживании (п. 44, п. 45 Регламента, приложение № 3 к приказу ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@).

Карточка регистрации ККТ должна храниться у налогоплательщика по адресу, указанному в карточке регистрации ККТ до конца срока эксплуатации. При утере или утрате карточки регистрации ККТ налоговым органом выдается ее дубликат. Для этого пользователю ККТ необходимо представить в ИФНС заявление, в котором указываются регистрационные данные пользователя и ККТ, а также причина выдачи дубликата.

Причины отказа в регистрации ККТ

Пунктом 22 Регламента установлен исчерпывающий перечень оснований, по которым налоговый орган вправе отказать в регистрации ККТ:

• представление неполного комплекта необходимых документов, а также документов, оформленных в неустановленном порядке, при условии неустранения пользователем указанных недостатков;
• предъявление для регистрации модели ККТ, не включенной в Государственный реестр ККТ или исключенной из него;
• истечение нормативного срока амортизации ранее применявшейся техники, исключенной из Государственного реестра ККТ;
• предъявление ККТ, находящейся в розыске;
• обнаружение неисправности, отсутствие марки-пломбы, идентификационного знака, а также средств визуального контроля (знаков "Государственный реестр" и "Сервисное обслуживание");
• отсутствие заключенного договора о технической поддержке ККТ между пользователем и поставщиком/ЦТО;
• представление при перерегистрации ККТ чеков, контрольных лент и фискальных отчетов, не соответствующих техническим требованиям к этой технике или отпечатанных в нефискальном режиме.

При отказе в регистрации инспекция в течение пяти дней с даты представления заявления в налоговый орган направит владельцу письмо с указанием причин отказа и вернет комплект ранее поданных им документов (п. 23 Регламента).

Перерегистрация и снятие с учета ККТ

Если в ходе эксплуатации ККТ место ее установки по какой-либо причине меняется, то в карточку регистрации ККТ необходимо внести соответствующие изменения. Для этого пользователь ККТ должен представить в ИФНС по месту регистрации соответствующее заявление, на основании которого в регистрационную карточку ККТ вносится запись о новом ее фактическом местонахождении с указанием периода нахождения (если ККТ передается на определенное время).

Перерегистрация ККТ осуществляется налоговым органом также в течение пяти рабочих дней после получения соответствующего заявления о перерегистрации, при наличии паспорта ККТ и карточки регистрации ККТ (п. 16 Положения о регистрации, п. 28, п. 46 Регламента). Инспектор обязан отпечатать фискальный отчет за весь период эксплуатации техники, сделать соответствующую отметку в паспорте ККТ и заверить ее печатью налогового органа (п. 47, п. 48 Регламента).

Если ККТ переводится по новому адресу, который курирует другая ИФНС, то по прежнему адресу ККТ следует снять с учета. Снятие ККТ с учета производится также в течение пяти рабочих дней после получения соответствующего заявления, паспорта ККТ и карточки регистрации. При этом снимаются фискальный отчет за последние 3 года эксплуатации ККТ, краткий фискальный отчет за весь период эксплуатации; составляется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков; в паспорт ККТ вносятся данные о пароле доступа к фискальной памяти; в книге учета ККТ и карточке регистрации делается соответствующая отметка (п. 16, п. 17 Положения о регистрации ККТ, п. 49-54 Регламента).

Если модель ККТ в силу разных причин исключается из Государственного реестра контрольно-кассовой техники, то ее дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока амортизации. По истечении нормативного срока эксплуатации налоговый орган снимет ККТ с учета без заявления налогоплательщика, письменно уведомив об этом владельца ККТ не позднее дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации (п. 19 Положения о регистрации, п. 53 Регламента).

Обжалование действий ИФНС

В пунктах 66-76 Регламента закреплен общий порядок обжалования действий (бездействия) и решений налоговых органов по выполнению ими функции регистрации ККТ. Обжалование производится в досудебном (внесудебном) и судебном порядке. В первом случае пользователю ККТ следует подать письменное обращение (жалобу) в вышестоящую структуру (обращаем внимание - с жалобой на ИФНС следует обращаться непосредственно в ФНС России, минуя региональное Управление ФНС России). В жалобе должны быть указаны: наименование органа - адресата жалобы (ФНС России), а также полное наименование организации/индивидуального предпринимателя, ИНН, адрес местонахождения и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. В тексте обращения излагаются: обстоятельства обжалуемого действия или бездействия, а также основания, по которым пользователь ККТ считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность. Дополнительно могут быть указаны наименование должности, ФИО должностного лица налогового органа, действие/бездействие/решение которого обжалуется, а также иные сведения, которые пользователь считает необходимым сообщить.

В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться документы либо их копии. Ускорить рассмотрение вопроса можно, записавшись на личный прием к соответствующим должностным лицам ФНС России.

Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации (в исключительных случаях он может быть продлен еще максимум на 30 дней, о чем налоговый орган обязан уведомить заявителя). По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований пользователя либо об отказе в их удовлетворении. Письменный ответ направляется заявителю. Если пользователю уже давались ответы по существу вопроса ранее, то повторные жалобы (письменные или изложенные в ходе личного приема у должностного лица ФНС России) могут быть оставлены без ответа. Пожаловаться можно также по телефону и через Интернет-сайт ИФНС. При этом следует сообщить ту же информацию, что и при подаче письменной жалобы.