Содержание
- Экспресс-проверка ведения учета
- Отчет "Анализ состояния бухгалтерского учета"
- Отчет "Анализ состояния налогового учета"
В "1С:Бухгалтерии 8" предусмотрены различные инструментальные средства, позволяющие проверить правильность ведения учета и выявить допущенные ошибки. В состав таких средств, в частности, входят: Экспресс-проверка ведения учета, отчет Анализ состояния бухгалтерского учета, отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль.
С помощью Экспресс-проверки ведения учета (меню Операции -> Регламентные операции -> Экспресс-проверка ведения учета) бухгалтер может проверить: соблюдение общих положений учетной политики организации; правильность ведения кассовых операций; корректность отражения операций, связанных с ведением книги продаж; корректность отражения операций, связанных с ведением книги покупок.
Для выполнения перечисленных проверок необходимо в форме Экспресс-проверки ведения учета:
- выбрать организацию, к которой относятся проверяемые данные (по умолчанию это организация из справочника Организации с признаком Основная);
- задать период;
- с помощью флажков отметить проверяемые разделы и список проверок в каждом разделе (по умолчанию проверка производится по всем разделам и всему списку проверок);
- при проверке правильности ведения кассовых операций указать лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации, согласованный с обслуживающим банком;
- запустить обработку кнопкой Выполнить проверку.
Результаты проверок выводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Соблюдение отдельных положений учетной политики
Программа "1С:Бухгалтерия 8" с помощью настройки соответствующих параметров позволяет автоматически отрабатывать отдельные положения учетной политики организации. Полный список проверок раздела Положения учетной политики приведен на рис. 1.
Рис. 1
Полный список проверок раздела более объемный, чем это необходимо для конкретной организации. Для того чтобы не выполнять проверки, которые для организации не являются актуальными, достаточно в соответствующей строке списка снять флажок проверки. Сориентироваться в том, какие проверки в 2009 году следует проводить бухгалтеру конкретной организации, поможет информация, приведенная в таблице 1.
Таблица 1. Актуальность проверок раздела Положения учетной политики для различных организаций
Наименование проверки |
Предмет проверки |
Актуальность проверки |
Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету |
Наличие записей в регистре сведений |
Для всех организаций |
Наличие учетной политики по персоналу |
Наличие записи в регистре сведений |
Для организаций, которые кадровый учет и расчет зарплаты ведут непосредственно в "1С:Бухгалтерии 8" |
Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года |
Отсутствие записей в регистре |
Для всех организаций |
Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года |
Отсутствие записей в регистре |
Для всех организаций |
Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров |
Для способа оценки товаров в розницу "По стоимости приобретения" проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 "Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)", 41.12 "Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)", 42 "Торговая наценка" |
Для организаций, предметом деятельности которых является розничная продажа товаров, в случае если в реквизите "Способ оценки товаров в рознице" учетной политики указано значение "По стоимости приобретения" |
Соответствие применения метода "директ-костинг" фактическому закрытию счета 26 |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, установлен флажок Используется директ-костинг, то контролируется, чтобы записи по кредиту счета 26 "Общехозяйственные расходы" корреспондировали только со счетом 90.08 "Управленческие расходы". Если флажок Используется директ-костинг не установлен, то контролируется, чтобы записи по кредиту счета 26 "Общехозяйственные расходы" не корреспондировали со счетом 90.08 "Управленческие расходы" |
Для организаций, предметом деятельности которых является производство продукции, выполнение работ, оказание услуг |
Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", то контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 "Отложенные налоговые активы", 77 "Отложенные налоговые обязательства", 68.04.2 "Расчет налога на прибыль" и субсчетах счетах 99.02 "Налог на прибыль" |
Для организаций, не применяющих ПБУ 18/02, в том числе перешедших на УСН, или решивших с очередного года не применять это ПБУ "на законном основании" |
Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, указано, что организация применяет УСН, то проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль |
Для организаций, применяющих УСН |
Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, указано, что организация применяет УСН, то контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль |
Для организаций, применяющих УСН |
Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок ЕНВД для отдельных видов деятельности, то контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД |
Для организаций, применяющих общую систему налогообложения |
Соответствие наличия операций, необлагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %, то контролируется отсутствие на счете 90 "Продажи" оборотов по субконто "Ставки НДС" со значениями "Без НДС" и "0%" |
Для организаций, применяющих общую систему налогообложения |
Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, признак проверки можно оставить. Обработка по косвенным признакам сама определит, является ли данная проверка актуальной и, если нет, то сообщит об отсутствии ошибки при ее выполнении.
Правильность ведения кассовых операций
Предметом проверок раздела Операции по кассе является контроль выполнения правил бухгалтерского учета кассовых операций, а также отдельных положений "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок). Регулярность проверок кассы каждая организация определяет самостоятельно, однако желательно выполнять их не реже, чем один раз в месяц. На рис. 2 приведен полный список проверок раздела, а в таблице 2 на стр. 18 - предмет каждой проверки и соответствующий комментарий.
Рис. 2
Правильность отражения операций, связанных с ведением книги продаж
Выполнять проверки этого раздела (рис. 3) рекомендуется по окончании каждого налогового периода (в настоящее время - квартал).
Рис. 3
Таблица 2. Проверки раздела Операции по кассе
Наименование проверки |
Предмет проверки |
Комментарий |
Отсутствие непроведенных кассовых документов |
Проверяется отсутствие непроведенных приходных и расходных кассовых ордеров, за исключением помеченных на удаление |
Кассовые операции с помощью документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер в "1С:Бухгалтерии 8" оформляются в два этапа. На первом этапе заполняется форма документа для подготовки кассового ордера и его вывода на бумажный носитель. При этом созданный документ сохраняется в информационной базе непроведенным. И лишь после того, как кассовая операция будет фактически совершена, документ проводится и операция по внесению наличных денежных средств в кассу и их выдаче из кассы отражается на счетах бухгалтерского учета |
Отсутствие отрицательных остатков по кассе |
Проверяется остаток на счете 50 "Касса" на конец каждого дня. Сальдо счета не должно быть отрицательным |
Проверка на отсутствие отрицательных остатков по счету 50 "Касса" на первый взгляд кажется абсурдной, поскольку из кассы нельзя выдать денежных средств больше, чем в ней имеется. Однако практика применения программы показывает, что такое возможно, в частности, если организация оформляет кассовые операции несвоевременно, нарушая действующий Порядок |
Соблюдение лимита остатка денег в кассе |
Проверяется превышение остатка по счету 50 "Касса" на конец каждого дня, в котором имело место движение по счету, на лимит остатка, указанного в форме обработки |
При сообщении о превышении лимита следует учитывать, что сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий ("обычные" предприятия - не свыше 3 рабочих дней; предприятия, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка)) |
Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами |
Суммы кассовых операций, в которых в качестве корреспондирующего указан счет учета расчетов, проверяются на превышение предельного размера расчетов наличными по одному договору |
С 21.07.2007 предельный размер расчетов наличными по одному договору составляет 100 000 руб. |
Соблюдение нумерации ПКО и РКО |
Не считается нарушением невыполнение требования хронологического порядка нумерации для документов, имеющих одну и ту же дату, но разное время создания |
|
Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам |
По каждой кассовой операции, в которой в качестве корреспондирующего указан счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проверяется отсутствие задолженности на дату совершения операции |
Пунктом 11 Порядка установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу |
Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому |
Поверятся отсутствие на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" внутренних оборотов с разными корреспондирующими субконто (объектами аналитического учета) |
Пунктом 11 Порядка запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому |
Выдача денег под отчет только работникам организации |
Проверяется, является лицо, которому из кассы выдаются денежные средства под отчет, работником организации, от имени которой составлен кассовый ордер |
Программа "1С:Бухгалтерия 8" позволяет в одной информационной базе вести бухгалтерский учет нескольких организаций. При этом для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используется единый справочник "Сотрудники организаций", что может стать причиной подобной ошибки, например, в ситуации, когда у работников разных организаций полностью совпадают ФИО |
При большом объеме данных ввод новых документов в информационную базу и их проведение замедляется. Для повышения оперативности работы в программе предусмотрен специальный механизм Дата актуализации учета. Механизм "включается и управляется" с помощью записей в регистре сведений Дата актуальности учета, в которых указывается организация и дата, позже которой не будет выполняться проведение документов по разделам учета, требующим сложных расчетов (учет НДС, расчеты с контрагентами, партионный учет, налоговый учет). При включенном механизме проведение документов с более поздней датой будет выполняться по упрощенной схеме (без выполнения полноценных расчетов). Дату актуальности учета следует периодически менять на более позднюю. При этом программа предложит перепровести документы, которые ранее были проведены по упрощенной схеме. Для получения корректных данных это необходимо сделать в обязательном порядке.
Если настройками программы предусмотрено использование указанного механизма, то при выполнении проверки Контроль даты актуальности учета эта дата сопоставляется с датой конца периода проверки. Для правильной работы подсистемы учета НДС дата актуальности по разделам должна быть либо не установлена, либо быть больше даты конца периода проверки.
Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный. Отклонение от методики контролирует проверка Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации.
Пунктом 3 статьи 168 НК РФ установлено, что по операциям реализации счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Контроль выполнения этой нормы является предметом проверки Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации.
Аналитический учет выручки от продаж и суммы НДС на счете 90 "Продажи" в "1С:Бухгалтерии 8" ведется в разрезе ставок налога. При выполнении проверки Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС сумма начисленного налога по дебету счета 90.03 "Налог на добавленную стоимость" сопоставляется с величиной налога по расчету (исходя из оборотов по кредиту счету 90.01.1 "Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД").
В рамках проверки Соответствие в БУ сумме прочих облагаемых НДС доходов сумме начисленного НДС выполняется аналогичное сопоставление, но применительно к счету 91 "Прочие доходы и расходы".
При выполнении следующей проверки контролируется полнота отражения сумм выручки от продаж и прочих облагаемых НДС доходов в подсистеме учета НДС. Сумма облагаемых НДС операций, отраженная на счетах 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы", должна соответствовать сумме, отраженной в регистре накопления "НДС начисленный".
Проверка наличия документа Регистрация оплаты от покупателей для НДС актуальна лишь в том случае, если в настройках параметров учета (меню Предприятие -> Настройка параметров учета) отключен аналитический учет расчетов с контрагентами по документам или если имеются проведенные документы Отчет комиссионера о продажах. В последнем случае контролируется, чтобы в каждом налоговом периоде в базе имелись проведенные документы Регистрация оплаты от покупателей для НДС.
Записи книги продаж в "1С:Бухгалтерии 8" создаются с помощью документа Формирование записей книги продаж. Одноименная проверка контролирует наличие таким образом проведенных документов в соответствующем налоговом периоде. Налогоплательщики обязаны выписывать и регистрировать в книге продаж счета-фактуры не только по операциям реализации, но и в случае получения полной или частичной предоплаты под предстоящую реализацию. Начисление налога с полученного аванса регистрируется записью по дебету счета 76.АВ "НДС с авансов и предоплат" в корреспонденции со счетом 68.02 "Налог на добавленную стоимость". При проверке выясняется:
- на все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры;
- соответствуют ли начисления по счету 76.АВ суммам в регистре "НДС с авансов";
- совпадают ли суммы НДС с полученных авансов по данным бухгалтерского учета и в книге продаж.
В случаях, перечисленных в статье 161 НК РФ, организация признается налоговым агентом по НДС. Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору в "1С:Бухгалтерии 8" фиксируется в свойствах договора (в справочнике Договоры контрагентов). При регистрации в программе задолженности по такому договору автоматически формируется бухгалтерская запись на сумму налога, подлежащую удержанию и уплате в бюджет. При этом на исчисленную сумму налога выписывается счет-фактура (с помощью документа Счет-фактура выданный), который регистрируется в книге продаж (с помощью документа Формирование записей книги продаж). Предметом проверки Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом является контроль совпадения этих сумм по данным бухучета и книги продаж.
Правильность отражения операций, связанных с ведением книги покупок
Выполнять проверки указанного раздела (рис. 4) рекомендуется по окончании каждого квартала.
Рис. 4
Проверка Контроль даты актуальности учета аналогична одноименной проверке предыдущего раздела (применительно к операциям учета "входного" НДС).
При выполнении проверки Полнота получения счетов-фактур по документам поступления контролируется, чтобы по каждому документу поступления либо в самом документе, либо с помощью документа Счет-фактура полученный в информационной базе был зарегистрирован предъявленный поставщиком счет-фактура.
Проверка наличия документов Регистрация оплаты поставщику для НДС актуальна, если настройка параметров учета не предусматривает аналитический учет расчетов с контрагентами по документам. Если в проверяемом периоде производились расчеты с поставщиками, то проверяется, имеются ли в базе проведенные документы Регистрация оплаты поставщику для НДС.
Если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или облагаемые НДС по разным ставкам, то для выполнения норм, предусмотренных пунктом 4 статьи 170 НК РФ, в настройках учетной политики устанавливаются параметры для поддержки раздельного учета.
При этом с помощью документа Распределение НДС косвенных расходов в конце каждого налогового периода производится распределение сумм "входного" НДС и формирование соответствующих записей на счетах учета. Если в налоговом периоде организация осуществляла операции реализации, то проверяется наличие проведенных документов Распределение НДС косвенных расходов, а также корректность распределения: сумма косвенных расходов, поступивших за налоговый период (приход по регистру НДС по косвенным расходам), должна быть равна сумме распределенных между видами деятельности с различным обложением НДС (расходу по регистру НДС по косвенным расходам).
В "1С:Бухгалтерии 8" реализованы два варианта учета "входного" НДС: "упрощенный" и "обычный".
Упрощенный учет рекомендуется применять, если организация не осуществляет операции реализации, облагаемые по ставке 0 %, или освобожденные от НДС, когда счета-фактуры поставщик выставляет своевременно, а сумма предъявленного к оплате НДС может быть полностью принята к вычету. Если в форме документа, которым в базе регистрируется поступление товаров (работ, услуг), не указано иное, то при этом варианте записи в книге покупок формируются непосредственно при проведении документа.
При обычном варианте записи в книгу покупок производятся с помощью документа Формирование записей книги покупок. Контроль наличия проведенных документов этого вида является предметом проверки Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость.
Суммы налога, предъявленные к оплате поставщиками и оплаченные поставщикам, в программе автоматически фиксируются в регистре НДС предъявленный, соответственно со знаком "+" и "-". Проверка Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками контролирует корректность данных этого регистра. На конец проверяемого периода в нем не должно быть отрицательных остатков.
Проверка Соответствие сумм списания НДС по приобретенным ценностям по счету 19 БУ и в подсистеме учета НДС контролирует, чтобы суммы налога, списываемые с кредита счета 19 "НДС по приобретенным ценностям", соответствовали суммам в регистрах НДС предъявленный и НДС начисленный (вид начисления "НДС восстановлен"). При выявлении расхождений в отчете сообщается об обнаруженной ошибке.
Если организация имеет право на вычет в соответствии с пунктами 3 и 4 статьи 171 НК РФ, то в рамках следующей контрольной процедуры проверяется правильность регистрации оплаты НДС в бюджет налоговым агентом. Данные документа Регистрация оплаты НДС в бюджет по суммам НДС, уплаченных налоговым агентом, не должны противоречить данным бухгалтерского учета.
В соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), подлежат вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг). При выполнении контрольной процедуры Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных производится анализ проводок и проверяется, для всех ли зачтенных авансов от покупателей в базе имеются проводки по вычету НДС, начисленного ранее с этих авансов.
Экспресс-проверка ведения учета
В "1С:Бухгалтерии 8" предусмотрены различные инструментальные средства, позволяющие проверить правильность ведения учета и выявить допущенные ошибки. В состав таких средств, в частности, входят: Экспресс-проверка ведения учета, отчет Анализ состояния бухгалтерского учета, отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль.
С помощью Экспресс-проверки ведения учета (меню Операции -> Регламентные операции -> Экспресс-проверка ведения учета) бухгалтер может проверить: соблюдение общих положений учетной политики организации; правильность ведения кассовых операций; корректность отражения операций, связанных с ведением книги продаж; корректность отражения операций, связанных с ведением книги покупок.
Для выполнения перечисленных проверок необходимо в форме Экспресс-проверки ведения учета:
- выбрать организацию, к которой относятся проверяемые данные (по умолчанию это организация из справочника Организации с признаком Основная);
- задать период;
- с помощью флажков отметить проверяемые разделы и список проверок в каждом разделе (по умолчанию проверка производится по всем разделам и всему списку проверок);
- при проверке правильности ведения кассовых операций указать лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации, согласованный с обслуживающим банком;
- запустить обработку кнопкой Выполнить проверку.
Результаты проверок выводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Соблюдение отдельных положений учетной политики
Программа "1С:Бухгалтерия 8" с помощью настройки соответствующих параметров позволяет автоматически отрабатывать отдельные положения учетной политики организации. Полный список проверок раздела Положения учетной политики приведен на рис. 1.
Рис. 1
Полный список проверок раздела более объемный, чем это необходимо для конкретной организации. Для того чтобы не выполнять проверки, которые для организации не являются актуальными, достаточно в соответствующей строке списка снять флажок проверки. Сориентироваться в том, какие проверки в 2009 году следует проводить бухгалтеру конкретной организации, поможет информация, приведенная в таблице 1.
Таблица 1. Актуальность проверок раздела Положения учетной политики для различных организаций
Наименование проверки |
Предмет проверки |
Актуальность проверки |
Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету |
Наличие записей в регистре сведений |
Для всех организаций |
Наличие учетной политики по персоналу |
Наличие записи в регистре сведений |
Для организаций, которые кадровый учет и расчет зарплаты ведут непосредственно в "1С:Бухгалтерии 8" |
Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года |
Отсутствие записей в регистре |
Для всех организаций |
Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года |
Отсутствие записей в регистре |
Для всех организаций |
Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров |
Для способа оценки товаров в розницу "По стоимости приобретения" проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 "Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)", 41.12 "Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)", 42 "Торговая наценка" |
Для организаций, предметом деятельности которых является розничная продажа товаров, в случае если в реквизите "Способ оценки товаров в рознице" учетной политики указано значение "По стоимости приобретения" |
Соответствие применения метода "директ-костинг" фактическому закрытию счета 26 |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, установлен флажок Используется директ-костинг, то контролируется, чтобы записи по кредиту счета 26 "Общехозяйственные расходы" корреспондировали только со счетом 90.08 "Управленческие расходы". Если флажок Используется директ-костинг не установлен, то контролируется, чтобы записи по кредиту счета 26 "Общехозяйственные расходы" не корреспондировали со счетом 90.08 "Управленческие расходы" |
Для организаций, предметом деятельности которых является производство продукции, выполнение работ, оказание услуг |
Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", то контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 "Отложенные налоговые активы", 77 "Отложенные налоговые обязательства", 68.04.2 "Расчет налога на прибыль" и субсчетах счетах 99.02 "Налог на прибыль" |
Для организаций, не применяющих ПБУ 18/02, в том числе перешедших на УСН, или решивших с очередного года не применять это ПБУ "на законном основании" |
Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, указано, что организация применяет УСН, то проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль |
Для организаций, применяющих УСН |
Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, указано, что организация применяет УСН, то контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль |
Для организаций, применяющих УСН |
Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок ЕНВД для отдельных видов деятельности, то контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД |
Для организаций, применяющих общую систему налогообложения |
Соответствие наличия операций, необлагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике |
Если в параметрах учетной политики, действующих в периоде проверки, не установлен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %, то контролируется отсутствие на счете 90 "Продажи" оборотов по субконто "Ставки НДС" со значениями "Без НДС" и "0%" |
Для организаций, применяющих общую систему налогообложения |
Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, признак проверки можно оставить. Обработка по косвенным признакам сама определит, является ли данная проверка актуальной и, если нет, то сообщит об отсутствии ошибки при ее выполнении.
Правильность ведения кассовых операций
Предметом проверок раздела Операции по кассе является контроль выполнения правил бухгалтерского учета кассовых операций, а также отдельных положений "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок). Регулярность проверок кассы каждая организация определяет самостоятельно, однако желательно выполнять их не реже, чем один раз в месяц. На рис. 2 приведен полный список проверок раздела, а в таблице 2 на стр. 18 - предмет каждой проверки и соответствующий комментарий.
Рис. 2
Правильность отражения операций, связанных с ведением книги продаж
Выполнять проверки этого раздела (рис. 3) рекомендуется по окончании каждого налогового периода (в настоящее время - квартал).
Рис. 3
Таблица 2. Проверки раздела Операции по кассе
Наименование проверки |
Предмет проверки |
Комментарий |
Отсутствие непроведенных кассовых документов |
Проверяется отсутствие непроведенных приходных и расходных кассовых ордеров, за исключением помеченных на удаление |
Кассовые операции с помощью документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер в "1С:Бухгалтерии 8" оформляются в два этапа. На первом этапе заполняется форма документа для подготовки кассового ордера и его вывода на бумажный носитель. При этом созданный документ сохраняется в информационной базе непроведенным. И лишь после того, как кассовая операция будет фактически совершена, документ проводится и операция по внесению наличных денежных средств в кассу и их выдаче из кассы отражается на счетах бухгалтерского учета |
Отсутствие отрицательных остатков по кассе |
Проверяется остаток на счете 50 "Касса" на конец каждого дня. Сальдо счета не должно быть отрицательным |
Проверка на отсутствие отрицательных остатков по счету 50 "Касса" на первый взгляд кажется абсурдной, поскольку из кассы нельзя выдать денежных средств больше, чем в ней имеется. Однако практика применения программы показывает, что такое возможно, в частности, если организация оформляет кассовые операции несвоевременно, нарушая действующий Порядок |
Соблюдение лимита остатка денег в кассе |
Проверяется превышение остатка по счету 50 "Касса" на конец каждого дня, в котором имело место движение по счету, на лимит остатка, указанного в форме обработки |
При сообщении о превышении лимита следует учитывать, что сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий ("обычные" предприятия - не свыше 3 рабочих дней; предприятия, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка)) |
Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами |
Суммы кассовых операций, в которых в качестве корреспондирующего указан счет учета расчетов, проверяются на превышение предельного размера расчетов наличными по одному договору |
С 21.07.2007 предельный размер расчетов наличными по одному договору составляет 100 000 руб. |
Соблюдение нумерации ПКО и РКО |
Не считается нарушением невыполнение требования хронологического порядка нумерации для документов, имеющих одну и ту же дату, но разное время создания |
|
Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам |
По каждой кассовой операции, в которой в качестве корреспондирующего указан счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проверяется отсутствие задолженности на дату совершения операции |
Пунктом 11 Порядка установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу |
Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому |
Поверятся отсутствие на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" внутренних оборотов с разными корреспондирующими субконто (объектами аналитического учета) |
Пунктом 11 Порядка запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому |
Выдача денег под отчет только работникам организации |
Проверяется, является лицо, которому из кассы выдаются денежные средства под отчет, работником организации, от имени которой составлен кассовый ордер |
Программа "1С:Бухгалтерия 8" позволяет в одной информационной базе вести бухгалтерский учет нескольких организаций. При этом для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используется единый справочник "Сотрудники организаций", что может стать причиной подобной ошибки, например, в ситуации, когда у работников разных организаций полностью совпадают ФИО |
При большом объеме данных ввод новых документов в информационную базу и их проведение замедляется. Для повышения оперативности работы в программе предусмотрен специальный механизм Дата актуализации учета. Механизм "включается и управляется" с помощью записей в регистре сведений Дата актуальности учета, в которых указывается организация и дата, позже которой не будет выполняться проведение документов по разделам учета, требующим сложных расчетов (учет НДС, расчеты с контрагентами, партионный учет, налоговый учет). При включенном механизме проведение документов с более поздней датой будет выполняться по упрощенной схеме (без выполнения полноценных расчетов). Дату актуальности учета следует периодически менять на более позднюю. При этом программа предложит перепровести документы, которые ранее были проведены по упрощенной схеме. Для получения корректных данных это необходимо сделать в обязательном порядке.
Если настройками программы предусмотрено использование указанного механизма, то при выполнении проверки Контроль даты актуальности учета эта дата сопоставляется с датой конца периода проверки. Для правильной работы подсистемы учета НДС дата актуальности по разделам должна быть либо не установлена, либо быть больше даты конца периода проверки.
Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный. Отклонение от методики контролирует проверка Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации.
Пунктом 3 статьи 168 НК РФ установлено, что по операциям реализации счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Контроль выполнения этой нормы является предметом проверки Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации.
Аналитический учет выручки от продаж и суммы НДС на счете 90 "Продажи" в "1С:Бухгалтерии 8" ведется в разрезе ставок налога. При выполнении проверки Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС сумма начисленного налога по дебету счета 90.03 "Налог на добавленную стоимость" сопоставляется с величиной налога по расчету (исходя из оборотов по кредиту счету 90.01.1 "Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД").
В рамках проверки Соответствие в БУ сумме прочих облагаемых НДС доходов сумме начисленного НДС выполняется аналогичное сопоставление, но применительно к счету 91 "Прочие доходы и расходы".
При выполнении следующей проверки контролируется полнота отражения сумм выручки от продаж и прочих облагаемых НДС доходов в подсистеме учета НДС. Сумма облагаемых НДС операций, отраженная на счетах 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы", должна соответствовать сумме, отраженной в регистре накопления "НДС начисленный".
Проверка наличия документа Регистрация оплаты от покупателей для НДС актуальна лишь в том случае, если в настройках параметров учета (меню Предприятие -> Настройка параметров учета) отключен аналитический учет расчетов с контрагентами по документам или если имеются проведенные документы Отчет комиссионера о продажах. В последнем случае контролируется, чтобы в каждом налоговом периоде в базе имелись проведенные документы Регистрация оплаты от покупателей для НДС.
Записи книги продаж в "1С:Бухгалтерии 8" создаются с помощью документа Формирование записей книги продаж. Одноименная проверка контролирует наличие таким образом проведенных документов в соответствующем налоговом периоде. Налогоплательщики обязаны выписывать и регистрировать в книге продаж счета-фактуры не только по операциям реализации, но и в случае получения полной или частичной предоплаты под предстоящую реализацию. Начисление налога с полученного аванса регистрируется записью по дебету счета 76.АВ "НДС с авансов и предоплат" в корреспонденции со счетом 68.02 "Налог на добавленную стоимость". При проверке выясняется:
- на все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры;
- соответствуют ли начисления по счету 76.АВ суммам в регистре "НДС с авансов";
- совпадают ли суммы НДС с полученных авансов по данным бухгалтерского учета и в книге продаж.
В случаях, перечисленных в статье 161 НК РФ, организация признается налоговым агентом по НДС. Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору в "1С:Бухгалтерии 8" фиксируется в свойствах договора (в справочнике Договоры контрагентов). При регистрации в программе задолженности по такому договору автоматически формируется бухгалтерская запись на сумму налога, подлежащую удержанию и уплате в бюджет. При этом на исчисленную сумму налога выписывается счет-фактура (с помощью документа Счет-фактура выданный), который регистрируется в книге продаж (с помощью документа Формирование записей книги продаж). Предметом проверки Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом является контроль совпадения этих сумм по данным бухучета и книги продаж.
Правильность отражения операций, связанных с ведением книги покупок
Выполнять проверки указанного раздела (рис. 4) рекомендуется по окончании каждого квартала.
Рис. 4
Проверка Контроль даты актуальности учета аналогична одноименной проверке предыдущего раздела (применительно к операциям учета "входного" НДС).
При выполнении проверки Полнота получения счетов-фактур по документам поступления контролируется, чтобы по каждому документу поступления либо в самом документе, либо с помощью документа Счет-фактура полученный в информационной базе был зарегистрирован предъявленный поставщиком счет-фактура.
Проверка наличия документов Регистрация оплаты поставщику для НДС актуальна, если настройка параметров учета не предусматривает аналитический учет расчетов с контрагентами по документам. Если в проверяемом периоде производились расчеты с поставщиками, то проверяется, имеются ли в базе проведенные документы Регистрация оплаты поставщику для НДС.
Если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или облагаемые НДС по разным ставкам, то для выполнения норм, предусмотренных пунктом 4 статьи 170 НК РФ, в настройках учетной политики устанавливаются параметры для поддержки раздельного учета.
При этом с помощью документа Распределение НДС косвенных расходов в конце каждого налогового периода производится распределение сумм "входного" НДС и формирование соответствующих записей на счетах учета. Если в налоговом периоде организация осуществляла операции реализации, то проверяется наличие проведенных документов Распределение НДС косвенных расходов, а также корректность распределения: сумма косвенных расходов, поступивших за налоговый период (приход по регистру НДС по косвенным расходам), должна быть равна сумме распределенных между видами деятельности с различным обложением НДС (расходу по регистру НДС по косвенным расходам).
В "1С:Бухгалтерии 8" реализованы два варианта учета "входного" НДС: "упрощенный" и "обычный".
Упрощенный учет рекомендуется применять, если организация не осуществляет операции реализации, облагаемые по ставке 0 %, или освобожденные от НДС, когда счета-фактуры поставщик выставляет своевременно, а сумма предъявленного к оплате НДС может быть полностью принята к вычету. Если в форме документа, которым в базе регистрируется поступление товаров (работ, услуг), не указано иное, то при этом варианте записи в книге покупок формируются непосредственно при проведении документа.
При обычном варианте записи в книгу покупок производятся с помощью документа Формирование записей книги покупок. Контроль наличия проведенных документов этого вида является предметом проверки Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость.
Суммы налога, предъявленные к оплате поставщиками и оплаченные поставщикам, в программе автоматически фиксируются в регистре НДС предъявленный, соответственно со знаком "+" и "-". Проверка Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками контролирует корректность данных этого регистра. На конец проверяемого периода в нем не должно быть отрицательных остатков.
Проверка Соответствие сумм списания НДС по приобретенным ценностям по счету 19 БУ и в подсистеме учета НДС контролирует, чтобы суммы налога, списываемые с кредита счета 19 "НДС по приобретенным ценностям", соответствовали суммам в регистрах НДС предъявленный и НДС начисленный (вид начисления "НДС восстановлен"). При выявлении расхождений в отчете сообщается об обнаруженной ошибке.
Если организация имеет право на вычет в соответствии с пунктами 3 и 4 статьи 171 НК РФ, то в рамках следующей контрольной процедуры проверяется правильность регистрации оплаты НДС в бюджет налоговым агентом. Данные документа Регистрация оплаты НДС в бюджет по суммам НДС, уплаченных налоговым агентом, не должны противоречить данным бухгалтерского учета.
В соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), подлежат вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг). При выполнении контрольной процедуры Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных производится анализ проводок и проверяется, для всех ли зачтенных авансов от покупателей в базе имеются проводки по вычету НДС, начисленного ранее с этих авансов.
Отчет "Анализ состояния бухгалтерского учета"
Следующим инструментом проверки данных является отчет Анализ состояния бухгалтерского учета (меню Операции -> Регламентные операции -> Анализ состояния бухгалтерского учета). Отчет позволяет выявить ошибки в технологии ведения бухгалтерского учета. Формировать отчет рекомендуется перед составлением бухгалтерской отчетности за соответствующий отчетный период.
Технологический анализ бухучета включает: анализ рабочего плана счетов; анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода; анализ бухгалтерских итогов; анализ бухгалтерских проводок.
Анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода
При выполнении первой операции рабочий план счетов сравнивается с "эталонным" (приведен на закладке Эталонный ПС формы Параметры анализа). Как ошибка в отчете показываются лишь те добавления (изменения), которые являются критичными.
По правилам бухучета отдельные бухгалтерские счета не должны иметь сальдо по счету в целом на конец периода. Это правило относится, в частности, к счетам 26 "Общехозяйственные расходы", 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы".
При выполнении операции Анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода проверяется сальдо на таких счетах, и, в случае его обнаружения, в отчете выводится сообщение о номере счета, остатке на счете и пояснениями сути ошибки (рис. 5).
Рис. 5
Анализ бухгалтерских итогов
При выполнении операции Анализ бухгалтерских итогов выявляются:
- ошибочные остатки на бухгалтерских счетах;
- ошибки ведения количественного учета;
- ошибки переоценки валютных средств на конец отчетного периода.
Одной из характеристик счета (субсчета) плана счетов "1С:Бухгалтерии 8" является признак счета по отношению к балансу. По этой характеристике все счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные. Например, счет 01 "Основные средства" является активным, счет 63 "Резервы по сомнительным долгам" - пассивным, а счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" - активно-пассивным.
Для активных и пассивных счетов на уровне платформы отслеживается соответствие остатков признаку счета. Считается, что на активном счете остаток должен быть по дебету, а на пассивном - по кредиту. При нарушении этого правила кредитовый остаток на активном счете в стандартных отчетах показывается как остаток по дебету, но красным, а дебетовый остаток на пассивном счете - как остаток по кредиту, но также красным. Одной из операций анализа бухгалтерских итогов является проверка выполнения этого правила. Если это имеет место, то в отчете показывается, на каких счетах остатки не соответствуют признаку счета.
Учет материально-производственных запасов в программе ведется не только в денежном, но и в натуральном выражении. Например, такой учет предусмотрен на счете 41 "Товары". Счета, на которых поддерживается количественный учет, в плане счетов "1С:Бухгалтерии 8" помечены флажком в колонке "Кол.". Предметом следующей операции этого раздела является проверка на корректность остатков на таких счетах. Считается ошибкой, если по объекту аналитического учета на таком счете имеется "суммовой" остаток, но отсутствует количественный, и наоборот: имеется остаток в натуральном выражении, но он имеет нулевую стоимость.
Для организаций, имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода. Для составления бухгалтерской отчетности стоимость указанных активов и обязательств подлежит пересчету в рубли по курсу, действующему на отчетную дату. Счета с признаком поддержки валютного учета в плане счетов "1С:Бухгалтерии 8" отмечены флажком в колонке "Вал.". Пересчет остатков на этих счетах с отнесением возникающих курсовых разниц в состав прочих доходов или расходов выполняется с помощью документа Закрытие месяца при выполнении действия Переоценка валютных средств. Исключением являются "валютные" счета, перечисленные в регистре сведений Счета, переоцениваемые в особом порядке. Пересчет стоимости производится исходя из курса рубля к соответствующей иностранной валюте из справочника Валюты. Чтобы получить корректные результаты анализа необходимо установить курс валют на конец отчетного периода. Если организация осуществляет валютные операции на регулярной основе, то в параметрах бухгалтера-пользователя, отвечающего за такие операции, рекомендуется установить признак (флажок) автозагрузки курсов в начале каждого сеанса работы с программой.
Анализ бухгалтерских проводок
Предметом анализа бухгалтерских проводок является проверка корректности бухгалтерских записей. Каждая бухгалтерская запись на балансовых счетах сверяется со списком на закладке Недопустимые проводки формы настойки параметров анализа (рис. 6).
Рис. 6
Работу механизма анализа бухгалтерских проводок можно проиллюстрировать на примере счета 04 "Нематериальные активы". Как следует из настроек, для записей по дебету этого счета некорректными считаются любые корреспонденции за исключением счетов 08 "Вложения во внеоборотные активы", 79 "Внутрихозяйственные операции" и 83 "Добавочный капитал", что полностью соответствует характеристике счета, приведенной в Инструкции по применению Плана счетов. При обнаружении недопустимой проводки в отчете выводится сообщение, приведенное в колонке "Комментарий".
Если учетной политикой организации для отдельных счетов предусмотрены дополнительные корреспондирующие счета, "расширяющие перечень исключений", их необходимо добавить в список перед выполнением анализа.
Отчет "Анализ состояния налогового учета"
Для организаций на ОСНО, применяющих ПБУ 18/02, весьма полезным является отчет Анализ состояния налогового учета (меню Отчеты -> Налоговый учет по налогу на прибыль -> Анализ состояния налогового учета). Этот отчет позволяет оценить, правильно ли организация ведет налоговый учет и учет постоянных и временных разниц в оценке расходов и доходов, активов и обязательств, а также найти источник расхождений данных бухгалтерского и налогового учета.
Анализ состояния налогового учета выполняется методом сопоставления данных бухгалтерского учета, налогового учета и разниц между ними, с группировкой данных по экономическому содержанию.
В отличие от рассмотренных выше инструментов проверки ведения учета в отчете Анализ состояния налогового учета результаты приводятся в виде графических схем - совокупности взаимосвязанных блоков, каждый из которых показывает данные о стоимости объектов учета (активов, обязательств, доходов, расходов) одинакового экономического содержания в разрезе составляющих: оценка БУ, оценка НУ, ПР (постоянная разница в оценке) и ВР (временная разница в оценке).
Если данные всех видов учета по объекту учета согласуются между собой, то выполняется правило:
БУ = НУ + ПР + ВР.
Если в результате проверки выясняется, что это правило не выполняется, соответствующий блок в графической схеме обводится красной рамкой. Для бухгалтера это сигнал о возможной ошибке в учете. Для ее выявления в отчете предусмотрена возможность навигации по графической схеме и расшифровки данных.
Блоки в схеме связаны между собой стрелками, которые обозначают причинно-следственные связи между операциями. Стрелки исходят из "блока причины" и входят в "блок следствия". Например, признание расходов на приобретение товаров (причина) приводит к увеличению стоимости товарных запасов (следствие) (рис. 7). Конечные "блоки-причины" расшифровываются отчетом, в котором отражаются те проводки, по которым были сформированы показатели "БУ", "НУ", "ПР" и "ВР". При этом по флажку Развернуть по документам записи на счетах могут быть детализированы до уровня документов, которыми они сформированы (рис. 8).
Рис. 7
Рис. 8
На первой странице отчета (открывается по кнопке Структура налоговой базы панели инструментов) представлена структура налоговой базы. Для перехода к соответствующему разделу достаточно дважды щелкнуть мышью на его графическом обозначении.
Анализ рекомендуется выполнять "от конца к началу": сначала проанализировать данные раздела "Налог", затем разделов "Доходы" и "Расходы" и т. д. по цепочке. Особое внимание следует уделить блокам, обведенным красной рамкой. Вместе с тем для отдельных объектов учета невыполнение правила БУ = НУ + ПР + ВР еще не означает, что в учете имеется ошибка. Такая ситуация характерна для учета доходов. Расхождение данных обусловлено тем, что в отличие от бухгалтерского учета для целей налогообложения прибыли выручка от реализации товаров (работ, услуг) признается в нетто-оценке, т. е. без учета НДС. Подобное расхождение не является ошибкой, о чем косвенно свидетельствует отсутствие суммы по строке "Итого" в графе "Контроль" (рис. 9).
Рис. 9
Чаще всего источником ошибок являются "ручные" операции, при вводе которых бухгалтер либо забывает отразить хозяйственную операцию в налоговом учете либо отражает ее некорректно. Для исправления подобных ошибок необходимо в отчете для конечного "блока причины" найти строку с реквизитами документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет), щелчком мыши перейти в этот документ и правильно заполнить закладку Налоговый учет, после чего вновь сформировать отчет и убедиться в том, что ошибка исправлена.
