Персонифицированная отчетность за I полугодие 2011 года в "1С:Предприятии 8"

Персотчетность за I полугодие 2011 г.: формы отчетности

Состав форм отчетности о страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц по сравнению с предыдущей отчетной кампанией остался прежним.

За I полугодие 2011 года страхователи представляют в территориальные органы по месту регистрации следующие формы:

• сведения по форме СЗВ-6-1 и сопровождающую их опись АДВ-6-3 - на застрахованных лиц, имеющих право на льготное пенсионное обеспечение, или при необходимости выделения отдельных периодов в записях о стаже застрахованного лица (отпуска без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности; отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком);
• реестры СЗВ-6-2 - на застрахованных лиц, не имеющих каких-либо "особенностей" в стаже;
• опись сведений АДВ-6-2.

Персотчетность за I полугодие 2011 г.: на что обратить внимание

При подготовке сведений следует руководствоваться новой* редакцией постановления №192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению"(с учетом изменений внесенных Правлением ПФР от 24.03.2011 № 59п, зарегистрировано в Минюсте РФ 16 мая 2011 года № 20751). В новой редакции Постановления № 192п изменились классификаторы параметров, используемых при заполнении форм персонифицированного учета. В частности, в классификаторе кодов категорий застрахованных лиц с 2011 года были упразднены категории ОЗОИ и УСЕН, и введен ряд новых категорий. В классификатор территориальных условий добавлены коды РКСМ, МКСР.

Примечание:
* Официально эта редакция вступила в силу с 07.06.2011, однако фактически применялась и при подаче сведений за 1 квартал 2011 года.

Отчетным периодом, за который представляются сведения, является I полугодие 2011 года, однако фактически в сведениях указываются суммы взносов и записи о стаже за последние три месяца отчетного периода, т.е. за период с 01.04.2011 по 30.06.2011.

В индивидуальных сведениях указываются суммы как начисленных, так и уплаченных за каждое застрахованное лицо страховых взносов, причем начисленные взносы - это взносы, начисленные ЗА  апрель, май и июнь 2011 года, а уплаченные взносы - это взносы, уплаченные В период с 01.04.2011 по 30.06.2011 (в общем случае в сумму уплаченных взносов в полугодовой отчетности войдут суммы, уплаченные в апреле за март 2011 года, и не войдут взносы, уплаченные в июле за июнь 2011 года).

Если в этом периоде производилось погашение задолженности по страховым взносам за застрахованное лицо, уволенное в первом квартале 2011 г., то уплаченные  суммы отражаются в индивидуальных сведениях за отчетный период, в котором эти суммы уплачены, то есть в индивидуальных сведениях за I полугодие 2011 года (данные о стаже для этого застрахованного лица при этом не указываются).

На застрахованных лиц, у которых в первом квартале 2011 года суммы выплат, произведенных в их пользу, превысили предельную величину базы для начисления страховых взносов (463 000 рублей), за отчетный период 1 полугодие 2011 года представляются индивидуальные сведения, содержащие только данные о страховом стаже застрахованного лица.

Персотчетность за I полугодие 2011 г.: подготовка сведений в программе

Для подготовки сведений в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» рекомендуется пользоваться обработкой Подготовка данных для ПФР - см. рис. 1.

Рис. 1

В форме обработки указывается организация (или обособленное подразделение с выделенным балансом), от имени которой формируются сведения. В реквизите Отчетный период - отчетный период, за который подаются сведения: 1 полугодие 2011 г. Переключатель Состав форм устанавливается в положение Квартальная отчетность (СЗВ). Автоматическое формирование сведений производится по кнопке «Сформировать сведения».

Сведения формируются на основании данных информационной базы. Собранные сведения группируются по категориям застрахованных лиц и автоматически разбиваются на пачки документов СЗВ-6-1 и реестры СЗВ-6-2.

Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2. В реестр по форме СЗВ-6-2 помещаются сведения о застрахованных лицах, не имеющих оснований для льготного пенсионного обеспечения и "особых" периодов стажа (отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности и т. п.). В реестре могут быть указаны несколько записей о стаже одного и того же застрахованного лица (например, в случае если работник был уволен, а затем вновь принят на работу в течение отчетного периода). Сведения о застрахованных лицах, имеющих в отчетном периоде "особые" периоды стажа и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, помещаются в пачки документов СЗВ-6-1. Сведения о "льготниках" по условиям труда выделяются в отдельную пачку.

Для автоматического заполнения реквизитов сведений, связанных с льготным пенсионным обеспечением, в программе должна быть введена следующая информация:

• если организация расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т. п.), то, для автоматического заполнения кода территориальных условий в сведениях о стаже работников этой организации, в справочнике Организации должно быть указано значение территориальных условий ПФР. Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одно или несколько обособленных структурных подразделений организации (имеются в виду подразделения, не выделенные на отдельный баланс), то значение территориальных условий ПФР должно быть указано для соответствующих элементов справочника Подразделения организаций;
• если в организации имеются рабочие места, которые отнесены к рабочим местам с тяжелыми или вредными условиями труда, работа в которых в соответствии с классификатором Пенсионного фонда дает право на льготное пенсионное обеспечение, то для автоматического заполнения кода особых условий труда в сведениях о стаже соответствующих работников, в регистре сведений Штатное расписание организаций должен быть заполнен реквизит Условия труда. Если должность этого рабочего места находится в списках профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на льготное пенсионное обеспечение (Список № 1, Список № 2, утвержденные Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10), то для нее в справочнике Должности организаций должен быть указан соответствующий Код позиции списка;
• если в организации имеются должности, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, то для них в справочнике Должности организаций должен быть заполнен реквизит Основание выслуги лет - указана позиция из соответствующего классификатора Пенсионного фонда.

Отметим, что в отдельных случаях, записи о стаже необходимо редактировать вручную (если лицо по роду работы имеет различные условия труда и невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях; если лицо имеет право на льготное пенсионное обеспечение, по которому предусматривается исчисление стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени; если лицо имеет право на досрочное назначение пенсии по основанию, для которого правилами заполнения формы СЗВ-6-1 предусмотрено обязательное указание дополнительных сведений, например, налет часов для работы в летном составе).

Заполнение сумм взносов в документах персонифицированного учета

Рассмотрим, как заполняются реквизиты начисленных и уплаченных сумм взносов.

Начисленные суммы взносов определяются по данным регистра накопления Страховые взносы исчисленные. Данные в этот регистр заносятся при проведении документа Начисление страховых взносов.

Сумма уплаченных по каждому застрахованному лицу взносов определяется расчетным путем - путем распределения общей уплаченной суммы между застрахованными лицами.

Общие уплаченные суммы взносов регистрируются в программе в разрезе месяцев начисления с помощью документов Расчеты по страховым взносам и учитываются в одноименном регистре накопления. Начиная с версии 2.5.36 программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» уплата взносов в каждый из фондов регистрируется с помощью отдельного экземпляра документа Расчеты по страховым взносам, вид уплачиваемых взносов указывается в подменю Операция (рис. 2).

Рис. 2

Для того чтобы уплаченные взносы были правильно распределены, важно при регистрации уплаты страховых взносов в документе Расчеты по страховым взносам верно указывать дату уплаты страховых взносов и месяц, за который производится уплата. Если единым платежом осуществляется перечисление взносов в ПФР за несколько месяцев начисления, то в программе это следует отразить несколькими экземплярами документов Расчеты по страховым взносам - отдельным документом для каждого месяца начисления. В помощь пользователю в версии 2.5.36 программы в форме документа Расчеты по страховым взносам  выводятся подсказки об имеющейся задолженности или переплате страховых взносов в ПФР за предшествующие месяцы (рис. 2)

Для распределения уплаченных сумм взносов между застрахованными лицами в программе, начиная с версии 2.5.36, предлагается два алгоритма.

Первый, назовем его «обычный», подразумевает распределение общей уплаченной суммы пропорционально сумме начисленных по каждому застрахованному лицу взносов. Этот алгоритм ориентируется на коэффициенты уплаты страховых взносов, рассчитываемые в целом по организации за каждый отчетный период.

Второй алгоритм - новый, который появился в версии 2.5.36 программы - позволяет выполнить распределение уплаченных сумм с учетом сведений о суммах взносов,  ранее переданных в ПФР. Этот алгоритм потребуется, в частности, в случае, если в отчетных сведениях предшествующих периодов производилась ручная корректировка сумм уплаченных взносов по застрахованным лицам. При использовании этого алгоритма суммы начисленных и уплаченных за предшествующие отчетные периоды  взносов получаются не из учетных регистров программы, а из сведений персонифицированного учета - документов Опись сведений АДВ-6-2  и  Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6).

По умолчанию распределение уплаченных взносов производится по обычному алгоритму.

Если распределение уплаченных взносов необходимо выполнить с  учетом ранее переданных в ПФР сведений (по «новому» алгоритму), то в форме обработки Подготовка данных для ПФР необходимо указать все комплекты сведений предыдущих отчетных периодов, т.е. документы Опись сведений АДВ-6-2, данные из которых следует учитывать при распределении. Для ввода списка этих документов предназначена команда «Добавить → Принятые в ПФР комплекты прошлых периодов», вызываемая из командной панели списка Документы, пачки документов АДВ-6-2 (рис. 3). Принятые ПФР комплекты сведений за предшествующие периоды разрешается указывать, начиная с любого предыдущего отчетного периода (например, с документа 2 полугодия 2010 г.), далее потребуется указать комплекты за все последующие прошлые периоды, пропуски периодов при этом не допускаются. Под «принятым ПФР комплектом сведений» за предшествующий период понимается  проведенный документ Опись сведений АДВ-6-2 этого периода, который содержит полный набор исходных сведений по организации, и принят УПФР последним.

Рис. 3

После указания всех необходимых документов Опись сведений АДВ-6-2 прошлых периодов обработка Подготовка данных для ПФР автоматически переключается на новый алгоритм  распределения уплаченных взносов (т.е. распределение с учетом ранее переданных в ПФР сведений). Для выполнения распределения сумм уплаченных взносов по этому алгоритму следует воспользоваться кнопкой «Перераспределить взносы во всех пачках».

Распределение уплаченных взносов при таком алгоритме работы в отличие от обычного алгоритма выполняется не по отчетным периодам (2 квартал 2011 года, 1 квартал 2011 года и т. д.), а нарастающим итогом за каждый год (2011 год, а если в текущем периоде была уплата за 2010 год, то и за 2010 год). В результате распределения рассчитываются суммы уплаченных страховых взносов по каждому физическому лицу в целом за год, от которых потом отнимаются суммы уплаты за этот же год, ранее переданные в ПФР. Таким образом получаются суммы уплаты по застрахованным лицам для текущего отчетного периода.

В случае необходимости вернуться к обычному алгоритму распределения уплаченных взносов следует в обработке Подготовка данных для ПФР удалить из списка Документы, пачки документов АДВ-6-2 все документы прошлых отчетных периодов. В этом случае (если в списке нет ни одного документа прошлых периодов) распределение уплаченных взносов выполняется по обычному алгоритму. Информация об используемом алгоритме распределения выводится в форме обработки Подготовка данных для ПФР (рис. 3)

При использовании как первого, так и второго алгоритма, в обработке Подготовка данных для ПФР имеется возможность получения комментария распределения уплаченных взносов. При необходимости можно выполнить перераспределение  взносов по конкретной пачке документов СЗВ-6 с комментарием (кнопка «Перераспределить с комментарием»). При этом будет также выполнен перерасчет взносов по всем застрахованным лицам из этой пачки документов по используемому алгоритму распределения. Если необходимо получить только комментарий расчета взносов по какому-либо застрахованному лицу без пересчета суммы взносов - следует воспользоваться кнопкой «Комментировать», расположенной на панели инструментов списка Состав пачки.

По подготовленным сведениям из формы обработки Подготовка данных для ПФР можно получить все необходимые печатные формы и файлы для передачи сведений в ПФР в электронном виде. Напомним, что с 2011 года организации, численность сотрудников которых превышает 50 человек (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) обязаны представлять сведения персонифицированного учета в электронном виде с электронно-цифровой подписью (п. 58 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).