Трудовые споры: в какие сроки работодатели должны выдавать сотрудникам документы, связанные с работой

Трудовые споры: в какие сроки работодатели должны выдавать документы, связанные с работой сотрудников

На повестке дня: определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 22.08.2024 №88-6778/2024.

Предыстория: уволенный из организации сотрудник обратился к бывшему работодателю с просьбой  в течение 3 дней выдать ему документы, связанные с его работой (авансовые отчеты, перевозочные документы по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно и расчетные листки за время работы в организации). Работодатель заявил, что за 3 дня он не сможет подготовить и передать запрошенные документы, поскольку они находятся в архиве и для их сбора требуется как минимум два месяца. Посчитав действия работодателя незаконными, бывший сотрудник обратился в суд с иском, в котором потребовал обязать работодателя выдать запрошенные документы в 3-дневный срок и взыскать с него компенсацию морального вреда в размере 1 000 рублей.

Задействованные нормы: ст.ст.21 и 62 ТК РФ.

За что спорили: предоставление архивных документов, связанных с работой.

Выступая в суде против заявленных исковых требований, представитель организации-работодателя указывал на то, что ТК РФ не регламентирует точных сроков представления сотрудникам архивных документов, связанных с их работой. Поэтому работодатели могут руководствоваться сроками, установленными Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В соответствии со статьей 12 данного закона организациям отводится 30 дней для рассмотрения письменных обращений работников. Причем указанный срок может быть продлен еще на 30 дней с учетом характера поступившего обращения. Поскольку работник требовал большой объем архивной документации, то, по мнению работодателя, их разрешалось представить в течение 60 дней со дня получения от работника письменного заявления.

Рассмотрев материалы дела, суд кассационной инстанции отклонил доводы работодателя и встал на сторону работника. 

Суд отметил, что каждый работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда (ч.1 ст.21 ТК РФ). По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать работнику следующие документы, связанные с работой (ч.1 ст.62 ТК РФ):

• трудовую книжку и выписки из трудовой книжки;
• копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
• справки о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
• справку о периоде работы у данного работодателя;
• другие документы, связанные с работой.

Перечень документов, которые работодатель, в том числе и бывший, обязан выдавать по требованию работника, не ограничен. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Причем выдавать документы, связанные с работой, работодатели обязаны в течение 3 дней с момента получения от работника соответствующего заявления. Передача документов, связанных с работой, в архив не освобождает работодателя от соблюдения 3-дневного срока на предоставление таких документов.

Ссылка работодателя на нормы Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ несостоятельна, поскольку данным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. Данный закон не регулирует трудовые отношения. Поэтому во всех случаях работодатели должны предоставлять запрошенные сотрудниками документы в течение 3 дней с момента получения письменного заявления сотрудника.

В связи с этим суд признал действия работодателя незаконными, обязал предоставить запрошенные сотрудником документы в указанный в заявлении срок (3 дня) и взыскал в пользу истца компенсацию морального вреда.

В материале использованы фото: Billion Photos / Shutterstock / Fotodom.