Электронные счета-фактуры снимают организационные проблемы применения вычета НДС с аванса

Электронные счета-фактуры снимают организационные проблемы применения вычета НДС с аванса

Особенности применения авансовых счетов-фактур

Налоговое законодательство Российской Федерации обязывает продавца исчислить с полученных сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав НДС и предъявить его покупателю, выставив не позднее пяти календарных дней счет-фактуру (п. 1, п. 3 ст. 168 НК РФ). Полученный от продавца авансовый счет-фактура вместе с платежными документами, подтверждающими фактическое перечисление сумм предоплаты, служит у покупателя основанием для налогового вычета при наличии договора, предусматривающего перечисление указанных сумм (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).

Позитивная норма, появившаяся в НК РФ с 1 января 2009 года, предоставляющая покупателям дополнительную возможность уменьшения налоговых обязательств перед бюджетом в части расчетов по НДС, к сожалению, до сих пор не находит широкого применения.

Причин тому несколько.

Прежде всего, возможность предъявления к вычету авансового НДС требует, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России, выполнения целого ряда условий:

• перечисления предоплаты исключительно денежными средствами и в безналичном порядке (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39);
• наличия в самом тексте договора условия о перечислении аванса, не допуская возможности указания на необходимость внесения предоплаты в счетах или иных документах (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39);
• правильного и точного заполнения наименования приобретаемых товаров (работ, услуг), имущественных прав (или их обобщенного наименования, если окончательный перечень формируется по заявке или спецификации уже после перечисления предоплаты) (пп. «а» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137), письма Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-09/22, от 09.04.2009 № 03-07-11/103, от 25.02.2009 № 03-07-14/26).

Ограничение в распространении нормы обусловлено, в значительной степени, и субъективной составляющей.

Во-первых, в случае, когда перечисление предоплаты и поступление приобретаемых товаров (работ, услуг), имущественных прав происходят в одном налоговом периоде, применение механизма вычета НДС с перечисленной суммы предоплаты не дает никакого экономического эффекта. Оно лишь обязывает покупателя дополнительно производить регистрацию авансового счета-фактуры сначала в книге покупок (для заявления налогового вычета), а потом в книге продаж (для восстановления).

Во-вторых, даже если предоплата и приобретение приходятся на различные налоговые периоды, многие покупатели отказываются от вычета НДС с сумм предоплаты, избавляя себя от дополнительной работы и возможности совершения ошибок при восстановлении сумм НДС, особенно, если предоплата осуществляется несколькими платежами.

Есть еще и третье весомое препятствие. И связано оно уже не с желанием или нежеланием покупателей заявлять налоговый вычет, а с возможностью продавцов обеспечить своих покупателей авансовыми счетами-фактурами.

Если отгрузочный счет-фактура может следовать вместе с товарами и первичными учетными документами, то для доставки авансового счета-фактуры необходимо привлекать дополнительный ресурс: пользоваться услугами почтовой связи, курьерской службы и т. п. А это приводит к дополнительным трудозатратам, и, самое главное, к дополнительным расходам.

Кроме того, такие способы доставки обычно приводят к увеличению сроков получения авансовых счетов-фактур покупателями.

Поэтому, как правило, даже в нарушение норм НК РФ, продавцы выставляют авансовые счета-фактуры только наиболее требовательным покупателям, которые четко обозначили свое намерение «дождаться» такого счета-фактуры и заявить налоговый вычет с перечисленных сумм предоплаты.

В сложившейся ситуации одним из наиболее действенных способов решения проблемы экономичного и своевременного обеспечения покупателей авансовыми счетами-фактурами и, следовательно, повышения активности применения механизма заявления налоговых вычетов с сумм перечисленной предоплаты, является переход к выставлению авансовых счетов-фактур в электронной форме*.

Примечание:
* Подробную информацию о правовом регулировании обмена электронными документами, а также об обмене электронными счетами-фактурами, первичными документами и пр. можно получить в Справочнике «Обмен электронными документами» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет» на ИТС http://its.1c.ru/db/eldocs#content:1:1

Обмен электронными счетами-фактурами (далее - ЭСФ):

• обеспечивает практически моментальную доставку таких счетов-фактур покупателю;
• существенно экономит затраты продавца на выставление счетов-фактур.

Обмен счетами-фактурами на аванс в электронной форме

Авансовые счета-фактуры имеют ту же форму, что и счета-фактуры, выставляемые при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав (см. Приложение № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Поэтому для них также применяется формат, утв. приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».

Как и счета-фактуры в электронной форме, выставляемые при отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав, электронные счета-фактуры на аванс подписываются:

• одной подписью - руководителя организации (или иных уполномоченных на их подписание лиц) или индивидуального предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137);
• только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом счета-фактуры, составленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП), до 1 июля 2013 года будут также юридически значимыми (Федеральный закон от 10.07.2012 № 108-ФЗ, Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ).

Обмен электронным счетами-фактурами на аванс осуществляется также в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н (далее - Порядок обмена).

Рассмотрим подробнее, как осуществляется обмен авансовыми счетами-фактурами в электронной форме в программе «1С:Бухгалтерия 8»*.

Примечание:
*  О том, как пользователям начать обмениваться электронными документами, а также настроить и запустить электронный документооборот в «1С:Предприятии 8», читайте в Справочнике «Обмен электронными документами» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет» на ИТС http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Действия продавца

Формирование электронного счета-фактуры на аванс происходит в программе «1С:Бухгалтерия 8» автоматически.

Для этого достаточно в открытом документе учетной системы Счет-фактура выданный с видом счета-фактуры На аванс (меню Продажа -> Ведение книги продаж -> Счет-фактура выданный) выполнить команду ЭД -> Сформировать, подписать и отправить (рис. 1).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то сформированный в «1С:Бухгалтерии 8» электронный счет-фактура будет незамедлительно подписан. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право. Подписание сформированных электронных документов таким лицом может производиться из формы учетной системы Документы на подпись по сертификату, открываемой по команде Сервис -> Обмен электронными документами -> Документы на подпись основного меню программы.

Непосредственная отправка сформированного и подписанного счета-фактуры на аванс, как и всех электронных документов, происходит несколькими способами в зависимости от того, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» настроен электронный обмен (меню Операции -> Константы -> Настройка программы -> Электронные документы).

Если при настройке отсутствует флаг в поле Использовать отложенную отправку, то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору электронного документооборота (далее - оператор ЭДО).

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• при выполнении соответствующей команды (Сервис -> Обмен электронными документами -> Отправить и получить электронные документы основного меню программы);
• автоматически согласно расписанию, если пользователем установлен флаг Автоматически отправлять электронные документы и выполнена соответствующая настройка расписания отправки (меню Операции -> Константы -> Настройка программы -> Электронные документы).

Всю информацию о состоянии электронного счета-фактуры, а также о действиях, которые необходимо выполнить самому продавцу и другим участникам обмена (оператору ЭДО, покупателю), можно увидеть:

• в строке Состояние ЭД документа Счет-фактура выданный (см. рис. 1);
• в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 2), открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭД -> Список электронных документов.

Рис. 1

Рис. 2

Согласно Порядку обмена после отправки электронного счета-фактуры на аванс продавец должен получить:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры (пп «в» п. 2.5 Порядка обмена);
• от покупателя - извещение о получении им счета-фактуры (пп. «г» п. 2.9 Порядка обмена).

Эти документы поступают продавцу во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО, который происходит:

• при выполнении соответствующей команды (Сервис -> Обмен электронными документами -> Отправить и получить электронные документы основного меню программы);
• автоматически, если проставлен флаг в поле Автоматически получать электронные документы и произведена соответствующая настройка расписания получения (меню Операции -> Константы -> Настройка программы -> Электронные документы).

Важно помнить, что дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, и будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме, при условии поступления в дальнейшем извещения покупателя о получении электронного счета-фактуры (п. 1.10 Порядка обмена, пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. Постановлением № 1137).

После получения подтверждения оператора ЭДО продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора электронного документооборота.

Формирование извещения происходит в «1С:Бухгалтерии 8» автоматически.

А порядок его подписания и отправки зависит от наличия сертификата у пользователя и настроек обмена в программе, т. е. аналогичен процедуре подписания и отправки самого электронного счета-фактуры на аванс.

Как уже было отмечено, для признания электронного счета-фактуры на аванс выставленным и для его регистрации в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур необходимо наличие извещения покупателя о получении этого счета-фактуры.

До получения извещения от покупателя в документе учетной системы Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг в поле Выставлен. При этом в строке Состояние ЭД документа Счет-фактура выданный и в форме Электронные документы (Таблице состояния) будет содержаться информация об ожидании действия со стороны других участников обмена.

Таким образом, сформированный и отправленный покупателю электронный счет-фактура на аванс до момента получения извещения от покупателя о его получении:

• будет зарегистрирован в книге продаж периода поступления аванса после проведения документа Счет-фактура выданный с видом счета-фактуры На аванс;
• не будет зарегистрирован в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 6 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. Постановлением № 1137).

После поступления от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры обмен электронным счетом-фактурой на аванс у продавца будет завершен.

В документе Счет-фактура выданный в поле Состояние ЭД появится статус Обмен завершен, а в поле Выставлен - флаг и дата выставления.

Теперь уже признанный выставленным электронный счет-фактура на аванс будет автоматически зарегистрирован в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Действия покупателя

Электронные документы покупатель, как и продавец, получает во время сеансов связи с оператором ЭДО.

Полученный электронный счет-фактура помещается в Архив электронных документов, открываемый по команде Сервис -> Обмен электронными документами -> Архив электронных документов основного меню программы (рис. 3). Также поступивший ЭСФ отражается в журнале документов Счета-фактуры полученные (Покупка -> Ведение книги покупок -> Счет-фактура полученный).

Рис. 3

Из архива поступивших документов можно, дважды щелкнув по активной строке, открыть для просмотра поступивший электронный счет-фактуру на аванс (рис. 4).

Рис. 4

Из режима просмотра счета-фактуры по ссылке Отражен в учете можно перейти непосредственно в созданный новый непроведенный документ учетной системы Счет-фактура полученный.

В новом документе Счет-фактура полученный будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле Контрагент);
• о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Вх. номер и от);
• о стоимости товаров и сумме предъявленного НДС.

Для проведения документа необходимо:

• указать в поле Вид счета-фактуры -> На аванс (изначально в новом непроведенном документе по умолчанию проставляется вид На поступление);
• заполнить поле Основание.

При желании заявить к вычету сумму предъявленного налога на основании полученного счета-фактуры на аванс нужно установить флаг в поле Отразить вычет НДС (рис. 5).

Рис. 5

Информацию о состоянии полученного электронного документа покупатель видит в поле Состояние ЭД документа Счет-фактура полученный. А подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена можно увидеть в форме Электронные документы (Таблица состояния), которую можно открыть:

• по гиперссылке Состояние ЭД из документа Счет-фактура полученный;
• или по команде формы документа ЭД -> Список электронных документов.

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру на аванс, но и подтверждение оператора ЭДО о дате отправки в адрес покупателя файла счета-фактуры (пп. «в» п. 2.6 Порядка обмена). Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (при наличии сформированного и отправленного покупателем извещения продавцу о получении счета-фактуры) (п. 1.11 Порядка обмена, пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. Постановлением № 1137).

Согласно Порядку обмена покупатель должен сформировать, подписать и отправить ряд извещений:

• после получения входящего электронного счета-фактуры на аванс - извещение о получении счета-фактуры продавцу (пп. «б» п. 2.9 Порядка обмена);
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке покупателю счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена);
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование всех трех извещений происходит в программе «1С:Бухгалтерия 8» автоматически. А порядок их  подписания и отправки зависит от наличия сертификата у пользователя и настроек обмена (аналогично подробно описанным выше настройкам у продавца).

После отправки продавцу извещения о получении счета-фактуры поступивший электронный счет-фактура на аванс признается полученным и будет зарегистрирован:

• в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137);
• в книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением № 1137), если проставлен флаг Отразить вычет НДС документа Счет-фактура полученный.

Если претензий к показателям авансового счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

При этом никакие электронные служебные документы в адрес оператора электронного документооборота и продавца не формируются.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

• выполнив команду Утвердить из формы Электронные документы (Таблицы состояния);
• по кнопке Утвердить электронный документ или с помощью команды Все действия -> Утвердить электронный документ, открыв для просмотра содержимое электронного счета-фактуры из формы Электронные документы (Таблицы состояния).

На этом обмен электронным счетом-фактурой на аванс у покупателя завершается (рис. 6).

Рис. 6

Если полученный счет-фактура на аванс содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может отклонить документ. Для этого необходимо:

• вызвать команду Все действия -> Отклонить электронный документ, открыв для просмотра содержимое электронного счета-фактуры на аванс из формы Электронные документы (Таблицы состояния);
• в поле Причина отклонения указать причину отклонения. При этом информация, заполненная в этом поле, будет сохранена в электронном документе.

При выполнении команды Отклонить электронный документ автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры на аванс в соответствии с пунктом 1.12 Правил обмена. Данное уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу. На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру на аванс. Обмен по отклоненному счету-фактуре на аванс будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

При желании стороны обмена (продавец и покупатель) могут просмотреть, напечатать и сохранить авансовый ЭСФ и служебные документы (подтверждение, извещение).

Просмотреть электронный счет-фактуру на аванс в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно:

• с помощью команды формы документа учетной системы ЭД - Открыть актуальный электронный документ;
• открыв документ из формы Электронные документы (Таблицы состояния).

В форме просмотра печатного бланка счета-фактуры на аванс  также содержатся:

• установленные для этого электронного документа электронные подписи (ЭЦП) и их статусы;
• пройденные и планируемые статусы электронного документа.

С помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть связанный с электронным счетом-фактурой на аванс документ информационной базы программы.

С помощью команды Все действия -> Сохранить электронный документ на диск можно сохранить электронный документ на диске.

С помощью команды Все действия -> Печать документа с электронными подписями можно выполнить печать документа с электронными подписями.

От редакции. В целях методической поддержки организаций, которые уже работают с электронным обменом документами в «1С:Предприятии 8», а также компаний, которые только готовятся к переходу на юридически значимый документооборот, фирма «1С» проводит семинары в 1С:Лектории по вопросам организации обмена электронными счетами-фактурами и другими документами в «1С:Предприятии 8».В таблице приведен перечень мероприятий, которые уже состоялись в 1С:Лектории:

С видеозаписями этих и других мероприятий 1С:Лектория пользователи ИТС ПРОФ могут ознакомиться на сайте its.1c.ru на странице 1С:Лектория http://its.1c.ru/ lector/. График ближайших мероприятий также опубликован на its.1c.ru/lector