Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

Создаем оперативный штаб

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удаленной работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

• Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
• Определить регламент работы и планерок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видеоконференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и ее продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

• План А: часть сотрудников работает удаленно, часть - в офисе.
• План Б: перевод всей компании на удаленку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

• Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
• Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
• Продажи, возможно, упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
• Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
• Как помочь своим клиентам перейти на удаленную работу?
• Как организовать коммуникации с клиентами через онлайн?

Бизнес-процессы, удаленная работа с сотрудниками:

• Как перевести сотрудников на удаленку?
• Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
• Что делать с теми, кто не сможет работать удаленно, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Финансы:

• Как оптимизировать затраты?
• Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
• Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчетов, срочно разработать (и такие же отчеты можно рекомендовать клиентам).
• Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
• Как не допускать просроченной дебиторки?
• Переводим компанию на удаленку.

4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удаленную работу, и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

5. Если к текущему моменту возможность удаленной работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно, у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

6. Если возможности удаленной работы нет, ее требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто еще не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удаленный доступ:

• Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
• Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удаленного доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);
• Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
• Подключите какие-либо средства удаленного доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
• Выгрузите документы в облака.
• Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчетности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удаленных компьютеров они будут нормально работать.

8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

• Номера мобильных телефонов;
• Фактические адреса;
• Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удаленке не удается связаться.

9. Важно учесть юридические особенности оформления удаленной работы. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома, и возможны перебои/замедление скорости интернета.

11. Пропишите следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
• Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
• Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
• Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие - запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные,и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет).
• Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

12. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удаленной командой

13. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

• Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
• Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
• Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
• Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
• Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.

14. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

• Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
• Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
• Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
• У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
• Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
• Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).