Новый порядок обмена электронными счетами-фактурами с 1 октября 2025 года

Изменения в правилах обмена счетами-фактурами

Минфин разработал новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Он вступит в силу уже с 1 октября 2025 года и станет обязательным для применения всеми участниками ЭДО, включая организации и ИП. Новые правила сократят количество документов, которыми обмениваются участники ЭДО, и упростят саму процедуру такого обмена.

В настоящее время покупатели при получении от продавцов электронных счетов-фактур должны формировать специальные извещения о получении (ИоП). Эти извещения необходимо подписывать электронной подписью и передавать своему оператору ЭДО. Получив от покупателя извещение, оператор ЭДО фиксирует дату получения извещения и не позднее следующего рабочего дня передает данное извещение оператору ЭДО продавца (п.20 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 №14н). Оператор ЭДО продавца также фиксирует дату и время поступления извещения и не позднее следующего рабочего дня передает его продавцу (п.21 Порядка).

Если в выставленном счете-фактуре покупатель обнаруживает ошибку, он должен направить продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (УоУ). Данное уведомление также требует подтверждения даты и времени получения и подписания электронной подписью. Процесс передачи уведомлений аналогичен процессу передачи извещений и требует точно столько же времени (п.18 Порядка). Таким образом, процедура направления извещений и уведомлений по факту выставления электронных счетов-фактур может занимать несколько дней, а с учетом выходных и праздничных нерабочих дней – неделю и более.

С 1 октября 2025 года по новым правилам вместо указанных документов (извещений и уведомлений) компании в рамках ЭДО станут применять универсальные сообщения. Данные сообщения не потребуют подтверждения даты отправки и даты получения, а также обязательного использования электронной подписи.

Универсальные сообщения компании смогут передавать мгновенно после получения счетов-фактур непосредственно через операторов ЭДО своих контрагентов. Это сократит трудозатраты на обмен электронными документами и значительно ускорит данный процесс. 

Универсальные сообщения в сфере ЭДО

Универсальные сообщения представляют собой электронные документы, которые в максимально краткой и лаконичной форме информируют контрагентов о факте получения счета-фактуры, необходимости ее уточнения, исправления допущенных ошибок или представления дополнительных сведений к полученному счету-фактуре (п.21 проекта приказа Минфина).

Универсальные сообщения участники сделок станут формировать в электронной форме и передавать своим контрагентам по ТКС. Такие сообщения не нужно  подписывать электронной подписью и подтверждать их дату и время отправления и получения. Причем сообщения можно будет направлять сразу через оператора ЭДО, через которого работает контрагент.

При необходимости универсальное сообщение сможет сформировать каждая сторона совершенной сделки. Сообщение можно будет формировать, начиная с момента отправки счета-фактуры или иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре в электронной форме. Количество формируемых и направляемых универсальных сообщений не ограничено.

Минфин уже разработал классификатор кодов причин направления универсальных сообщений. Так, сообщения контрагентам можно будет направлять со следующими кодами:

• 1999 – извещение о получении документа (ИоП);
• 2999 – уведомление о необходимости уточнения документа (УоУ);
• 3999 – отказ в подписи полученного документа;
• 4002 – необходимость предоставления дополнительной информации к отправленному электронному документу.

Позднее число и разновидность кодов причин направления универсальных сообщений будут увеличены. Более того, участники ЭДО смогут в перспективе назначать и присваивать сообщениям свои собственные коды по договоренности с контрагентами.

Возможность обмена универсальными сообщениями распространят на электронные счета-фактуры, универсальные передаточные документы – УПД (заменяют счета-фактуры и первичные документы), корректировочные счета-фактуры, а также неформализованные электронные документы, применяемые участниками сделок, для которых нет специального утвержденного формата. В перспективе участники ЭДО перейдут на повсеместное применение универсальных сообщений вместо текстовых документов, пересылаемых по ТКС, электронной почте и мессенджерам.

Рекомендации по переходу на новый порядок обмена электронными документами

Новые правила обмена счетами-фактурами и прочими электронными документами станут обязательны к применению с 1 октября 2025 года. При этом ФНС  рекомендовала разработчикам, операторам ЭДО и налогоплательщикам начать подготовку к переходу на новые правила обмена электронными документами заблаговременно, не дожидаясь 1 октября. 

К 1 октября 2025 года разработчики и операторы ЭДО должны уже завершить и реализовать в своем ПО возможность обмена электронными документами по новым правилам, в том числе в роуминге. В свою очередь, организации и ИП должны обеспечить возможность своевременного обновления применяемого ПО для целей перехода на новый порядок обмена электронными документами и ознакомить своих работников с новыми правилами ЭДО.

Кроме того, компании должны к 1 октября договориться со своими контрагентами о порядке обмена электронными сообщениями. Для этих целей они могут заключить между собой соглашение, указав в нем должностных лиц, которые смогут передавать универсальные сообщения, а также закрепить в своих актах дополнительные правила к кодам причин направления универсальных сообщений.

В материале использованы фото: David Gyung / Shutterstock / Fotodom.