Персонифицированные сведения о работниках в 2024 году: кто, когда и как сдает

Кто обязан сдавать «Персонифицированные сведения о физических лицах»

«Персонифицированные сведения о физических лицах» – регулярная отчетность, сдавать которую работодатели должны каждый месяц. Обязанность по представлению в налоговую инспекцию данной отчетности распространяется на организации и ИП, которые заключили со своими сотрудниками (п. 7 ст. 431 НК РФ):

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности и издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

Все перечисленные работодатели и заказчики работ (услуг), в том числе и иностранные компании, работающие на территории РФ, обязаны представить в налоговую инспекцию персонифицированные сведения о физлицах даже в том случае, если в каком-либо месяце в пользу сотрудников не было произведено никаких денежных начислений и выплат.  Наряду с организациями и ИП персонифицированную отчетность в ИФНС обязаны представлять главы крестьянских (фермерских) хозяйств, нотариусы и адвокаты, у которых есть наемные сотрудники. 

Не сдавать в ИФНС персонифицированные сведения о работниках могут только организации и ИП, применяющие АУСН. Но если компания перешла на применение АУСН, скажем, только с 1 января 2024 года либо же утратила право на АУСН в конце 2023 года, персонифицированные сведения о работниках за декабрь 2023 года нужно представить на общих основаниях (письмо ФНС от 24.07.23 № АБ-4-20/9403@).

Также ФНС в письме от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@ объяснила, что перссведения можно не подавать за те месяцы, на которые приходится сдача Расчета по страховым взносам с заполненным Разделом 3. Это объясняется тем, что данные персонифицированного отчета и Раздела 3 РСВ полностью идентичны, поэтому работодатели могут не дублировать информацию. 

Но данная позиция налогового ведомства не оформлена в качестве законодательной нормы, а действующие положения НК РФ не освобождают работодателей от представления персонифицированных сведений за месяц сдачи РСВ. Поэтому, чтобы избежать возможных споров с налоговиками и дачи пояснений по факту непредставления отчетности, персонифицированные сведения о работниках все же следует подавать ежемесячно, несмотря на представление РСВ с заполненным Разделом 3 за тот же период.

Как заполнять «Персонифицированные сведения о физических лицах» 

«Персонифицированные сведения о физических лицах» заполняются по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Форма включает в свой состав титульный лист, а также раздел «Персональные данные», в котором помимо личных сведений работников отражается информация о полученных ими выплатах и вознаграждениях. Каждому показателю в отчете соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест.

В каждом поле указывается только один показатель, за исключением показателей, значением которых являются дата или десятичная дробь. В случае отсутствия какого-либо показателя количественные и суммовые показатели заполняют значением «0», а в остальных случаях во всех знакоместах соответствующего поля проставляют прочерк. Исправление допущенных в отчете ошибок не допускается.

Титульный лист отчета служит для указания информации о самом работодателе (его наименование, ИНН, КПП, контактные данные) и периоде, за который сдается отчет (если отчет сдается за декабрь 2023 года, в нем нужно проставить код «12»). В поле «Календарный год» следует указать 2024 год (2023 год – если отчет представляется за декабрь 2023 года). В поле «Номер корректировки» для первичного отчета нужно проставить значение «0».

В разделе «Персональные данные» указывают ФИО работника (строки 040–060), его ИНН (строка 020) и СНИЛС (строка 030). Строку 010 заполняют только при аннулировании ранее представленных данных, отраженных по строкам 020–060.  В строке 070 указывают сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу сотрудника за отчетный месяц. Если за указанный период сотруднику никаких выплат не начисляли, в строке 070 следует поставить прочерк. При аннулировании ранее представленных сведений в строке 010 нужно указать признак аннулирования «1», а по строке 070 проставить прочерк.

В отчет необходимо включить всех сотрудников, работавших в компании в отчетном месяце на основании трудовых договоров и договоров ГПХ. Если тот или иной сотрудник к моменту сдачи отчетности уже был уволен из компании, его также включают в отчет.

Как и в какие сроки сдавать персонифицированные сведения 

Организации должны сдавать персонифицированные сведения о работниках в налоговую инспекцию по месту своего нахождения (постановки на налоговый учет), а ИП – по месту жительства. Если у организации есть обособленные подразделения, персонифицированные сведения нужно также сдать по месту нахождения всех обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу своих сотрудников.

Персонифицированные сведения можно представить в налоговую инспекцию одним из следующих способов: на бумажном носителе лично либо через представителя; на бумажном носителе по почте; в электронной форме через ТКС. Форма представления сведений зависит от количества сотрудников, в отношении которых компания сдает персонифицированные сведения. Если в компании работает более 10 человек (как по трудовым договорам, так и по договорам ГПХ), персонифицированные сведения представляются в электронной форме. Все прочие работодатели могут представить персонифицированные сведения за декабрь 2023 года как в форме электронного документа, так и на распечатанном бланке (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Крайний срок представления персонифицированных сведений – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим месяцем. Соответственно, первую в 2024 году отчетность (сведения за декабрь 2023 года) работодатели обязаны направить в налоговую инспекцию до 25 января 2024 года включительно. Данный срок не переносится, поскольку дата отчета выпадает на обычный будний день (четверг).

Сроки сдачи «Персонифицированных сведений о физических лицах» в 2024 году

Пропуск указанных сроков повлечет привлечение работодателя к налоговой ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ. Штраф по этой норме в настоящее время составляет 200 рублей. Кроме того, должностные лица работодателя, ответственные за представление персонифицированной отчетности, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Персонифицированные сведения о физических лицах в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Подготовить форму Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью сервиса 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Создать – Налоговая отчетность), рис. 1.

Рис. 1. Форма «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Отчетный период устанавливается автоматически. При необходимости его можно изменить вручную. Срок сдачи отчета также указывается автоматически, исходя из периода сдачи отчета (рис. 1).

Обратите внимание, для корректного заполнения формы в программе 1С нужно проверить личные данные физических лиц (ИНН, СНИЛС и ФИО), а также провести документы-начисления и выплаты за отчетный период.

Заполнение отчета происходит автоматически по кнопке Заполнить (рис. 2) по всем застрахованным лицам, с которыми заключены трудовые договоры, а также договоры ГПХ и авторского заказа. Также отображаются сведения по мобилизованным и находящимся в отпуске работникам, совместителям и директору (единственному учредителю).

Рис. 2. Заполнение формы «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

По кнопке Реестр формируется Реестр сведений о сумме выплат и вознаграждений за отчетный период (рис. 2).

Строку 070 – Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений сотрудника можно Расшифровать.

Также регламентированный отчет можно проверить перед отправкой или выгрузкой.

Если после представления первичного отчета в программе 1С была исправлена ошибка в расчете или в личных данных физлица либо были представлены сведения за сотрудника, который не числится в организации и не получает вознаграждения, необходимо подготовить и передать в ИФНС уточненные сведения до представления Расчета по страховым взносам.

Для этого нужно создать новый отчет за период и указать на Титульном листе значение Номера корректировки уточненных сведений – «1» (рис. 3).

Рис. 3. Номер корректировки в форме «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение корректирующей формы происходит автоматически по кнопке Заполнить (рис. 3).