Персонифицированные сведения в ИФНС в 2023 году в вопросах и ответах

Правда ли, что работодатели освобождены от представления персонифицированных сведений в ИФНС за третий месяц каждого квартала?

Как такового освобождения от представления сведений за указанные периоды не было. Однако ФНС в письме от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@ разрешила не представлять данные сведения по причине того, что они в полном объеме уже содержатся в разделе 3 формы Расчета по страховым взносам, представляемом работодателями ежеквартально. Поэтому работодателям можно представлять персонифицированные сведения только за первый и второй месяцы квартала. Третий месяц отдельного представления сведений не требует, так как аналогичные данные уже представлены в рамках РСВ. Данная позиция налогового ведомства уже согласована с Минфином и направлена для применения в нижестоящие налоговые органы.

Должны ли мы представлять сведения на директора компании, который работает по трудовому договору, но не получает зарплату?

Да, должны. Персонифицированные сведения в ИФНС необходимо представлять на каждого работающего в компании сотрудника, являющегося застрахованным лицом в сфере обязательного страхования. Лица, работающие по трудовому договору, в любом случае относятся к застрахованным лицам по обязательному пенсионному страхованию, по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному медицинскому страхованию. Нормами НК РФ не предусмотрено освобождение работодателей от представления персонифицированных сведений о физических лицах, в том числе и руководителях компаний, в случаях, когда они не получают заработную плату. Поэтому вы обязаны представить персонифицированные сведения о руководителе с прочерками по строке 070 (письмо Минфина от 24.03.2023 №03-15-07/26016).

В прошлом месяце мы приобрели у нашего штатного работника автомобиль. Нужно ли отражать в отчете денежную сумму, выплаченную работнику по договору купли-продажи автомобиля?

Нет, не нужно. В отчете о персонифицированных сведениях отражают только выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу сотрудников в рамках трудовых и гражданско-правовых договоров на выполнение работ или оказание услуг, являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, не являются объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). Поэтому денежную сумму, выплаченную работнику по договору купли-продажи автомобиля, в персонифицированном отчете отражать не следует.

У нас выплаты на сотрудников приходят в следующем месяце после расчетного. Соответственно, есть сотрудники, которые уже уволились в текущем месяце, но начисления у них есть. Следует ли их указывать в отчете или нет?

Да, следует. В отчетности вы указываете не только персональные сведения работников и исполнителей по договорам ГПХ, но и сведения о суммах зарплат и иных выплат и вознаграждений, осуществленных в их пользу за прошедший календарный месяц. Соответственно, если у уволившегося работника есть какие-либо выплаты за отчетный период, то вы должны будете представить на такого сотрудника персонифицированную отчетность в ИФНС. Увольнение работника само по себе не освобождает вас от исполнения данной обязанности.

Мы можем не представлять персонифицированные сведения за март 2023 года?

Вы вправе не представлять сведения за март, если своевременно представили в ИФНС расчет по страховым взносам за I квартал 2023 года. Форма персонифицированных сведений содержит показатели, идентичные показателям раздела 3 формы расчета по страховым взносам (ФИО, СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений). По этой причине в случае своевременного представления вами раздела 3 в составе Расчета по страховым взносам по итогам I квартала обязанность по представлению персонифицированных сведений за март считается исполненной. Такие разъяснения приведены в письме ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@. При этом учитывайте, что в программы «1С» изменения в связи с указанными разъяснениями ФНС вноситься не будут. Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» продолжит формироваться (с автозаполнением) ежемесячно, а решение об отправлении в налоговые органы данного отчета за 3-й месяц каждого квартала остается за пользователем.

Нужно ли представлять персонифицированные сведения на директора, если с ним не заключено никакого договора и он не получает вознаграждения?

Да, нужно. Отсутствие заключенного договора и выплат в пользу директора не освобождает компанию от представления персонифицированных сведений в отношении ее руководителя. Дело в том, что трудовые отношения возникают не только на основании трудового договора, но и на основании фактического допущения работника, когда трудовой договор не был оформлен. Также трудовые отношения возникают и в результате избрания на должность. И если на директора возложено выполнение определенных функций (например, на основании учредительных документов), то его деятельность в любом случае относится к трудовой. Это значит, что директор подпадает под обязательное страхование, а организация становится страхователем, обязанным представлять персонифицированные сведения на директора (письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3699@).

Можем ли мы не представлять персонифицированные сведения в ИФНС, если в прошлом месяце в пользу работников не было никаких вознаграждений?

Нет, не можете. Персонифицированная отчетность включает в свой состав сразу несколько групп сведений. Первая группа – персональные данные физических лиц, вторая – сведения о суммах выплат в их пользу за истекший месяц. Поэтому если в компании есть сотрудники, она в любом случае обязана представить персонифицированные сведения в налоговую инспекцию за прошедший месяц. Отсутствие выплат и вознаграждений в пользу работников не освобождает от сдачи данного отчета. В таких случаях при заполнении сведений о сумме выплат в соответствующей графе отчета необходимо проставить прочерки.

Правда ли, что НКО освободили от представления сведений на руководителей, с которыми не было заключено трудового договора и которые не получают зарплату?

Нет, не правда. Ранее ФНС в письме от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@ действительно сообщила, что руководители и члены некоммерческих либо общественных организаций, безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы, относятся к неработающим лицам. Соответственно, персонифицированные сведения в их отношении в налоговые органы не представляются. Вместе с тем позднее ФНС проинформировала, что письмо от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@ применению не подлежит. Поэтому в настоящее время налоговики руководствуются позицией, согласно которой НКО обязаны представлять персонифицированные сведения о каждом сотруднике, в том числе о руководителях и председателях, с которыми не заключались договоры и которые не получают вознаграждений.

Работник увольнялся, но повторно был трудоустроен в компании в течении одного и того же месяца. Такого работника нужно указывать в отчете дважды?

Нет, дважды указывать в персонифицированной отчетности за один месяц одного и того же работника нельзя. Это будет считаться ошибкой. По правилам оформления раздела «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу» в отчете не может быть две строки с одинаковыми значениями показателей СНИЛС и ФИО. Поэтому если с сотрудником был расторгнут договор, но впоследствии он был снова принят на работу в течение одного и того же месяца, то в отношении такого сотрудника в отчете необходимо заполнять только один раздел.

Надо ли указывать в отчете выплаты иностранным сотрудникам, работающим в иностранном филиале фирмы в другой стране?

Нет, не надо. По строке 070 отчета указывают вознаграждения в рамках трудовых и гражданско-правовых договоров на выполнение работ или оказание услуг, подпадающие под обложение страховыми взносами. Выплаты иностранным работникам, занятым в зарубежных филиалах компании, не признаются объектом обложения страховыми взносами и в строке 070 персонифицированных сведений не отражаются (письмо УФНС по Москве от 07.02.2023 № 27-16/013080@).

Нужно ли представлять сведения в ИФНС на уволившихся работников?

Да, нужно. Сведения представляются на всех сотрудников, работавших в компании в отчетном месяце как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера, включая уволившихся в отчетном периоде сотрудников. Также отчет представляется и на действующих сотрудников, которые продолжают работать в организации, но у которых в отчетном месяце не было никаких выплат (информация УФНС по Республике Саха (Якутия) от 03.02.2023).

В организации работают только два человека – бухгалтер и директор. Должны ли мы представлять персонифицированные данные в электронном виде, или можно отчитаться на бумаге?

Вы можете представить персонифицированные сведения в ИФНС на распечатанном бланке. В электронной форме обязаны отчитываться только те работодатели, у которых численность сотрудников, в пользу которых начислялись выплаты и иные вознаграждения, за отчетный период превышает 10 человек. Работодатели, у которых численность сотрудников за расчетный (отчетный) период составляет 10 человек и менее, вправе представлять сведения как в электронной форме, так и на бумажном носителе (п. 10 ст. 431 НК РФ).