Премии к новогодним праздникам

Законодательная основа выплат премий

Положениями статьи 135 Трудового кодекса РФ определено, что системы заработной платы, а также различные виды выплат в организациях (за исключением организаций, финансируемых из бюджета) устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Отметим, что трудовое законодательство напрямую не устанавливает виды премирования, а лишь закрепляет право работодателя производить такие выплаты. Новогодние премии, как правило, выплачивают в виде ежегодного вознаграждения по итогам работы за год или единовременной выплаты по случаю праздника. При этом работник может получить как денежную премию, так и подарок. Однако помимо формы выплаты премии руководство организации должно выбрать, за счет каких источников поощрить своих сотрудников. Источниками выплат премиальных вознаграждений могут служить как затраты на производство (реализацию), в том числе и посредством создания и использования резервов на выплату ежегодных вознаграждений, так и нераспределенная прибыль прошлых лет.

В случае если организация решает изыскать средства для премирования своих сотрудников за счет собственной нераспределенной прибыли, следует учитывать, что решение о распределении прибыли находится в компетенции общего собрания акционеров (участников). Поэтому использование части прибыли для поощрения работников организации должно быть определено протоколом общего собрания акционеров (участников).

Виды выплат, производимых работникам, условия, а также порядок их осуществления должны быть предусмотрены в соответствующих документах - коллективных договорах, соглашениях, трудовых договорах, локальных нормативных актах организации (приказах, распоряжениях и т. п.). Кроме того, руководитель организации должен издать приказ по организации о премировании работников с указанием основания премирования и размера премии каждого работника по форме № Т-11а (типовой бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26). Такой приказ должен быть издан в любом случае, независимо от того, каким документом определен порядок премирования.

Документальное обоснование премиальных выплат необходимо ещё и для принятия их для целей бухгалтерского и налогового учета.

Так, согласно абзацу 1 статьи 255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Кроме того, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, для целей налогообложения прибыли принимаются только экономически оправданные затраты.

Таким образом, если выплата вознаграждений не оговорена в трудовом, коллективном договоре или локальном нормативном акте организации или в документе нет указания, что выплата производится именно за производственные результаты (связана с производственной деятельностью организации), такие расходы не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете в этом случае выплата премий должна быть осуществлена за счет чистой прибыли.

При принятии решения о поощрении работников руководству организации также нужно учесть, что премирование к праздничному событию оказывает влияние на налоговые базы по единому социальному налогу (у организации) и налогу на доходы физических лиц (у работника).

Как оформить выплату "тринадцатой зарплаты"?

Сразу оговоримся, что в действующем Трудовом кодексе отсутствует понятие ежегодного вознаграждения по итогам работы за год, хотя такой вид премирования применяется многими организациями. Как правило, вознаграждение по итогам работы за год выплачивается работнику, состоящему в штате организации и проработавшему в ней весь календарный год. По решению организации такое вознаграждение может быть выплачено и тем работникам, которые не отработали календарный год по уважительным причинам (например, призыв в армию, уход на пенсию, рождение ребенка, поступление на учебу и др.). Выплата в этом случае производится пропорционально отработанному времени.

Ежегодные вознаграждения по итогам работы за год выплачиваются в конце текущего либо в начале следующего календарного года.

Ввод премий в программе "1С:Зарплата и Кадры"

Разные виды премий, в том числе по итогам работы за год, вводятся документами "Ввод расчета..." на одного сотрудника либо на список сотрудников (см. пункт "Ввод расчетов сотрудникам" меню "Документы") (рис. 1).

Рисунок 1

В качестве даты документа указывается дата приказа о назначении премии - именно она будет считаться датой действия начисления.

Иными словами, при проведении документов в журнал расчетов "Зарплата" будут введены записи по премиям с датами начала и окончания, совпадающими с датой документа "Ввод расчета...". Таким образом, бухгалтер может ввести премию "задним" числом, что будет учтено при исчислении налога на доходы физических лиц и, кроме того, может привести к перерасчету некоторых надбавок, например, районного коэффициента или северной надбавки.

В документе обязательно указывается период, по итогам которого будет рассчитываться сумма премии. Так, для премии по итогам работы за год необходимо указать год, для квартальной премии - квартал. Этот период будет использован с одной стороны для исчисления собственно суммы премии (если премия установлена в процентах от заработка), а с другой стороны - при включении суммы премии в данные для исчисления среднего заработка работника.

Создание резервов для выплаты вознаграждений

Как правило, для выплаты ежегодных вознаграждений создаются соответствующие резервы. Создание таких резервов выгодно, прежде всего, крупным организациям, имеющим большой штат сотрудников и практикующим выплату ежегодных вознаграждений ("тринадцатой зарплаты") по итогам работы за год. Перед такими организациями обычно остро встает вопрос о равномерном включении в издержки производства и обращения предстоящих расходов, поскольку единовременное списание крупных расходов может привести к увеличению себестоимости и даже стать причиной убытка. Создавая резервы для выплаты ежегодных вознаграждений, организация исключает для себя такой вариант развития событий.

Порядок создания резервов для выплаты ежегодных вознаграждений по итогам работы за год определен пунктом 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, согласно которому организации в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода могут создавать резервы на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, выплату вознаграждений по итогам работы за год, а также на другие цели, предусмотренные законодательством РФ, нормативными правовыми актами Министерства финансов РФ. Заметим, что с 1 января 2004 года указанное Положение утрачивает силу (письмо Минфина России от 07.10.2003 № 16-00-14/310). Тем не менее, такие резервы могут создаваться организацией на основании положений Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Принимая решение о создании резервов предстоящих расходов, организация должна отразить это в своей учетной политике, указав при этом порядок их создания и использования.

Отражение операций, связанных с созданием резерва, в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96

- отражение доли расходов в пределах сумм образованного резерва, подлежащих включению в затраты отчетного месяца;

Дебет 96 Кредит 70

- отражена фактически начисленная сумма выплат, затраты на которые резервировались;

Дебет 96 Кредит 69

- отражена сумма начислений по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию от сумм выплат работникам, затраты на которые резервировались.

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрено, что правильность образования и использования сумм резерва периодически (а на конец года - обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и при необходимости корректируется. Периодичность проверки организация также может предусмотреть в своей учетной политике. Кроме того, резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений в конце года подлежит обязательной инвентаризации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений не будет, если эта выплата производится до истечения отчетного года.

В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96 - сторно;

а в случае недоначисления резерва делается запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96.

Налоговым законодательством также определен порядок учета расходов на формирование резерва на выплату ежегодного вознаграждения по итогам работы за год. Решение организации о формировании резерва должно быть отражено в учетной политике для целей налогообложения. При этом необходимо определить способ резервирования, предельную сумму и ежемесячный процент отчислений в резерв (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Для этих целей организация должна составить специальный расчет (смету), в котором отражается размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой сумме вознаграждений, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой суммы расходов на выплату вознаграждений по итогам работы за год к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Как видим, требование налогового законодательства об отражении в учетной политике факта создания резерва полностью совпадает с требованиями бухгалтерского учета.

Если при уточнении учетной политики для целей налогообложения на следующий год организация не будет формировать резерв предстоящих расходов на выплату вознаграждений по итогам работы за год, сумма остатка данного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода. В бухгалтерском учете при этом делается запись:

Дебет 96 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы".

Создание и использование резервов в программе "1С:Зарплата и Кадры"

Пользователи программы "1С:Зарплата и Кадры" могут создавать различные резервы предстоящих расходов (количество резервов не ограничено). Для автоматического начисления резерва при формировании проводок по результатам расчетов зарплаты необходимо описать его в справочнике "Дополнительные проводки" (см. пункт "Бухучет зарплаты" меню "Справочники") (рис. 2).

Рисунок 2

В качестве кода надо указать слово, начинающееся с "Резерв", определить процент отчислений в резерв. Далее необходимо определить перечень начислений, на основании которых будет исчисляться сумма резерва (рис. 3), и порядок бухгалтерского учета сумм начисленного резерва - счет (или субсчет), используемый для учета этого резерва.

В результате при автоматическом формировании проводок по результатам расчетов зарплаты сумма образованного резерва будет отражена проводками:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96.

Кроме того, тому начислению, для выплаты которого создавался резерв, необходимо указать шаблон проводки с использованием соответствующего счета (субсчета) учета резерва. В результате при автоматическом формировании проводок по результатам расчетов зарплаты сумма начисления и суммы положенных налогов (в частности, ЕСН) будут отражены проводками:

Дебет 96 Кредит 70, 69.

Выплата вознаграждения без создания резерва

Выплата "тринадцатой зарплаты" может происходить и без создания резерва с отнесением ее сразу на затраты на производство (реализацию):

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70

- списываются на затраты расходы на выплату ежегодных вознаграждений;

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 69

- отражена сумма начислений по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию от сумм выплат вознаграждений.

Такой способ лучше использовать организациям, которые планируют небольшой размер выплат ежегодных вознаграждений.

Единовременная премия

Единовременные трудовые премии выплачиваются работнику на основании локального нормативного акта организации (обычно это приказ руководителя). В таком документе должен быть указан получатель премии, ее размер, дата, основание, форма выплаты, порядок ее осуществления. В трудовых и коллективных договорах выплата единовременных премий, как правило, либо вообще не предусматривается, либо указывается только возможность таких выплат без уточнения конкретных условий премирования.

Порядок отражения выплаты единовременной премии в бухгалтерском учете аналогичен порядку отражения выплат ежегодного вознаграждения без создания резерва.

Выплаты в натуральной форме

На практике встречаются ситуации, когда организации премируют своих сотрудников туристическими путевками либо награждают памятными ценными подарками.

Пример 1.

Руководство организации приняло решение о награждении к Новому году лучшего менеджера туристической путевкой. Путевка приобретена за счет средств нераспределенной прибыли (имеется протокол общего собрания учредителей). Стоимость путевки составляет 4 800 руб., в том числе НДС 800 руб. Данные виды выплат оговорены в коллективном договоре. Оклад работника - 5 000 руб.
В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:
Дебет 76 Кредит 51
- 4 800 руб. - перечислены денежные средства за путевку;
Дебет 84 Кредит 76
- 4 000 руб. - отражено использование нераспределенной прибыли по решению учредителей;
Дебет 19 Кредит 76
- 800 руб. - выделен НДС по приобретенной путевке;
Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19
- 800 руб. - принят к вычету НДС.
Передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе является реализацией и признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п. 1 ст. 146 НК РФ). При реализации товаров (работ, услуг) на безвозмездной основе налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 НК РФ, без включения в них НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ):
Дебет 84 Кредит 68 субсчет "НДС"
- 800 руб. (4 800 / 120 х 20) - начислен НДС при передаче путевки сотруднику.
Таким образом, доход работника в декабре составит 9 800 руб. (5 000 + 4 800).

Сумма НДС в стоимость путевки включается в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 211 НК РФ. Премии, выплаченные в натуральной форме, облагаются налогом на доходы физических лиц (статья 210 НК РФ). При этом согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ стоимость подарков, полученных работником в течение года, в пределах 2 000 руб. не включается в его доход, подлежащий налогообложению.

Исходя из условий предыдущего примера, определим сумму налога, подлежащего удержанию с физического лица.

Пример 2.

Доход работника в декабре состоит из:заработной платы - 5 000 руб.; стоимости оплаченной организацией путевки - 4 800 руб.
Стандартные налоговые вычеты работнику не предоставляются. Сумма налога, подлежащая удержанию с работника в декабре 2003 года, составит:
(5 000 + (4 800 - 2 000)) х 13% = 1 014 руб.
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц"
- 1 014 руб. - начислен налог на доходы физических лиц при передаче подарка сотруднику.

При выплате премиального вознаграждения в натуральной форме у организации возникают налоговые обязательства по единому социальному налогу.

При расчете налоговой базы по ЕСН выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты. При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, а для подакцизных товаров - и соответствующая сумма акцизов (п. 4 ст. 237 НК РФ).

Суммы премиальных вознаграждений, выплачиваемых сотрудникам организации, могут быть освобождены от налогообложения ЕСН только в том случае, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Рассмотрим порядок исчисления ЕСН исходя из условий предыдущего примера.

Пример 3.

Выплата премий в натуральной форме оговорена коллективным договором организации, поэтому бухгалтер должен исчислить сумму ЕСН со всего выплаченного работнику дохода.
Оклад работника - 5 000 руб. Стоимость путевки с учетом НДС составляет 4 800 руб. Доход работника в декабре составит 9 800 руб. (5 000 + 4 800).
Сумма ЕСН составит 3 488,80 руб. (9 800 х 35,6%).
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 69
- 3 488,80 руб. - начислена сумма ЕСН с выплаты единовременной премии.

Снижаем налоги

Не секрет, что перед каждой организацией-налогоплательщиком стоит задача оптимизации налогообложения. Такая возможность при выплате вознаграждений в натуральной форме существует - налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу можно уменьшить посредством выплат вознаграждений своим сотрудникам продукцией собственного производства.

Пример 4.

В конце года руководство принимает решение премировать всех своих работников за высокие показатели деятельности. Предприятие занимается производством кухонной посуды, в том числе выпускает чайные сервизы. Численность работающих - 150 человек. Одна из партий выпускаемой продукции имеет незначительные дефекты, не позволяющие реализовать её по установленным ценам (цена 1 сервиза составляет 5 000 руб.) на потребительском рынке. Информация о выявленных дефектах была зафиксирована ответственными специалистами организации, отвечающими за качество производимой продукции. Независимые оценщики выдали экспертное заключение, определив, что цена сервиза составляет 2 500 руб.
Если рассчитать сумму налога на доходы физических лиц, исходя из условия, что премиальные вознаграждения выплачены организацией исходя из рыночных цен, то с каждого сотрудника должно быть удержано по 650 руб. (5 000 х 13%). Если же цены на продукцию будут определены независимыми оценщиками с учетом выявленного дефекта и подтверждены соответствующим образом, то сумма НДФЛ составит 325 руб. (2 500 х 13%).
Налоговая база по ЕСН при выплате премии исходя из рыночных цен составит 750 000 руб. (150 х 5 000). Если за основу взять цены, определенные независимыми оценщиками, налоговая база составит всего 375 000 руб. (150 х 2 500).

Таким образом, предприятие в два раза сокращает базу для исчисления налогов на вполне законных основаниях. Кроме того, организация может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов по привлечению независимых оценщиков (при условии, что такие расходы, согласно статье 255 НК РФ, будут обоснованы и документально подтверждены).

Не забудем о бывших сотрудниках

Как уже отмечалось, новогодние праздники могут стать поводом поощрить работников, не состоящих в штате организации. Такое решение руководства должно быть согласовано с полномочным представителем трудового коллектива (советом или председателем совета трудового коллектива, профсоюзным органом или председателем профсоюзной организации). Положение о премировании бывших сотрудников (например, вышедших на пенсию по инвалидности или по возрасту) может быть предусмотрено и коллективным договором.

Поощрение работников, не состоящих в штате организации, может производиться как в форме выплаты ежегодного вознаграждения, так и единовременной премии. При этом ежегодное вознаграждение выплачивается работнику, который был уволен в текущем году до его окончания, в полном размере либо пропорционально отработанному времени.

Однако, на наш взгляд, целесообразней выплаты бывшим работникам оформить как оказание материальной помощи. Следует отметить, что сама по себе материальная помощь по существу к видам вознаграждений не относится. Она представляет собой единовременную выплату, производимую по определенным основаниям, и носит строго целевой характер.

Материальная помощь, в отличие от вознаграждений по итогам работы, выплачивается на основании заявления работника. Кроме того, выплата материальной помощи должна быть оформлена приказом руководителя. Приказ и заявление могут быть составлены в произвольной форме.

Как правило, выплаты материальной помощи часто практикуются организациями для снижения налоговых обязательств. В частности, не облагаются НДФЛ суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, в пределах 2 000 руб. за календарный год. Тем не менее, организация независимо от размера выплачиваемой материальной помощи должна подать сведения в налоговую инспекцию по форме № 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица", а также завести налоговые карточки по форме № 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц".

Что же касается единого социального налога, то любые выплаты в пользу бывших работников, с которыми у организации отсутствуют заключенные трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также авторские договоры, освобождаются от налогообложения. Суммы материальной помощи не облагаются ЕСН и в случае, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).

В бухгалтерском учете выплата материальной помощи отражается следующим образом:

Дебет 91 субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 70

- начислена материальная помощь;

Дебет 91 субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев"

- начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев" Кредит 51

- перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" Кредит 51

- перечислен налог на доходы физических лиц;

Дебет 70 Кредит 50

- выдана сотруднику материальная помощь.

* * *

В заключение отметим, что с введением в действие главы 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций" во многом изменился перечень затрат предприятия, признаваемых расходами при расчете налоговой базы по данному налогу.

В частности, иным стал подход к выплатам стимулирующего характера. С 2002 года для целей налогообложения в составе затрат на оплату труда можно учитывать различные виды премий, в том числе и единовременные поощрительные выплаты. Главное, чтобы все производимые в пользу работников расходы были предусмотрены трудовым, коллективным договором или соответствующим локальным актом организации. Однако если премии по итогам работы за год учитываются как выплаты, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, они будут облагаться ЕСН в общем порядке. Напротив, если выплата вознаграждений работникам производится за счет средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, то независимо от основания они не признаются объектом налогообложения ЕСН.

Таким образом, организация-работодатель имеет в своем распоряжении достаточно обширный перечень инструментов премирования своих работников. И выбор того или иного варианта должен осуществляться исходя из тех условий, которые руководство считает для себя определяющими - снижение затрат на выплату премий, упрощение документооборота или оптимизация налогообложения.