Отмена командировки из-за коронавируса: как быть с налогами

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде). 

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

Если сотрудника планировали направить в загранкомандировку, то дополнительно к указанным выше расходам компания могла понести и расходы на получение визы, загранпаспорта. Можно ли эти расходы учесть при налогообложении прибыли? По мнению чиновников, нельзя (письма ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Судебная практика не радует обилием подобного рода споров, однако обнаруженные нами судебные решения вынесены, к сожалению, не в пользу компаний. Так, например, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 указал, что затраты на приобретение визы сотруднику для предполагаемых поездок в целях заключения контрактов и в иных производственных целях не могут быть отнесены в расходы в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.

НДФЛ и страховые взносы

Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?

Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.

Вспомним, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы гражданина (ст. 209 НК РФ). А доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 41 НК РФ). Экономической выгоды в виде стоимости билета у сотрудника не возникает, ведь билетом он не воспользовался. Даже если бы воспользовался, то это было бы в интересах компании - при поездке в командировку. Соответственно, и выгоды не возникает, и одновременно "включается" льгота в отношении командировочных расходов. Вот если бы приобретенный компанией билет работник использовал для того, чтобы съездить, допустим, в отпуск на море, то экономическая выгода была бы явной.

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть эти расходы все равно можно считать расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

С оплатой расходов на получение загранпаспорта, на наш взгляд, можно сделать подобные же выводы. Но здесь будет сложнее доказать отсутствие экономической выгоды у сотрудника, поскольку загранпаспортом он может пользоваться и в своих личных интересах (при поезде в отпуск за границу).

Страховые взносы также начислять не нужно, ведь объектом обложения ими являются выплаты и иные вознаграждения по трудовым договорам (контрактам) и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг в пользу физических лиц (п. 2 ст. 420 НК РФ). «Свежие» разъяснения, основанные на положениях НК РФ, к сожалению, отсутствуют. Но разъяснения чиновников, которые были выпущены еще в период Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подтверждают отсутствие обязанности по исчислению страховых взносов (п. 2 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).