Новый отчет для работодателей о сотрудниках на удаленке: как не быть оштрафованным и привлеченным к суду

Новая отчетность о сотрудниках с 12.10.2020 г.

В соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ, столичные работодатели еженедельно, начиная с 12 октября, обязаны предоставлять в мэрию дополнительные сведения о своих сотрудниках.

В число дополнительных сведений войдет, в частности, информация об их телефонных и автомобильных номерах и номерах используемых транспортных карт.

Новая отчетность носит еженедельный характер, и представляться она должна в отношении всех сотрудников организаций и ИП, работающих на территории Москвы. То есть как в отношении сотрудников, по которым было принято решение о переводе их на удаленный режим работы, так и в отношении тех сотрудников, которые продолжают работать в обычном режиме (в офисах, на предприятиях).

Причем новую отчетность нужно предоставлять не только по сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но также и на всех исполнителей по гражданско-правовым договорам.

Отчетность сдается в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица или ИП на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы. Формат, по которым необходимо представлять сведения, представлен здесь же.

Какие сведения должны предоставлять работодатели по указу № 97-УМ

В число сведений, передаваемых в столичную мэрию, входит следующая информация о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы:

• номер мобильного телефона;
• регистрационный номер транспортного средства (при наличии);
• номер карты «Тройка» (при наличии);
• номер социальной карты (при наличии);
• номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).

Указанные сведения предоставляются каждую неделю. Первая сдача сведений – 12 октября 2020 года. Следующий раз сведения (с учетом произошедших в компании изменений) нужно будет предоставить в понедельник 19 октября и так далее до особого распоряжения столичных властей.

Защита персональных данных

Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными. 

Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения. 

Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.

Получение согласия на обработку данных

Прежде чем собирать и передавать по интернету новую информацию о работниках, у них необходимо получить согласие на обработку этой информации (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие выражается в письменной форме и в обязательном порядке должно содержать собственноручную подпись сотрудника. Также согласие может быть оформлено в форме электронного документа, подписанного электронной подписью работника. 

Согласие в письменной форме должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):

• ФИО работника, его адрес и сведения о паспорте;
• наименование работодателя;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, а также общее описание используемых способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва;
• подпись работника.

Штрафы за непредставление новой отчетности

В п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-УМ отмечается, что работодатели Москвы несут административную ответственность за непредоставление новых сведений о работниках и предоставление недостоверных сведений.

Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности. 

В соответствии с данной нормой, за непредоставление сведений или предоставление недостоверных сведений о сотрудниках штраф для должностных лиц организаций и ИП составит от 10 000 до 50 000 рублей.

Штраф для организации-работодателя за указанное нарушение устанавливается в размере от 100 000 до 300 000 рублей.

Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций штрафом в размере от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификацией на срок до трех лет.

Штраф за повторное непредоставление сведений для ИП и организаций составит от 500 000 до 1 млн рублей. Также за повторное непредоставление сведений деятельность работодателя могут приостановить на срок до 90 суток.