Учет основных средств в программе "1С:Упрощенка 8"

Законодательные и "программные" моменты учета основных средств

Рассмотрим все законодательные и "программные" моменты учета основных средств на следующем примере.

Пример

Агентство переводов ООО "Монотон" приобрело у ООО "Компьютеры" два компьютера: один стоимостью 15 000 руб., другой - 25 000 руб., срок полезного использования у них одинаковый - 3 года. Организация применяет УСН с налоговой базой "доходы, уменьшенные на величину расходов". Необходимо принять эти объекты к учету.

Для начала разберемся, можно ли вообще оба этих объекта признать в учете основными средствами? Для ответа на этот вопрос, необходимо уточнить, о каком учете идет речь, бухгалтерском или налоговом?

Организации, применяющие УСН, обязаны вести и бухгалтерский, и налоговый учет ОС. При этом количество объектов ОС в бухгалтерском и налоговом учете может совпадать, а может отличаться. Но способы списания расходов по каждому объекту основных средств в бухгалтерском и налоговом учете всегда разные.

В налоговом учете при применении УСН, основными средствами считаются активы, "которые признаются амортизируемым имуществом" (п. 4 ст. 346.16 НК РФ), а амортизируемым имуществом в свою очередь признается "имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 20 000 руб." (п. 1 гл. 256 НК РФ).

И это значит, что тот компьютер, первоначальная стоимость которого 15 000 руб. в налоговом учете не будет считаться основным средством. Он должен быть учтен в составе материальных расходов. А вот второй компьютер за 25 000 руб. - это однозначно основное средство.

В налоговом учете первоначальная стоимость основного средства, приобретенного во время использования УСН, постепенно включается в состав расходов до конца текущего года. При этом "в течение налогового периода расходы принимаются за отчетные периоды равными долями" (п. 3, ст. 346.16 НК РФ). Даты признания расхода - 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), при условии, что ОС было оплачено поставщику (п. 2 ст. 346.16 НК РФ) и введено в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ) (для признания расхода необходимо наличие обоих этих критериев).

Однако организации-упрощенцы обязаны вести также и бухгалтерский учет основных средств. Почему? Дело в том, что критерием возможности применения УСН является остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов организации - если она превышает 100 млн рублей, то организация утрачивает право использовать "упрощенку". Именно поэтому возникает необходимость ведения и бухгалтерского учета, в котором по каждому объекту основных средств начисляется амортизация и определяется их остаточная стоимость.

При этом правила ведения бухгалтерского учета регламентируются, разумеется, не Налоговым кодексом, а законодательством о бухгалтерском учете, в частности ПБУ 6/01 "Учет основных средств". В соответствии с данным документом, организация может выбрать на свое усмотрение для различных групп однородных ОС наиболее подходящие способы амортизации, в том числе: "линейный способ; способ уменьшаемого остатка; способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).

Применение одного из способов начисления амортизации по группе однородных объектов основных средств производится в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в эту группу" (п. 18, ПБУ 6/01).

Следует отметить, что в бухгалтерском учете, а именно в ПБУ 6/01, приводится перечень критериев, в соответствии с которыми те или иные объекты признаются основными средствами (п. 4, ПБУ 6/01):

• объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
• объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
• объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Активы, в отношении которых выполняются эти условия, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. (п. 5, ПБУ 6/01).

Таким образом, в бухгалтерском учете основными средствами могут быть признаны и объекты, первоначальная стоимость которых ниже 20 000 руб. Конечно, для этого необходимо ввести соответствующие положения в учетную политику организации. Например, компьютер за 15 000 руб. может быть признан в бухгалтерском учете как основное средство и даже включен в ту же самую амортизационную группу, что и компьютер за 25 000 руб.

Однако вернемся к нашему примеру про два компьютера. Как они будут отражены в бухгалтерском и налоговом учете показано в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Бухгалтерский и налоговый учет ОС, первоначальная стоимость которого выше 20000 руб., признаваемого амортизируемым имуществом в НК РФ

Таблица 2. Бухгалтерский и налоговый учет ОС, первоначальная стоимость которого менее 20 000 руб., не признаваемого амортизируемым имуществом в НК РФ.

Принятие к учету ОС при полной оплате

Как уже было сказано, чтобы принять ОС к учету, его, разумеется, нужно сначала купить*, и ввести в эксплуатацию. Ну, а чтобы признать в налоговом учете расходы на его приобретение - необходимо его также и оплатить.

Примечание:
* Разумеется, основное средство можно также построить или изготовить, но данная тема выходит за рамки настоящей статьи.

Для отражения в программе факта приобретения основных средств, нужно зайти во вкладку Покупка панели функций и ввести документ Поступление товаров и услуг с видом операции Оборудование. В табличной части документа указывается Номенклатура, Количество и Цена приобретенных ОС. В колонке Счет учета следует указать счет 08.04.

Для оплаты основного средства с расчетного счета организации заполняется документ Платежное поручение исходящее с видом операции Оплата поставщику.

На дату ввода основного средства в эксплуатацию заполняется документ Принятие к учету ОС, он находится во вкладке ОС панели функций. В этом документе помимо общих сведений о принимаемом к учету инвентарном объекте можно обнаружить две вкладки: Бухгалтерский учет и Налоговый учет. В том случае, если бухгалтер ознакомлен с законодательными аспектами учета основных средств при УСН (рассмотренными в начале нашей статьи), он сможет корректно заполнить все необходимые поля этого документа. И тогда все операции по списанию расходов по ОС в бухгалтерском и налоговом учете будут выполняться программой автоматически, при проведении документа Закрытие месяца.

Рассмотрим особенности заполнения документа Принятие к учету ОС на нашем примере про два компьютера. Начнем с того компьютера, который стоит 25 000 руб.

Поскольку, исходя из условий примера, компьютеры были введены в эксплуатацию 12 февраля 2010 года, то и документ Принятие к учету ОС следует формировать этим же числом.

Во вкладке Основные средства указывается название основного средства, ему присваивается инвентарный номер, следует также указать счет, с которого объект был списан (08.04).

Во вкладке ш следует указать вид операции, производимой в отношении основного средства, в данном случае, Принятие к учету с вводом в эксплуатацию, определяется Способ отражения расходов по амортизации (на какой счет затрат будет списываться амортизация по ОС: на счет 20, 23, 25, 26 или 44).

Особенно важно правильно заполнить вкладку Налоговый учет (рис. 1). Здесь есть поле Стоимость (суммы расходов УСН) основного средства, где указывается полная сумма первоначальной стоимости ОС. Ну а суммы и даты фактически произведенных оплат вводятся отдельно: в колонках Дата оплаты и Сумма оплаты. В нашем примере стоимость компьютера была погашена полностью, следовательно, вся сумма 25 000 руб. может быть принята к расходам УСН.

Рис. 1. Налоговый учет объекта, признаваемого амортизируемым имуществом.

Однако самое главное при принятии ОС к учету - это корректно заполнить поле Порядок включения стоимости в состав расходов (УСН). Здесь нам будет предложено три варианта: Включить в состав амортизируемого имущества, Включить в состав расходов и Не включать в состав расходов. Если объект приобретен за плату, имеет срок полезного использования более одного года и стоит дороже 20 000 руб., то его нужно Включить в состав амортизируемого имущества. Если эти требования не выполняются, тогда - Включить в состав расходов или же Не включать в состав расходов.

В данном случае тот компьютер, который стоит 25 000 руб., следует Включить в состав амортизируемого имущества. А вот второй компьютер, за 15 000 руб., в налоговом учете не признается амортизируемым имуществом, поэтому его остается только Включить в состав расходов (рис. 2).

Рис. 2. Налоговый учет объекта, не признаваемого амортизируемым имуществом

Что же касается вкладки Бухгалтерский учет, то здесь указываются счета учета и начисления амортизации по ОС, а также, собственно, способ ее начисления. При выборе способа начисления амортизации организациям совершенно не обязательно ограничивать себя неизменно "популярным" при классической системе налогообложения линейным способом. Возможно, будет удобнее ускорить данный процесс, отдав предпочтение способу уменьшаемого остатка с применением коэффициента ускорения.

Принятие к учету ОС при частичной оплате

Если ОС приобретено в рассрочку, то расходы по нему списываются в части фактически оплаченных сумм (п. 4 ст. 347.17 НК РФ). Порядок признания расхода на частично оплаченное основное средство такой же, как и при полной оплате (долями, последним днем каждого квартала до конца отчетного года).

Если принять ОС к учету документом Принятие к учету, а в поле Сумма оплаты поставить сумму частичной оплаты, то тогда программа будет в течение года автоматически списывать на расходы именно оплаченную часть ОС.

Признание расходов по приобретению ОС

Признание расходов на приобретение основных средств в программе делается документом Закрытие месяца, но только при закрытии последнего месяца квартала, т.е. за март, за июнь, за сентябрь и за декабрь. Для налогового учета необходимо поставить флажок Признание расходов на приобретение основных средств (рис. 3).

Рис. 3. Признание расходов на приобретение основных средств

В бухгалтерском учете начисление амортизации основных средств производится также документом "Закрытие месяца", ежемесячно.

После проведения документа Принятие к учету ОС и выполнения операций по закрытию месяцев можно сформировать Книгу учета доходов и расходов УСН. Прежде всего, нас интересует раздел КУДР Расходы на приобретение основных средств (рис. 4). Объект ОС - компьютер за 25 000 руб. В графе 12 Сумма расходов, учитываемая при исчислении налоговой базы за каждый квартал налогового периода мы видим сумму 6 250 руб. Это значит, что в последний день каждого квартала мы списываем по четверти общей суммы приобретенного основного средства (см. таблицу 3).

Рис. 4. Списание расходов на объект, признаваемый амортизируемым имуществом: Книга доходов и расходов УСН.

Таблица 3. Книга доходов и расходов за первый квартал 2010 года: отражение расходов

Что касается второго компьютера за 15 000 руб., расходы на его приобретение будут отражены только в разделе "Доходы и расходы" Книги учета доходов и расходов УСН.

Примечание:
Как было сказано ранее, с позиций НК РФ объекты, не признаваемые амортизируемым имуществом, предполагается рассматривать как материальные расходы. Следовательно, этот расход можно было бы признать еще 2 февраля, а не 31 марта (по дате акта приемки-передачи). В программе же реализована упрощенная схема признания данного расхода, формируемая на основании документа Принятие к учету ОС. С точки зрения расчета налоговой базы УСН, ошибки при этом не возникнет.

Определение остаточной стоимости основных средств для справки в налоговую инспекцию

Итак, книгу учета доходов и расходов по УСН мы сформировали, на ее основании рассчитывается, собственно, и сам налог, уплачиваемый при УСН. Однако помимо этого бухгалтер обязан также постоянно контролировать остаточную стоимость ОС в бухгалтерском учете. При этом налоговиков интересуют только те ОС, которые признаются в НК РФ амортизируемым имуществом. Исходя из положений НК РФ, не вправе применять УСН "организации, у которых остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов, определяемая в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, превышает 100 млн руб. В целях настоящего подпункта учитываются основные средства и нематериальные активы, которые подлежат амортизации и признаются амортизируемым имуществом в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса" п. 16 ст. 346.12 НК РФ).

Как определить остаточную стоимость основных средств, учитываемых в бухгалтерском учете, одновременно являющихся и амортизируемым имуществом с точки зрения НК?

Если к бухгалтерскому учету в организации принимаются только ОС дороже 20 000 руб., сделать это очень просто. Достаточно открыть во вкладке ОС панели функций отчет Ведомость начисления амортизации. В последнем столбце данного отчета указывается остаточная стоимость ОС на конец заданного периода.

Если же в бухгалтерском и налоговом учете состав ОС разный, тогда перед формированием отчета рекомендуется провести такую подготовительную работу: в справочнике Основные средства следует разделить все ОС предприятия на две большие группы, которые могут называться Учитываемые в БУ и НУ и Учитываемые только в БУ. По этим группам распределить все объекты, содержащиеся в справочнике. Потом открыть отчет Ведомость начисления амортизации; указать необходимый период; нажать кнопку Настройка, в открывшемся окне Ведомость по амортизации ОС выбрать вкладку Группировка и для субконто указать Иерархия.

В результате мы получим отчет (рис. 5), в котором будет указана остаточная стоимость ОС по созданным нами группам, и в любой момент времени сможем определить сумму тех объектов, которые признаются налоговиками амортизируемым имуществом и понять, имеет ли организация право использовать УСН.

Рис. 5. Ведомость начисления амортизации. Отдельно основные средства "Учитываемые в БУ и НУ", отдельно - "Учитываемые только в БУ".

Модернизация ОС при УСН

При модернизации основных средств в бухгалтерском учете нам нужно увеличить первоначальную стоимость инвентарных объектов на общую сумму затрат, понесенных в связи с данной модернизацией (не путать с ремонтом ОС, в результате которого их стоимость не увеличивается). Ну а в налоговом учете расходы по модернизации ОС мы сразу списать не можем. Даже если сумма, потраченная на модернизацию совсем не велика, мы все равно списываем ее в точно таком же порядке, как списывали затраты на приобретение и ввод в эксплуатацию основного средства: ежеквартально, равными долями, до конца текущего года (п. 3, ст. 346.16 НК РФ).

Именно этого нам и нужно "добиться" при автоматизированном учете. В программе "1С:Бухгалтерия" во вкладке ОС панели функций есть специальный документ Модернизация ОС, заполняемый по большей части автоматически (при помощи кнопки Заполнить). Вручную же указываются счет БУ (08.03), стоимость и дата оплаты расходов на модернизацию. Однако для того, чтобы стоимость модернизации списалась в НУ равномерно до конца года, заполнения только этого документа - недостаточно. Чтобы программа "поняла", чего, собственно, от нее добиваются, необходимо определенным образом заполнить несколько разных документов.

Приведем пошаговую инструкцию по их заполнению, используя наш пример про компьютеры.

Пример (продолжение)

Допустим, 9 июня 2010 в компьютер за 25 000 добавили еще один жесткий диск стоимостью 4 000 руб. Кроме того, за услуги по его установке подрядчику было уплачено 1 000 руб. Таким образом, стоимость компьютера увеличилась до 30 000 руб. Нужно, чтобы в налоговом учете эти 5 000 руб. списались так: треть (1 666,67 руб.) - 30 июня, треть - 30 сентября, треть - 31 декабря.

Для этого заполняем следующие документы:

1. Открываем во вкладке ОС панели функций справочник Объекты строительства. Добавляем туда новый объект Компьютер "25000": установка жесткого диска.
2. Заполняем документ Поступление товаров и услуг, с видом операции Объекты строительства. Во вкладке Объекты строительства добавим "Жесткий диск" стоимостью 4 000 руб., во вкладке Услуги - услуги на его установку в сумме 1 000 руб.). В колонке Расходы НУ во вкладке Услуги должно стоять значение Не принимается. В противном случае программа сразу спишет потраченные суммы на расходы.
3. Вводятся все необходимые данные в документ Модернизация ОС (рис. 6, 7).
   

   Рис. 6. Документ "Модернизация ОС".

   

   Рис. 7. Отражение расходов на модернизацию ОС

4. Проводится документ Закрытие месяца.
5. В Книге учета доходов и расходов 30 июня должна списаться треть затрат на модернизацию компьютера - 1 666,67 рублей. Еще две трети автоматически спишутся до конца года (рис. 8).
   

   Рис. 8. Списание расходов на модернизацию ОС в книге учета доходов и расходов

Продажа ОС

Продажа основных средств организация - ситуация весьма распространенная. В программах "1С" существует специальный документ Передача ОС, заполняемый как раз при продаже основных средств. При проведении этого документа сначала списывается накопленная амортизация по ОС, затем - его остаточная стоимость.

Что же касается налогового учета, то здесь есть очень важный аспект. Согласно пункту 3 статьи 346 НК РФ "в случае реализации (передачи) приобретенных (сооруженных, изготовленных, созданных самим налогоплательщиком) основных средств и нематериальных активов до истечения трех лет с момента учета расходов на их приобретение (сооружение, изготовление, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, а также создание самим налогоплательщиком) в составе расходов в соответствии с настоящей главой (в отношении основных средств и нематериальных активов со сроком полезного использования свыше 15 лет - до истечения 10 лет с момента их приобретения (сооружения, изготовления, создания самим налогоплательщиком) налогоплательщик обязан пересчитать налоговую базу за весь период пользования такими основными средствами и нематериальными активами с момента их учета в составе расходов на приобретение (сооружение, изготовление, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, а также создание самим налогоплательщиком) до даты реализации (передачи) с учетом положений главы 25 настоящего Кодекса и уплатить дополнительную сумму налога и пени".

Например, если мы в 2010 году приобрели компьютер за 25 000 руб., имеющий срок полезного использования 3 года, приняли его к налоговому учету (т.е. признали расходы по нему), а потом решили продать ранее, чем через 3 года с момента учета расходов на его приобретение, то мы должны сторнировать из налоговой базы суммы понесенных расходов на его приобретение, ввод в эксплуатацию, и модернизацию. Затем - пересчитать налоговую базу за 2010 год (в котором были признаны расходы по данному ОС), при необходимости, доплатить налог, применяемый при УСН, и, к сожалению, начислить пени.

Причем если этот компьютер за 25 000 руб. продадут в 2011 году, то бухгалтеру после заполнения документа Передача ОС достаточно вручную пересчитать налоговую базу за 2010 год, доплатить налог и пени и подать в налоговую инспекцию корректирующую декларацию УСН. Вносить какие-либо изменения в КУДР за 2010 год уже не нужно. Как правило, несмотря на необходимость проведения "ручных" расчетов, все эти действия бухгалтерам понятны и проблем не вызывают. Гораздо больше вопросов вызывают случаи, когда ОС продают в том же году, что и купили: "ОС продано, а программа продолжает ежеквартально списывать расходы по нему в налоговом учете!" - недоумевают пользователи.

Пример (продолжение)

Допустим, мы продали компьютер за 25 000 руб. ЗАО "Строитель" 15 сентября 2010 года по цене 20 000 руб., то есть в том же году, что и купили.

Чтобы правильно отразить в программе данную ситуацию необходимо:

1. Убедиться, что все предшествующие месяцы в программе закрыты (чтобы правильно определилась остаточная стоимость ОС).
2. Заполнить документ Передача ОС и провести его (рис. 9).
   

   Рис. 9. Переда ОС покупателю

3. В результате первых двух шагов ОС будет снято с учета, но расходы по нему в НУ все еще будут автоматически списываться последним числом каждого квартала. Нам нужно сторнировать их. Для этого нужно в главном меню Операции выбрать вид операции Записи книги учета доходов и расходов УСН, и добавить новую запись. Параллельно нужно открыть саму Книгу учета доходов и расходов УСН и найти там те записи списания расходов по ОС, на которые мы утратили право в связи с его продажей. Теперь наша задача - вручную продублировать в КУДР все эти записи - но со знаком "-", как показано на рис. 10. Сторнировать надо как записи раздела I "Доходы и расходы", так и раздела II "Расчет расходов на приобретение ОС".
   

   Рис. 10. Сторнирование расходов на приобретение и модернизацию ОС в книге учета доходов и расходов при продаже ОС

4. Аналогично сторнирование расходов нужно выполнить за все кварталы, в которых признавались расходы на продаваемое ОС.
5. Из-за увеличения налоговой базы, возможно, потребуется рассчитать и заплатить пени по налогу, применяемому при УСН. Расчет делается вручную, так как в программе эта операция не автоматизирована.

Доход от продажи ОС будет зарегистрирован после поступления оплаты покупателя.

Возврат ОС поставщику в связи с браком

К сожалению, ОС списываются раньше названного в Налоговом Кодексе срока не только "по вине" их покупателей (если считать "виной" тот факт, что они решили их продать раньше чем через 3 года - для ОС, имеющих срок полезного использования менее 15 лет, или ранее, чем через 10 лет, - для ОС со сроком полезного использования свыше 15 лет). Передача ОС может осуществляться в связи с обнаружением брака. Ведь, исходя из положений ГК РФ, в этом случае мы имеем право вернуть поставщику некачественный товар, и получить назад уплаченные за него деньги. Но даже в этом случае мы обязаны сторнировать в налоговом учете расходы по приобретению, вводу в эксплуатацию и модернизацию бракованного ОС, доплатить налог и пени по нему.

Деньги, которые поставщик вернул за возвращенное ему бракованное ОС, не признаются доходом организации-покупателя (в соответствии письмами Минфина России от 20.09.2007 № 03-11-04/2/228, а также УФНС по г. Москве от 31.03.2005 № 18-11/3/21626).

Пример (продолжение)

Компьютер за 25 000 руб. оказался бракованным и мы вынуждены были вернуть его поставщику ООО "Компьютеры" 3 августа 2010 года.

Чтобы отразить данную ситуацию в программе, нужно:

1. Убедиться, что все предыдущие месяцы в программе закрыты.
2. Заполнить документ Передача ОС. В документе указать Счет расчетов - 76.02 "Расчеты по претензиям". При проведении документа разница между остаточной стоимостью ОС и суммой, которую в действительности должен вернуть поставщик будет отражена на счете 91.
3. Сторнировать все понесенные расходы по возвращаемому поставщику ОС, пересчитать налоговую базу за год принятия ОС к учету, при необходимости - доплатить налог и пени, так же как и при продаже ОС.
4. Когда поставщик перечислит деньги за ОС на расчетный счет, оформить Платежное поручение входящее с видом операции Возврат от поставщика. В результате проведения данного документа в КУДР полученная от поставщика сумма не включится в состав доходов. Она должна отразиться в графе 6 со знаком "-", как показано в таблице 4.

   Таблица 4. Отражение в КУДР возврата денег от поставщика

   Регистрация			Сумма
   № п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы - всего	в т.ч. доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы - всего	в т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
   1	2	3	4	5	6	7
   11	№ 1 от 03.08.2010	Поступление на р/с: возврат денежных средств поставщиком "ООО "Компьютеры" по договору "Поставки №1".			-25 000,00

ОС в "1С:Упрощенке 8". Заключение

Мы рассмотрели основные операции по учету ОС при применении УСН с налоговой базой "Доходы минус расходы". При применении УСН с налоговой базой "Доходы" ситуация упрощается, т.к. нет необходимости учитывать расходы по ОС, нет налоговых рисков при продаже ОС.