Представление отчетности в ФСС РФ в электронном виде из программ "1С:Предприятие 8"

Нормативное обоснование

С 2010 года вступили в действие Федеральные законы от 24.07.2009 № 212-ФЗ и № 213-ФЗ, в соответствии с которыми ЕСН был заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, ФСС РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (подробнее читайте здесь).

Указанными Федеральными законами установлена обязанность плательщиков страховых взносов (а таковыми являются практически все организации и индивидуальные предприниматели) ежеквартально представлять в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего учета отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам. Приказами Минздравсоцразвития России утверждены отчетные формы, которые представляются в ПФР и ФСС РФ.

В соответствии с положениями Федеральных законов плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, превышает 100 человек, обязаны представлять отчетность в электронном виде, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Уже довольно продолжительное время многие страхователи представляют отчетность в ПФР в электронном виде. Указанная технология отработана и не является чем-то экзотическим.

Принципиально новым в требованиях по представлению отчетности является то, что в электронном виде с ЭЦП отчетность необходимо представлять также и в ФСС РФ. Отчетность в ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП представляется по форме 4 ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 № 871н.

Технология представления отчетности в электронном виде в ФСС РФ

В целях обеспечения исполнения страхователями указанного требования Фондом социального страхования РФ разработана технология представления отчетности, а также созданы необходимые специализированные программные средства. Полную информацию о порядке представления отчетности в ФСС РФ в электронном виде можно получить на специально созданном портале http://fz122.fss.ru.

Например, по адресу http://www.fss.ru/files/25634/Recomend3.pdf размещена брошюра "Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ вэлектронном виде с использованием электронно-цифровой подписи", подготовленная специалистами ФСС РФ. Брошюра содержит подробное пошаговое описание процесса подготовки отчета на портале Фонда, его подписания и шифрования страхователем и загрузки на шлюз Фонда для приема отчетности. Тем страхователям, которые собираются представлять отчетность в ФСС РФ в электронном виде, рекомендуем ознакомиться с этой брошюрой.

В данной статье мы кратко расскажем об этом порядке в контексте формирования и представления отчетности в "1С:Предприятии 8".

Для приема отчетов в электронном виде Фондом создана специальная единая точка приемки (шлюз) в Интернете, расположенная по адресу http://f4.fss.ru/. Для пользования этим шлюзом не нужно заключать какого-либо договора или соглашения с ФСС РФ. Также необходимо отметить, что вопреки информации, распространяемой некоторыми разработчиками, отчетность в ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП могут сдавать любые страхователи, а не только те, у которых среднесписочная численность превышает 100 человек.

Сам процесс представления отчета в электронном виде заключается в загрузке на портал файла выгрузки в электронном виде формы 4 ФСС РФ, подписанного ЭЦП страхователя и зашифрованного на открытом ключе ФСС РФ.

1. Подготовка отчета

Для подготовки формы 4 ФСС РФ и выгрузки ее в электронном виде в файл в формате, утвержденном приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, можно использовать:

• программы системы "1С:Предприятие 8", содержащие подсистему регламентированной отчетности*;
• регламентированный отчет Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ (Форма-4 ФСС) из комплекта форм регламентированной отчетности для программ системы "1С:Предприятие 7.7";
• сервис для подготовки формы 4 ФСС РФ на портале ФСС РФ http://fz122.fss.ru.

Примечание:
* Если ваша организация является абонентом какого-либо специализированного оператора связи, то все необходимые программные средства и сертификаты вы может получить или приобрести у него.

Результатом выгрузки должен быть файл в формате XML (расширение *.xml).

2. Подписание и шифрование отчета

Подготовленный файл отчета необходимо подписать ЭЦП страхователя и зашифровать. Чтобы это обеспечить, необходимо следующее.

На компьютере страхователя должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ), удовлетворяющее требованиям приказа ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.

Страхователь должен иметь сертификаты ключей подписи (СКП), выданные Удостоверяющим центром ФСС РФ или любым другим Удостоверяющим центром, имеющим доверенные отношения с УЦ ФСС РФ. Список таких удостоверяющих центров приведен здесь - http://www.fss.ru/uc.

Страхователь должен установить на компьютер корневой сертификат УЦ ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/CA_FSS_RF_2010.crt (папка "Доверенные корневые сертификаты") и сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/F4_FSS_RF_2010.cer (папка "Другие пользователи").

Для подписания и шифрования отчета можно воспользоваться, например, бесплатной утилитой для вызова СКЗИ, предоставляемой ФСС, или аналогичными программными средствами, предлагаемыми сторонними разработчиками или специализированными операторами связи.

В брошюре "Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи" (http://www.fss.ru/files/25634/Recomend3.pdf) содержится подробное описание порядка использования этой утилиты).Зашифрованный файл расчета, предназначенный для передачи в Фонд социального страхования Российской Федерации, должен иметь название вида
<номер страхователя>_<расчетный год>_<отчетный квартал>.ef4

Подписанный и зашифрованный файл отчета необходимо загрузить на странице отправки портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=2.

После успешной загрузки страхователю будет выдан идентификатор файла отчета, который следует обязательно записать и сохранить - по этому идентификатору в последующем можно отслеживать статус загруженного отчета и получить результат его приема.

Датой и временем приема отчета считаются, соответственно, дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла на шлюз Фонда. Квитанция о приеме отчета формируется в случае успешной проверки ЭЦП и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется в протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию.

3. Отслеживание статуса отчета

Для отслеживания состояния отчета, загруженного на портал Фонда, и получения протокола его обработки, следует указать идентификатор отчета на странице проверки статуса портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=3.

Если отчет содержит ошибки, в протоколе приема будет об этом сказано:

В этом случае следует внести исправления в форму и повторить отправку отчета.

Фондом социального страхования РФ установлен регламентный период проверки переданного отчета - 24 часа. Поскольку в соответствии с Законом № 212-ФЗ Форма-4 ФСС РФ должна быть представлена до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (например, за II квартал 2010 - до 15 июля), рекомендуем представлять форму минимум за 2 дня до окончания срока (в нашем примере - не позднее 12 июля), чтобы в случае получения отрицательного протокола иметь время на внесение исправлений и повторное представление отчета и при этом уложиться в срок.

При повторной отправке отчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период предыдущий отчет страхователя считается недействительным.

Представление отчетности из программ "1С:Предприятие 8"

В экономических программах системы "1С:Предприятие 8", содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который является, по сути, "посредником" между пользователем программы и шлюзом ФСС РФ. Этот механизм позволяет непосредственно из программы, без использования утилит сторонних разработчиков выполнить все действия по представлению отчета по форме 4 ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП.

Возможности такого представления будут реализованы во всех программах "1С:Предприятие", в которых присутствует подсистема подготовки регламентированной отчетности:

• "Бухгалтерия предприятия", редакция 1.6 - начиная с релиза 1.6.26;
• "Бухгалтерия предприятия", редакция 2.0 - начиная с релиза 2.0.14;
• "Бухгалтерия предприятия КОРП" - начиная с релиза 2.0.14;
• "Бухгалтерия автономного учреждения КОРП" - начиная с релиза 2.0.14;
• "Бухгалтерия автономного учреждения" - начиная с релиза 2.0.14;
• "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 - начиная с релиза 1.2.31 (выпущен 05.07.2010);
• "Управление производственным предприятием", редакция 1.3 - начиная с релиза 1.3.5;
• "Комплексная автоматизация", редакция 1.0 - начиная с релиза 1.0.9;
• "Комплексная автоматизация, редакция 1.1 - начиная с релиза 1.1.2;
• "Зарплата и управление персоналом" - начиная с релиза 2.5.26;
• "Налогоплательщик" - начиная с релиза 3.0.18 (выпущен 05.07.2010);
• "Бухгалтерия бюджетного учреждения" - начиная с релиза 1.0.17;
• "Зарплата и кадры бюджетного учреждения" - начиная с релиза 1.0.14.

В этом разделе статьи мы расскажем, как воспользоваться данным механизмом.

1. Средство криптографической защиты информации

Прежде всего, на компьютере должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ), например: "КриптоПРО". Приобрести СКЗИ можно у специализированного оператора связи или в Удостоверяющем центре, в котором вы будете приобретать сертификаты ключей электронной цифровой подписи (СКП) для представления отчетности в ФСС РФ. Там же можно получить консультации по порядку установки и использования СКЗИ и СКП.

2. Сертификаты ЭЦП страхователя, "понимаемые" шлюзом ФСС РФ

Пользователь программы "1С:Предприятие" должен иметь сертификаты ключей подписи (СКП), выданные Удостоверяющим центром ФСС РФ или любым другим Удостоверяющим центром , имеющим доверенные отношения с УЦ ФСС РФ. Открытый сертификат должен быть установлен на компьютере. Закрытый сертификат предоставляется либо на дискете или флеш-диске, либо на защищенном носителе информации (типа eToken, ruToken и др.) и должен быть привязан к открытому сертификату. Консультации по порядку установки открытого сертификата и привязке к нему закрытого сертификата и можно получить в Удостоверяющем центре.

3. Сертификаты электронной цифровой подписи ФСС РФ

Страхователь должен установить на компьютер корневой сертификат УЦ ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/CA_FSS_RF_2010.crt и сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/F4_FSS_RF_2010.cer.

Для установки сертификатов следует скачать указанные файлы на жесткий диск компьютера, на каждом файле по очереди следует щелкнуть правой кнопкой мыши и из выпадающего меню выбрать пункт "Установить сертификат" и далее следовать указаниям Помощника установки сертификатов.

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ - файл CA_FSS_RF_2010.crt - должен быть установлен в хранилище "Доверенные корневые сертификаты".

Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ - файл F4_FSS_RF_2010.cer должен быть установлен в хранилище "Другие пользователи".

4. Настройка обмена с ФСС РФ в справочнике Организации

Возможность обмена с ФСС РФ для конкретной организации должна быть включена в справочнике Организации. Для этого следует открыть форму настройки сведений об организации, перейти на закладку Документооборот и нажать кнопку Настроить параметры отправки отчетности в ФСС.

После нажатия этой кнопки будет открыта форма настройки параметров:

В этой форме необходимо:

• установить флажок Использовать электронный документооборот с органами ФСС и таким образом включить возможность использования обмена с ФСС РФ;
• в поле Сертификат страхователя указать сертификат открытого ключа подписи ответственного лица организации, имеющего право подписи отчетности в ФСС РФ;
• в поле Сертификат ФСС указать сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ (он находится в файле F4_FSS_RF_2010.cer и должен быть установлен на компьютере).

После установки параметров следует нажатием кнопок ОК закрыть форму настойки параметров обмена с ФСС РФ и форму сведений об организации.

5. Подготовка отчета "Форма-4 ФСС РФ"

Подготовка отчета Форма-4 ФСС РФ выполняется обычным для регламентированной отчетности в "1С:Предприятии 8" образом. Порядок работы с регламентированной отчетностью приведен в описании конфигурации, входящем в комплект поставки программы системы "1С:Предприятие 8".

6. Отправка отчета "Форма-4 ФСС РФ" в ФСС РФ

После того, как отчет подготовлен и готов к представлению ФСС, следует установить статус Подготовлен в нижней части формы отчета.

Когда для организации, от имени которой составляется отчет по форме 4 ФСС РФ, включена возможность обмена с ФСС РФ по каналам связи, в верхней командной панели формы, наряду с ранее присутствовавшими командами, добавляется подменю Отправка, а в верней части формы появляется панель, на который будет выводится текущее состояние отправленного отчета:

Для отправки отчета необходимо в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выбрать пункт Отправить в ФСС.

После этого будет выполнятся выгрузка отчета в файл установленного формата, его подписание ЭЦП ответственного лица и шифрование. При отправке отчета в дисковод или USB-порт компьютера должен быть помещен носитель ключевой информации (дискета, eToken и т. д.).

Если в процессе выгрузки будут обнаружены ошибки заполнения отчета, препятствующие корректной выгрузке, выгрузка будет прекращена, будет выдано предупреждающее сообщение, а список ошибок будет выдан в служебном окне в нижней части экрана. В этом случае ошибки выгрузки следует устранить и повторить процесс отправки.

В случае успешной выгрузки, подписании и шифровании отчета, подготовленный файл будет отправлен на портал ФСС РФ. В случае успешной отправки в служебное окно сообщений в нижней части экрана будет выведено сообщение Транспортный пакет сформирован и отправлен, а в верхней части формы отчета появится сообщение о дате и времени отправки отчета.

7. Получение результатов отправки

После успешной отправки отчета программа системы "1С:Предпритие 8" будет пытаться в автоматическом режиме получить от портала ФСС РФ результат обработки отчета. Это сопровождается появлением на экране формы, иллюстрирующей процесс обмена с порталом ФСС:

Механизм обмена будет с периодичностью в 60 секунд связываться с порталом для получения результата. Обычно результат обработки отправленного отчета приходит достаточно быстро - в течение 2-3 минут, но в отчетный период, особенного ближе к сроку представления, процесс может затягиваться. Поэтому после 3 попыток автоматическое получение результатов будет прекращено а форма Автообмен с сервером ФСС закрыта. В этом случае результат обработки отчета порталом ФСС РФ необходимо получить вручную, для этого в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выберите пункт Получить результат отправки.

Результат обработки отчета порталом ФСС РФ будет выдан в виде текста с описанием результатов:

Последовательность цифр, разделенных дефисами, в строке Информация по отчету - это идентификатор отчета, присваиваемый порталом ФСС РФ при приеме отчета. По этому идентификатору результат отправки можно получить самостоятельно на странице проверки статуса портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=3.

8. Просмотр результатов отправки

Если результат обработки отчета порталом ФСС РФ был получен автоматически, , то в этом случае на форме Автообмен с сервером ФСС будет выдана строка с описанием результата обработки. Это будет либо строка Отчет сдан, получена квитанция, либо Отчет не принят, получен протокол ошибок, например:

Такая же надпись появится на панели в верхней части формы отчета.

В случае успешной сдачи отчета от портала ФСС РФ приходит квитанция - файл с именем, например, 7710-1040-8740.p7e. Квитанция является юридически значимым документом, подтверждающим факт приема ФСС РФ расчета страхователя по форме 4 ФСС РФ. Полученный файл квитанции сохраняется информационной базе программы системы "1С:Предприятие 8".

При щелчке по надписи Отчет сдан, получена квитанция показывается текст квитанции:

Файл квитанции можно сохранить да жесткий диск компьютера. Как это сделать - рассказывается ниже.

При щелчке по надписи Отчет не принят, получен протокол ошибок

можно вызвать на экран протокол обработки отчета порталом ФСС РФ:

В последующем результаты отправки отчета можно просмотреть, если в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выбрать пункт Показать результат отправки:

В зависимости от результата отправки будет показан либо протокол с описанием ошибок в отчете, либо квитанция.

9. Просмотр истории отправок

При представлении отчета в ФСС РФ через портал фонда теоретически допускается отправлять отчет несколько раз. Так как в самой форме 4 ФСС РФ и в формате выгрузки отсутствует понятия первичного и исправительного отчета, последний по времени отправленный отчет заменяет собой предыдущие и считается "правильным" отчетом. Если отправка отчета была выполнена с соблюдением сроков представления и отчет принят, то этот последний отчет и будет считаться сданным отчетом.

Соответственно, после получения отрицательного протокола можно, не создавая нового экземпляра регламентированного отчета "4-ФСС", внести изменения в уже созданный экземпляр отчета и повторно отправить откорректированный отчет. Таких отправок может быть выполнено несколько до тех пор, пока отчет не будет принят.

Посмотреть историю отправок отчета можно, если в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выбрать пункт История отправок. Вызванное на экран окно будет содержать список выполненных отправок с обозначением результатов каждой отправки.

Щелчок мышью по строке открывает окно с описанием выбранной отправки.

При щелчке по надписи Зашифрованный пакет отправлен будет открыт диалог выбора каталога, указав который можно сохранить на диске подписанный и зашифрованный файл отчета, отправленный на портал ФСС РФ.

При щелчке по надписи Квитанция об успешной сдаче отчета получена открывается окно с текстом квитанции. При необходимости текст квитанции можно распечатать или сохранить, для этого следует использовать соответствующие команды меню Файл.

При помощи команд подменю Выгрузить верхней командной панели формы можно сохранить на жестком диске компьютера, соответственно, отправленный пакет или файл квитанции. Файлы отправленного пакета и квитанции могут быть полезны, например, при разрешении конфликтных ситуаций.