Распределение суммы уплаченных взносов в сведениях персучета

Распределение суммы уплаченных взносов в сведениях персучета

Требования ПФР

Одной из основных трудностей при заполнении сведений персонифицированного учета является заполнение сумм начисленных и уплаченных взносов* по каждому застрахованному лицу в формах СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1.

Примечание:
*          Поскольку принципы заполнения сумм взносов на финансирование страховой и накопительной части пенсии одинаковы, в материале под взносами подразумевается как страховая их часть, так и накопительная.

Согласно пунктам 71, 72 постановления Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п (далее - Постановление № 192п) в формах в поле «начислено» указывается «сумма начисленных страховых взносов ... за последние три месяца ... отчетного периода ...»* при условии «наличия в течение отчетного периода сведений».

Примечание:
*        При этом «для плательщиков страховых взносов, осуществляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу членов экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, в отношении членов экипажей судов указывается сумма страховых взносов, соответствующая сумме страховых взносов на финансирование страховой/накопительной части трудовой пенсии по основному тарифу».

В поле «уплачено» указывается «сумма уплаченных страховых взносов ... в последние три месяца ... отчетного периода ...», при этом «суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в данном реквизите не учитываются». Поле заполняется «в случае наличия в течение отчетного периода сведений или уплаты за застрахованное лицо задолженности за предыдущие отчетные периоды, в том числе уволенное».

Кроме того, в Постановлении № 192п содержится требование указывать сумму страховых взносов «в размере суммы, начисленной с базы для начисления страховых взносов, но не более чем с предельно облагаемой».

Если с определением начисленных по каждому лицу взносов проблем не возникает (т. к. взносы исчисляются отдельно по каждому лицу), то определение уплаченных по каждому лицу взносов может вызывать сложности. В момент уплаты взносов нельзя указать (зафиксировать), за кого конкретно эти взносы уплачиваются и даже за какой период (месяц) они уплачиваются - в платежные документы эти сведения не заносятся. Известна только общая сумма уплаченных взносов и дата уплаты.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ обязывает страхователя «вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица...», при этом «тип движения взносов» (начисленные или уплаченные) не уточняется. Рекомендуемая ПФР для исполнения этой обязанности «карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов» не предполагает ведение индивидуального учета сумм уплаченных взносов (письмо ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691).

В связи с этим определение сумм уплаченных за каждого лица взносов целесообразно производить на этапе заполнения отчетности. Официальных рекомендаций, как производить такое распределение, ПФР опубликовано не было. Но основное требование к результатам распределения следует из Постановления № 192п. Анализируя его положения, можно сделать вывод, что при заполнении сведений персучета уплаченные взносы должны указываться в таком размере, чтобы по каждому лицу не образовалась переплата (превышение уплаченных взносов над начисленным) с учетом всех уже имеющихся в ПФР сведений за прошлые отчетные периоды. При этом начисленные взносы должны указываться за вычетом сумм взносов, начисленных с доходов, превышающих предельную облагаемую базу (если таковые имеются).

Никаких других требований в части распределения уплаченных взносов по лицам законодательство не содержит. Например, оно не содержит такой нормы, что одни лица при распределении уплаченных взносов приоритетней других и что по некоторым уплаченные суммы должны указываться в относительном большем размере, чем по всем, а по другим, напротив, в относительно меньшем, чем по всем. Наиболее справедливым и очевидным кажется распределение общей уплаченной суммы взносов «поровну» на всех, пропорционально суммам начисленных взносов. О том, что распределение уплаченных взносов по индивидуальным лицевым счетам застрахованных лиц производилось ПФР именно таким образом, говорит абзац 3 пункта 7 Правил учета страховых взносов, включаемых в расчетный пенсионный капитал, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2002 № 407.

На рисунке 1 приведено схематическое изображение принципа такого распределения.

Рис. 1

Под «отчетным периодом» в материале подразумевается именно три последних месяца, а не весь период с начала календарного года.

Сумма уплаченных в отчетном периоде взносов, на схеме обозначенная как P, распределяется на погашение задолженности на начало отчетного периода (d1+d2+d3), по всем сотрудникам в равной степени (как по уволенной ранее Гусевой, так и по остальным сотрудникам); остаток от суммы - на уплату взносов, начисленных за текущий отчетный период (a1+a2+a3), также по всем сотрудникам в равной степени (как по уволенному в отчетном периоде Егорову, так и по принятому в конце периода Земцову и работающему в течение всего периода Горину).

Тем не менее, в некоторых исключительных ситуациях (например, если сотруднику назначается пенсия, и ее размер зависит от уплаченных именно по этому сотруднику взносов) может потребоваться по конкретному лицу «закрыть» уплату, т. е. указать сумму уплаты относительно большую, чем по другим.

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0). реализовано автоматическое заполнение сумм уплаченных взносов по каждому лицу в сведениях персонифицированного учета. Алгоритм заполнения основан на принципе распределения общей суммы уплаченных взносов пропорционально суммам взносов, начисленных по каждому лицу. Результаты распределения по такому алгоритму удовлетворяют всем требованиям действующего законодательства и проходят все предусмотренные ПФР проверки. При необходимости сведения об уплаченных по каким-либо лицам взносах могут быть отредактированы вручную, и произведено автоматическое перераспределение уплаченных взносов с учетом этих ручных изменений.

Отражение распределения сумму плаченных взносов в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0.

Рассмотрим порядок распределения сумм уплаченных взносов на примере «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0). Порядок отражения в других прикладных решениях фирмы «1С» может незначительно отличаться.

При автоматическом заполнении поля Уплачено в сведениях персонифицированного учета используются следующие данные:

1. Общая сумма уплаты (которую и требуется распределить по всем лицам).

Сумма уплаты в общем случае складывается из двух составляющих:

• непосредственно уплаченных в ПФР в отчетном периоде сумм страховых взносов.

Это суммы, которые в программе зарегистрированы документами Списание с расчетного счета с датами, входящими в отчетный период.

Обращаем внимание, что взносы, которые уплачиваются на финансирование страховой части пенсии, не разделяются на взносы с сумм, не превышающих предельную величину облагаемой базы и взносы с сумм, превышающих эту величину.

Все уплаченные в текущем периоде взносы используются при распределении в сведениях персонифицированного учета.

• суммы переплаты взносов, если таковые образовались на начало отчетного периода.

Если в прошлых отчетных периодах часть уплаченных взносов при распределении оказалась нераспределена (т. е. в целом по всем периодам взносов фактически было уплачено больше, чем начислено), то эта часть используется для распределения в текущем отчетном периоде.

2. Сумма задолженности на начало отчетного периода.

В прошлых отчетных периодах начисленные взносы могут быть уплачены не в полном объеме, т. е. в ранее представленных сведениях персучета сумма уплаченных взносов может оказаться меньше суммы начисленных. Для того чтобы сведения текущего периода были «состыкованы» в ПФР с уже имеющимися там сведениями прошлых периодов, при распределении уплаты в текущем отчетном периоде необходимо в первую очередь «закрыть» задолженность прошлых периодов. Для этого необходимо знать как общую сумму такой задолженности, так и сумму задолженности по каждому лицу - для того чтобы распределить уплату пропорционально на всех (если суммы уплаты не хватает на покрытие всей задолженности). Эти суммы определяется на основании имеющихся в «1С:Бухглатерии 8» комплектов сведений прошлых периодов. Учитываются только сведения из комплектов со статусом Сведения комплекта разнесены по лицевым счетам. Если сведения прошлых периодов формировались в другой программе, то их необходимо загрузить из файлов, которые были отправлены и приняты в ПФР, либо внести эти сведения вручную (подробнее см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» раздела «Налоги и взносы» на ИТС - http://its.1c.ru/ db/staff1c#content:34431:1 ).

На практике возможно возникновение ситуации, когда ПФР самостоятельно меняет сведения, например, об уплаченных по лицам взносах, в уже принятых ранее пачках. В этом случае данные, находящиеся в базе страхователя (или в файлах сданной отчетности) будут отличаться от тех, что реально имеются в базе ПФР, и поэтому распределение уплаченных взносов может быть произведено неадекватно. Например, при «стыковке» образуется переплата по каким-либо лицам, которая не является допустимой.

Также возможно возникновение ситуации, когда сведения прошлых периодов, несмотря на то, что они приводят к образованию переплаты, были приняты ПФР. Такие сведение прошлого периода не являются допустимыми и должны быть скорректированы (вместо них оформлены корректирующие сведения).

3. Сумма начисленных взносов за отчетный период.

Если в текущем отчетном периоде производилось начисление страховых взносов, то при распределении уплаченных взносов по лицам анализируется, сколько взносов было начислено (показано начисленных взносов в сведениях персонифицированного учета текущего периода), как всего, так и в разрезе лиц.

Поэтому перед тем, как будет заполнено поле Уплачено в сведениях персонифицированного учета текущего отчетного периода, в них должно быть заполнено поле Начислено. Поле Начислено заполняется автоматически по данным о доходах и взносах, зарегистрированным документом Начисление зарплаты.

Обращаем внимание, что начисленные взносы в сведениях персонифицированного учета указываются за вычетом сумм взносов, начисленных с доходов, превышающих предельную облагаемую базу.

Рассмотрим теперь сам принцип распределения.

Сумма уплаты по каждому лицу в общем случае складывается из суммы уплаты задолженности и суммы уплаты текущих начислений (взносов, показанных как начисленные в сведениях текущего отчетного периода) и определяется следующим образом.

1. Если имеется задолженность за прошлые отчетные периоды, то «погашается» сначала она:

• если общая суммы уплаты меньше общей суммы задолженности (т. е. суммы уплаты не хватает чтобы покрыть всю задолженность), то она распределяется на всех лиц равномерно (с одинаковым коэффициентом). Коэффициент погашения задолженности определяется как отношение общей суммы уплаты к общей сумме задолженности. В уплаченную по каждому лицу сумму заносится сумма задолженности по нему, умноженная на этот коэффициент. На погашение текущих начислений средств уже не остается, и эти суммы и будут итоговыми суммами в поле Уплачено;
• если же общая суммы уплаты больше общей суммы задолженности или равна ей (т. е. суммы уплаты хватает чтобы покрыть всю задолженность), то в уплаченную по каждому лицу сумму заносится сумма уплаты в размере суммы задолженности по этому лицу.

После погашения задолженности от общей суммы уплаты остается некоторая часть (если уплата строго больше задолженности). Эта часть далее может быть использована для распределения в счет уплаты текущих начислений, если они присутствуют в сведениях текущего периода.

2. Если в сведениях текущего периода присутствуют суммы начисленных взносов, и от общей суммы уплаты после погашения задолженности имеется остаток (либо задолженности не было вообще, и тогда сумма уплаты осталась полностью), то эта сумма уплаты используется для уплаты текущих начислений:

• если сумма оставшейся уплаты меньше общей суммы текущих начислений (т. е. суммы уплаты не хватает, чтобы «покрыть» все текущие начисления) то она распределяется на всех лиц равномерно (с одинаковым коэффициентом). Коэффициент уплаты текущего периода определяется как отношение оставшейся общей суммы уплаты к общей сумме текущих начислений. В уплаченную по каждому лицу сумму заносится (или добавляется, если ранее уже была занесена сумма уплаты задолженности) сумма его текущих начислений, умноженная на этот коэффициент;
• если же сумма оставшейся уплаты больше общей суммы текущих начислений или равна ей (т. е. суммы уплаты хватает чтобы «покрыть» все текущие начисления), то в уплаченную по каждому лицу сумму заносится (или добавляется) сумма, равная сумме текущих начислений, но не более того. Сумма уплаты по каждому лицу не может превышать сумму задолженности по нему плюс сумму начислений из текущих сведений.

Таким образом, в сведениях текущего периода по конкретному лицу сумма «уплачено» может оказаться больше суммы «начислено» только при условии погашения по нему задолженности прошлого периода.

Обращаем внимание, что контроль соответствия сумм начислений и уплаты, полученных в сведениях персонифицированного учета, суммам, полученным в РСВ-1, следует производить не «на глаз», а встроенной в «1С:Бухгалтерию 8» проверкой или проверочными программами ПФР, поскольку контрольные соотношения не являются достаточно тривиальными*.

Примечание:
* Правила проверки опубликованы по адресу http://www.pfrf.ru/userdata/ rabotodatelyam/persuchet/otchet_per/pravila_proverki_3.doc

Рассмотрим на конкретных примерах как производится автоматическое распределение общей суммы уплаченных взносов (на примере страховой части).

Пример 1. Отсутствие задолженности и переплаты

Поскольку задолженности нет, вся распределяемая сумма уплаты 9 141 руб. направляется на погашение текущих начислений. Текущие начисления больше, чем сумма уплаты, поэтому определяется коэффициент уплаты текущего периода:

9 141 / 20 980,84 ~ 0,43568322335997986734563535111082

Наконец, определяется сумма уплаты по каждому сотруднику путем умножения текущих начислений на коэффициент уплаты (см. рис. 2).

Рис. 2

Пример 2. Наличие задолженности на начало 2-го квартала

Рассмотрим процесс распределения уплаты.

Сначала распределим уплату задолженности, оставшейся по результатам первого квартала. Так как сумма уплаты (55 120,3 руб) превышает сумму задолженности (11 839,84 руб), то коэффициент уплаты равен единице.

Далее, распределим уплату, согласно начисленным взносам во втором квартале. Поскольку оставшаяся после погашения задолженности часть уплаты (55 120,30 - 11 839,84 = 43 280,46 руб.) превышает сумму начисленных во втором квартале взносов (35 120 руб), то коэффициент уплаты равен единице (см. рис. 3).

Рис. 3

А не распределяемую во II квартале уплату (55 120,30 - 46 009,80 = 8 160,46) следует учесть в III квартале.

Пример 3. Наличие переплаты на начало III-го квартала, «ручное закрытие» взносов по уволенному сотруднику, собирающемуся на пенсию

Рассмотрим процесс распределения уплаты, оставшейся по результатам второго квартала (8 160,16 руб.). Поскольку задолженности нет, вся распределяемая сумма 8 160,16 руб. направляется на погашение текущих начислений. Текущие начисления больше, чем сумма уплаты, поэтому определяется коэффициент уплаты текущего периода:

8 160,16 / 28 706,26 ~ 0,28426412914813702655797028244014

Далее определяется сумма уплаты по каждому сотруднику путем умножения текущих начислений на коэффициент уплаты (см. рис. 4).

Рис. 4

Предположим, что поступило требование «закрыть» уплату по уволившемуся Егорову А.М., т. е. по возможности распределить уплату сначала на погашение задолженности и начислений по нему, а оставшуюся часть уже на остальных сотрудников. В рассматриваемом примере задолженности на начало периода по нему не было, однако, в общем случае, необходимо не просто приравнять уплату к начислениям текущего периода, но и учесть наличие задолженности прошлых периодов. Для этого можно проанализировать специальные вспомогательные данные в колонках В целом с 2010 года (рис. 5).

Рис. 5

После определения суммы, которую необходима для «закрытия» уплаты по сотруднику, ее необходимо вручную внести в поле Уплачено. После этого уплата по остальным сотрудникам перераспределится автоматически с учетом этого изменения. Может потребоваться выполнение команды Обновить взносы (рис. 6).

Рис. 6

При перераспределении взносов с учетом ручного редактирования уплаты по одному сотруднику взносы перераспределились по остальным следующим образом.

Распределяемая сумма уплаты 8 160,16 руб. уменьшается на внесенную вручную сумму 3 521, 92 руб. и составляет теперь 4 638,24 руб., причем при распределении учитываются начисления только сотрудников, по которым уплата не редактировалась. Затем определяется новый коэффициент уплаты текущего периода:

4 638,24 / 25 184,34 ~ 0,18417159234667257510024086396546

И, далее, вычисляется сумма уплаты по каждому сотруднику, кроме Егорова А.М. путем умножения текущих начислений на этот коэффициент уплаты - см. рис. 7.

Рис. 7

Вручную взносы следует редактировать в допустимых переделах. Например, если в рассматриваемом примере полностью «закрыть» уплату по Горину А.П. (10 794,74 руб.) при наличии доступных к распределению 8 160,16 руб., по остальным сотрудникам уплата не заполнится вовсе, но при сверке таких сведений с РСВ-1 будет обнаружена ошибка несоответствия уплаты.

Пример 4. Наличие взносов, начисленных с сумм превышения предельной величины облагаемой базы

С 2012 года «основной» тариф предусматривает уплату дополнительных 10 % взносов на финансирование страховой части пенсии с сумм, превышающих предельную величину облагаемой базы (в 2012 году - 512 000 руб.). Эта часть начисленных взносов не должна показываться в сведениях персонифицированного учета. Однако при уплате взносов (на финансирование страховой части пенсии) невозможно указать, какая часть из них уплачивается - начисленная на суммы до превышения или суммы после превышения. Вся сумма взносов уплачивается на один КБК. В рассмотренных ранее примерах Горину А.П. за 9 месяцев начислено в общей сложности 155 658 руб. Предположим, что в IV квартале ему было начислено 400 000 руб., в итоге общая сумма начислений по нему превысила предельную величину облагаемой базы 512 000 руб. Взносы с доходов в размере 356 342 руб. рассчитаны по основному тарифу (22 %) и составили 78 395,24 руб., а взносы с сумм, превышающих эту величину, т. е. с 43 658 руб., рассчитаны по тарифу 10 % и составили 4 365,8 руб. Т. е. всего в IV квартале по Горину А.П. начислено 82 761,04 руб. взносов. Начисления по остальным сотрудникам приведены на рисунке 8. Рис. 8 На начало IV квартала имеется задолженность по уплате взносов в размере 20 546,10 руб. и 88 024,62 руб. начислено за IV квартал. Предположим, что все эти взносы уплачены в IV квартале.

При формировании персотчетности за IV квартал начисленные и уплаченные по каждому сотруднику взносы автоматически заполнились следующим образом - см. рис. 9. В начисленные по Горину А.П. взносы не попала сумма взносов «с превышения».

Рис. 9

Уплата полностью «закрыла» задолженность по всем сотрудникам в размере 20 546,10 руб. и текущие начисления в размере 83 658,82 руб. и в общей сложности составила 104 114,92 руб.

В следующем отчетном периоде нераспределенные 4 365,8 руб. не будут считаться переплатой и распределяться не будут.

Предположим, что взносы в IV квартале были уплачены не полностью, а, например, в размере 88 024,62 руб.

Тогда при формировании персотчетности за IV квартал начисленные и уплаченные по каждому сотруднику взносы автоматически заполнились бы следующим образом - см. рис. 10. Уплаченной суммы хватило бы на полное «закрытие» задолженности в размере 20 546,10 руб., а оставшаяся сумма 67 478,54 руб. распределилась бы в счет уплаты текущих начислений с коэффициентом 0,806592... (67 478,54 / 83 658,82).

Рис. 10