Интеграция со Smartway в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП" (ред. 3)

Возможности сервиса Smartway

Smartway - это онлайн-сервис для планирования и организации деловых поездок, который включает следующие возможности:

• поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
• мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
• удобные инструменты для согласования маршрута и бюджета командировок внутри предприятия;
• онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
• историю и статистику поездок по всем сотрудникам организации.

Учесть при подготовке к командировке особенности поставленной задачи, ранг сотрудника, вопросы логистики и соблюсти финансовые ограничения, предусмотренные локальным положением организации о командировках, - задача не из легких. Если процесс согласования командировки затягивается, то возможно удорожание билетов или отсутствие вакантных гостиничных номеров. Сервис Smartway позволяет оперативно все учесть, выбрать лучшие варианты и произвести электронное бронирование.

Сотрудник организации, назначенный администратором аккаунта в сервисе Smartway, настраивает Travel-политики (рис. 1). Тravel-политики настраиваются для сотрудников организации, в обязанности которых входят служебные командировки, и определяют:

• права сотрудников, использующих сервис Smartway, на бронирование для себя или других сотрудников;
• ограничения по направлениям, срокам, цене;
• необходимость дополнительных согласований при отсутствии вариантов, в точности отвечающих требованиям.

Рис. 1. Настройка "Тravel-политики" в сервисе Smartway

Тravel-политики регламентируют, кому из сотрудников позволено производить оплату в сервисе Smartway.

Сервис позволяет создать любое количество Тravel-политик: единую политику для всей компании, набор политик для выделенных групп сотрудников и даже отдельные политики для каждого сотрудника. Сотрудник может самостоятельно приобретать услуги только в рамках указанных в Тravel-политике ограничений. Сервис не позволит сотруднику произвести действия, выходящие за пределы политик, без согласования с ответственным лицом.

Подбор билетов и отелей осуществляется в соответствии с политиками, установленными для тех, кому оформляются командировки.

Интеграция "1С:Зарплаты и управления персоналом 8 КОРП" редакции 3 с сервисом Smartway

Интеграция сервиса Smartway с "1С:Зарплатой и управлением персоналом 8 КОРП" редакции 3 позволяет в одной программе заявить о необходимости командировки, согласовать ее, оформить приказ о направлении в командировку, купить проездные документы и забронировать отели. При этом информация о предстоящей командировке доступна всем заинтересованным сотрудникам.

Интеграция позволяет:

• отправлять из программы в сервис Smartway сведения о бронировании для новых поездок (командировок);
• выгружать из сервиса в программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" сведения об уже оформленных поездках и создавать на их основании кадровые приказы (документы Командировка и Командировка группы).

Так, непосредственно в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 начальник отдела может сформировать и согласовать заявку на командировку, в отделе кадров будет издан приказ о направлении в командировку, сотрудник, отвечающий за организацию командировок, приобретет билеты и забронирует отель, а откомандированный сотрудник самостоятельно напечатает себе все необходимые билеты (меню Самообслуживание).

Для обеспечения интеграции следует установить флаг Использовать интеграцию с сервисами бронирования билетов и гостиниц (меню Настройка - Управление персоналом).

Далее по ссылке Настроить подключение следует перейти к подключению аккаунта Smartway, где необходимо указать Логин и Пароль (рис. 2).

Рис. 2. Подключение и настройка интеграции с сервисом Smartway

При подключенной настройке сервиса Smartway в документе Заявка на командировку (меню Кадры - Заявки сотрудников) становятся доступными закладки Бронирование и Личные данные (рис. 3).

Рис. 3. Заявка на командировку

На закладке Бронирование следует уточнить требуемые условия: билет на самолет или поезд, где забронировать проживание и др. По мере набора с клавиатуры автоматически подбирается место отправления и прибытия. Место прибытия можно заполнить автоматически по месту назначения иконкой "синяя стрелка".

Сведения о командируемом сотруднике заполняются на закладке Личные данные, запоминаются и в последующих заявках заполняются по данным предыдущей.

Документ Заявка на командировку может иметь один из следующих статусов: подготовлено, рассматривается, согласовано, отклонено, отозвано. Статусы устанавливаются соответствующими кнопками пользователями программы, у которых настроены соответствующие права и роли. После согласования или отклонения заявки в документе отображается, кем и когда произведено изменение статуса. Отменить заявку в программе или изменить данные бронирования в ней можно, только пока она не принята к обработке в сервисе Smartway.

После установки статуса Согласовано заявка автоматически поступает в сервис Smartway. При этом в верхней части заявки отображаются статусы согласования, отправки и бронирования.

Бронирования производятся в соответствии с Тravel-политикой, настроенной для командированного сотрудника. Если недоступны билеты, удовлетворяющие Тravel-политике, заявка возвращается на согласование. На этом этапе Заявка на командировку может быть отклонена или согласована с учетом отклонений от настроенных Тravel-политик.

Оплата своих билетов или билетов других сотрудников в сервисе Smartway производится сотрудниками, которым установлено соответствующее право в Тravel-политике.

Командированный сотрудник в меню Самообслуживание отслеживает статус Заявки на командировку. После бронирования и оплаты билетов в системе Smartway командированный сотрудник получает возможность скачать билеты и ваучер на проживание. Команды на скачивание располагаются в виде информационных надписей с гиперссылками в области бронирования документа Заявка на командировку.

Кроме личного кабинета сотрудника получить доступ к бронированиям можно в журнале Командировки. В специализированном рабочем месте Загрузка командировок (рис. 4), которое открывается из журнала Командировки по кнопке Загрузить из системы бронирования, можно кнопками Загрузить поездки, По всем организациям, Только по организации управлять списком бронирований и правами в сервисе бронирования по ссылке Настроить доступ.

По кнопке Загрузить поездки в список из сервиса загружаются новые поездки и последние изменения. Новыми считаются поездки, появившиеся в сервисе с момента последней успешной загрузки поездок. Загрузить поездки за любой произвольный период можно по кнопке Еще командой Загрузить прошлые поездки.

Рис. 4. Рабочее место "Загрузка командировок"

В рабочем месте Загрузка командировок можно выделять поездки левой кнопкой мыши. По данным отмеченных поездок можно сформировать документы Командировка или Командировка сотрудников в зависимости от состава сотрудников поездки. По кнопке Сформировать командировки создается документ Командировка, если выбраны поездки одного сотрудника, а если нескольких - Командировка группы.

Документы Командировка или Командировка сотрудников могут быть созданы в программе на основании документов Заявка на командировку или просто по кнопке Создать. Можно установить соответствие ранее созданных документов и загруженных поездок и при необходимости перезаполнить в них даты по данным бронирований.

Интеграция системы Smartway c программой "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 обеспечивает удобное согласование командировок, экономию командировочного бюджета и возможность подготовки командировочных документов и отчетов.

Расширенные возможности "1С:Зарплаты и управления персоналом 8 КОРП" (ред. 3)

Рассмотренный выше инструментарий подготовки командировок - это лишь пример расширенной функциональности программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3.

Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 в полном объеме содержит все возможности регламентированного кадрового учета, расчета и учета заработной платы, исчисления НДФЛ и страховых взносов, подготовки регламентированной и аналитической отчетности, реализованные в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" редакции 3. В дополнение к этому в программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 включены модули охраны труда, учета добровольного медицинского страхования (ДМС) и медосмотров, подбора, оценки, обучения персонала, настройки сложных схем мотивации сотрудников на основе ключевого коэффициента эффективности (КPI) и балльности льгот, как монетизируемых, так и социальных. Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 содержит инструменты для интеграции с рекрутинговыми сайтами, осуществления электронного интервью по методике Светланы Ивановой, проведения курсов с использованием системы электронного обучения, настройки чат-бота и многое другое.

Выбирая программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 при переходе с предыдущих редакций, пользователь получает комплексное готовое решение по учету кадров, расчету заработной платы и управлению персоналом, позволяющее эффективно реализовывать кадровую политику организации.