Как из 1С отправлять уведомления по НДФЛ в ФНС

Пользователи, которые привыкли формировать «зарплатную» отчетность в специализированных решениях (например, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»), ожидают, что в этих программах также должна быть реализована и возможность составления и отправки уведомлений об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов. При этом все уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов формируются только в программах с «бухгалтерским» функционалом (например, в «1С:Бухгалтерии 8»). Почему принято такое решение?

Напомним, с 01.01.2023 все организации, индивидуальные предприниматели и физические лица уплачивают налоги, страховые взносы и другие обязательные платежи (исполняют совокупную обязанность по их уплате) посредством перечисления денежных средств в качестве единого налогового платежа (ЕНП). Совокупная обязанность и перечисленные денежные средства учитываются на едином налоговом счете.

Правила уплаты ЕНП и администрирования ЕНС регулируются Федеральными законами от 14.07.2022 № 263-ФЗ и от 28.12.2022 № 565-ФЗ.

Уведомление об исчисленных суммах налогов (утв. приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@) необходимо представлять в ФНС не позднее 25-го числа соответствующего месяца уплаты налогов и взносов в случаях (п. 9 ст. 58 НК РФ):

• если законодательством о налогах и сборах предусмотрена уплата налогов (авансовых платежей) сборов и взносов до представления соответствующей налоговой декларации (расчета);

• если обязанность по представлению налоговой декларации (расчета) в текущем месяце отсутствует.

В уведомлении в том числе указываются сведения о суммах НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом за период с 23-го числа месяца, предшествующего месяцу, в котором представлено указанное уведомление, по 22-е число текущего месяца.

В связи с указанными изменениями законодательства у бухгалтерской службы появилась новая обязанность по представлению уведомлений, которое необходимо вписать в рабочие процессы. Несмотря на то, что ЕНС фактически является «общим котлом», текущее законодательство по-прежнему требует от налогоплательщика обособленного учета обязательных платежей, чтобы иметь оперативную информацию, какой именно налог (взнос, штраф, пеня и пр.) и в каком объеме уплачен для корректного признания расходов в учете. Таким образом, учет совокупной налоговой обязанности на ЕНС не отменяет необходимости аналитического учета расчетов на ЕНС: при начислении налогов; уплате ЕНП; распределении ЕНС. Иными словами, при подготовке уведомлений на каждый момент времени у бухгалтера должна быть сформирована целостная картина о состоянии расчетов с бюджетом налогоплательщика.

Именно поэтому вся информация о расчетах по налогам должна аккумулироваться в одной учетной системе, например, в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, где поддерживается автоматизированный учет расчетов на ЕНС, включая заполнение уведомлений об исчисленных суммах налога по одной кнопке. Уведомления в «1С:Бухгалтерии 8» формируются не только с целью отправки в ФНС очередного пакета отчетности, но и в качестве инструмента учета совокупной налоговой обязанности на едином налоговом счете (ЕНС).

Кроме того, учет ЕНС в «1С:Бухгалтерии 8» − это еще и интеграция с личным кабинетом ФНС, которая будет доступна в ближайших версиях.

Перечислим вкратце основные принципы ведения учета ЕНС в «1С:Бухгалтерии 8»:

1. Расчет налогов и взносов, как и прежде, выполняется автоматически регламентными операциями, входящими в обработку Закрытие месяца. Штрафы, пени и другие налоговые санкции следует начислять вручную.
2. Для переноса задолженности по начисленным налогам, взносам и санкциям на счет учета ЕНС в программе используются документы Уведомление об исчисленных суммах налогов (в случаях, когда требуется представлять в ИФНС уведомления об исчисленных суммах налогов) и Операция по ЕНС (в остальных случаях). Указанные документы формируют бухгалтерские проводки и движения по специальным регистрам, в том числе по регистрам подсистемы учета ЕНС.
3. Совокупная обязанность, сформированная на ЕНС, погашается при поступлении денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП.
4. Автоматическое распределение и зачет ЕНП в счет уплаты налогов и санкций выполняются при закрытии месяца регламентной операцией Зачет аванса по единому налоговому счету. В результате операции вводятся записи в специальные регистры. В некоторых случаях для переноса взаиморасчетов по налогам и санкциям потребуется вручную заполнить специальные операции по ЕНС.
5. При запуске интеграции с ФНС дополнительно появится возможность сверить данные программы с тем, что отражено в личном кабинете ФНС. В связи с этим важно собрать все уведомления и платежи в одной учетной системе.

Расчет и уплату налогов, а также заполнение регламентированной отчетности в «1С:Бухгалтерии 8» рекомендуется выполнять с использованием встроенных в программу помощников по налогам, которые доступны из списка Задачи организации. Помощники не только рассчитают и начислят налоги, но и подскажут, когда нужно формировать Уведомление об исчисленных суммах налогов, а когда достаточно выполнить Операцию по ЕНС. Платежное поручение на уплату ЕНП помощник сформирует с учетом текущего сальдо на ЕНС.

Таким образом, механизм распределения единых платежей по разным налогам/взносам достаточно сложный, но в «1С:Бухгалтерии 8» для облегчения работы бухгалтера реализованы различные инструменты.

Если разносить формирование уведомлений по разным программам, то существуют риски, что:

• не получится собрать воедино состояние расчетов на ЕНС (например, произойдет рассинхронизация данных), и в учетной программе не будет сформирована достоверная картина задолженности перед бюджетом;

• появление нового объекта 1С-Отчетности приведет к перенаправлению документооборота с ФНС в программу по учету зарплаты, и объем такого документооборота в текущей ситуации будет существенно больше, чем по обычным отчетам.

Пользователям «1С:ЗУП 8» следует принять во внимание, что законодательство значительно изменилось, и этот факт в любом случае требует перестройки сложившихся ранее рабочих процессов.

При этом платежные поручения на перечисление налоговых обязательств в бюджет, как и прежде, формируются из бухгалтерской учетной системы. Теперь же к платежным поручениям добавляются уведомления про составные части Единого налогового платежа. Чтобы передать информацию об удержанном налоге из «1С:ЗУП 8» в «1С:Бухгалтерию 8», следует сформировать документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете. Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить. После синхронизации в «1С:Бухгалтерии 8» автоматически формируется документ Сведения об удержанном НДФЛ, на основании данных которого можно заполнить документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.