Сотрудникам компаний для встреч с клиентами, проведения переговоров с партнерами, участия в выставках и конференциях нередко приходится выезжать в другой город или страну. Ст.166 ТК РФ относит такие выезды к служебным командировкам.
Рассказываем, как правильно оформить служебную командировку в 2026 году, чтобы избежать проблем с доначислением налогов.
Оформление документов для командировки в 2026 году
Правила оформления командировок устанавливает постановление Правительства РФ от 16.04.2025 №501, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение №501). Оно вступило в силу с 1 сентября 2025 года и заменило ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
Шаг 1. Определите, кого можно направить в командировку
Трудовое законодательство РФ ограничивает направление в командировки отдельных категорий сотрудников, в том числе беременных женщин (ст.259 ТК РФ), сотрудников на больничном и несовершеннолетних. Но для последних по распоряжению Правительства РФ от 04.07.2023 №1777-р есть исключения. Специалисты творческих профессий младше восемнадцати могут ездить в служебные поездки.
Некоторые категории сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Например, родителей детей до трех лет, одиноких и многодетных родителей, а также сотрудников с инвалидностью (ст.259 ТК РФ).
Будьте внимательны с иностранными сотрудниками. Они могут ездить в командировки, но только в рамках условий их статуса: патента, разрешения на работу или вида на жительство. Также важно учитывать регион и должность, которые указаны в этих документах. Командировка не меняет территорию действия патента или разрешения на работу. Если сотрудник работает на патенте в одном регионе, командировка в другой регион не требует нового патента.
Случаи осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающими (проживающими) в Российской Федерации, вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), установлены приказом Минздравсоцразвития от 28.07.2010 №564н.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п.4 Положения №501). Законодательно максимальный срок командировки не установлен.
Шаг 2. Возьмите заявление на командировку
Заявление на командировку требуется в двух случаях: если инициатор выезда – сотрудник или если для направления работника нужно получить его письменное согласие (для льготных категорий). Если командировка – инициатива компании, в заявлении нет необходимости, достаточно приказа о командировке.
Фиксированной формы заявления на командировку нет. Сотрудник пишет его в свободной форме, но обязательно указывает свои ФИО и должность, кому адресовано заявление (название организации, должность и ФИО руководителя), цель поездки, даты и город.
- Служебные командировки: как правильно оформлять и оплачивать
- Командировки в 2025 году: как считать рабочее время, кто может отказаться, зачем беременной в командировку и что должен работодатель командированному сотруднику
- Изменение порядка направления сотрудника в командировку с 1 сентября 2025 года
Шаг 3. Проверьте заявление и согласуйте командировку
Когда сотрудник принес заявление, посмотрите, все ли данные в нем указаны: даты, город, цель поездки, ФИО и подпись. Если чего‑то не хватает или цель неясная, уточните и попросите переписать, чтобы потом не переделывать документы. Передайте заявление руководителю. Решение по командировке он зафиксирует в резолюции: согласует поездку, предложит изменить даты или откажет в направлении сотрудника.
Шаг 4. Издайте приказ о командировке
Как только руководитель одобрит поездку, составьте приказ. Форма документа может быть внутренней, разработанной в компании (ч.2, 4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) или типовой – Т-9 для одного работника и Т-9а для нескольких (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, далее – Постановление №1).
Многие компании предпочитают стандартные бланки Госкомстата РФ. Они удобные в работе и включают графы с необходимыми реквизитами:
-
данные компании (наименование организации или ФИО ИП, код ОКПО);
-
номер и дата приказа;
-
ФИО сотрудника и его должность;
-
город, организация, мероприятие;
-
даты начала и окончания командировки;
-
цель поездки;
-
оплата расходов и суточных;
-
основание для выезда.
С приказом работника нужно ознакомить до командировки под подпись. Заверять документ печатью не требуется.
Шаг 5. Составьте служебное задание для поездки (по желанию)
С 1 сентября 2025 года служебное задание и командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами (Положение №501), но многие компании продолжают его составлять. С ним проще показать цель поездки и зафиксировать, что именно должен сделать сотрудник. Если вы решите их использовать, закрепите обязательность в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Подойдет как форма Т-10а (утв. Постановлением №1), так и внутренний шаблон.
В служебном задании указывают данные компании, ФИО, должность и подразделение сотрудника; город, организацию или мероприятие; даты командировки и кто платит по расходам; что именно сотрудник должен сделать в поездке.
Служебное задание должен подписать руководитель. Сотрудника необходимо ознакомить с заданием под подпись. Печать на документе ставить не обязательно.
Шаг 6. Рассчитайте и выдайте аванс на командировку
При расчете аванса учтите все будущие командировочные расходы. К ним относятся проезд, наем жилья, суточные и другие рабочие расходы, которые согласованы с руководством (ст.168 ТК РФ). Аванс выдается до отъезда сотрудника в командировку (п.8 Положения 501) .
За каждый день командировки работнику положены суточные. Предельный размер освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов суммы суточных, выдаваемых работнику: 700 рублей в день – для командировок по России и 2 500 рублей в день – за границей (ст.217 НК РФ). Для сотрудников с разъездным характером работы при зарубежных поездках необлагаемый лимит – 3 500 рублей в день (Федеральный закон от 29.11.2024 №416-ФЗ.
Если компания платит больше, налог придется рассчитать с суммы превышения (ст.217 НК РФ). Если доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн рублей, сверхнормативные суточные облагаются по ставкам НДФЛ от 15% до 22% (п.1 ст.224 НК РФ).
При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, при зарубежной – выплачиваются в размере 50% от установленной нормы.
Шаг 7. Сверьте даты отъезда и возвращения
Когда сотрудник вернется, проверьте, сколько дней заняла поездка. Эта информация понадобится для проверки документов и выплаты суточных. Если сотрудник ездил поездом, самолетом или автобусом, нужные даты посмотрите в проездных документах. Если он добирался на автомобиле, запросите служебную записку и бумаги, которые подтверждают маршрут: путевой лист, чеки на топливо, парковку или проезд по платным трассам.
День начала поездки зависит от времени отправления транспорта. Выезд до полуночи относится к текущим суткам. Если дорога началась после 00:00, первым днем командировки считают уже следующую дату.
Шаг 8. Учтите время командировки и рассчитайте оплату
После оформления поездки внесите дни отсутствия сотрудника в табель рабочего времени. На весь период командировки за работником сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ). Средний заработок рассчитывается исходя из дохода за 12 предшествующих месяцев. Если сотрудник проработал в компании меньше года, в расчет берутся все отработанные месяцы (ст.139 ТК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 24.04.2025 №540).
Отдельно проверьте, не выполнял ли сотрудник рабочие задачи в выходные или праздничные дни во время поездки. За такую работу положена повышенная оплата (ст. 153 ТК РФ). По желанию работника ее можно заменить дополнительным днем отдыха. В этом случае за отработанный выходной начислите обычную оплату, а предоставленный день отдыха не оплачивайте.
После поездки у сотрудника должны остаться документы, которые подтверждают основные траты:
-
проезд до места командировки и обратно – билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции;
-
проживание во время поездки – счета, чеки, договоры с гостиницей или арендодателем;
-
расходы в пути и на месте – документы на такси, городской транспорт, бензин, парковку и другие согласованные расходы;
-
что покупал для компании по поручению работодателя – накладные, акты и кассовые чеки.
Эти документы нужны, чтобы подтвердить командировку и расходы по ней. По ним бухгалтер проверяет авансовый отчет, а налоговая – законность учета затрат. Если подтверждающих документов по командировке работника не хватит, расходы могут снять, и тогда компании придется доплатить налог и пени. Если сотрудник потерял какие-то документы, у него нужно взять объяснительную записку и собрать другие подтверждающие командировку документы: бронь гостиницы, выписку по карте, переписку с принимающей стороной, программу встречи или отметку о прибытии.
Шаг 9. Закройте расчеты по командировке
После возвращения из командировки работник должен показать, как использовал деньги, которые получил перед отъездом. Авансовый отчет сдается в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п.6.3 указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У). Форма авансового отчета – АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55) или внутренний бланк компании.
Из представленных документов должно быть видно, когда и на что сотрудник тратил средства во время поездки. Это могут быть проездные документы, документы на проживание и другие подтверждения расходов.
Сопоставьте выданную сумму с фактическими затратами работника. Если денег не хватило и расходы подтверждены документально, возместите сотруднику разницу. Если часть аванса осталась, ее нужно вернуть компании.
Что проверить перед закрытием командировки:
-
Рабочая задача сотрудника действительно требовала выезда в другой город или страну и для этой поездки можно использовать формат командировки, а не разъездную работу или другой вариант организации труда (ст.168.1 ТК РФ).
-
У работника нет запрета на такие поездки по закону. Если закон требует согласия сотрудника, вы получили его заранее в письменном виде. Для иностранного работника учли условия патента, разрешения на работу либо вида на жительство.
-
Подготовили все документы, которые нужны до отъезда сотрудника. Руководитель подписал приказ, а сотрудник ознакомился с ним.
-
До начала поездки сотрудник получил деньги на будущие расходы.
-
В табеле отметили дни отсутствия на рабочем месте из-за командировки.
-
После возвращения работник вовремя отчитался за полученные средства. К отчету приложены документы, по которым можно проверить все траты во время поездки.
-
Даты отъезда и приезда подтверждены документами.
-
По итогам проверки расходов закрыты все расчеты с сотрудником.
Чем грозят работодателю ошибки при оформлении командировки в 2026 году
Ошибки при оформлении командировки обычно приводят к вопросам со стороны ИФНС и трудовой инспекции.
Налоговые риски возникают, когда работодатель не оформил приказ о командировке, не получил авансовый отчет со всеми чеками или слишком размыто указал цель поездки. Если из документов нельзя понять, какую рабочую задачу решал сотрудник и почему компания потратила деньги на эту поездку, налоговая исключит такие расходы из учета. Работодателю придется доплатить налоги и взносы, а также возможные штрафы и пени.
Проблемы с трудовой инспекцией обычно связаны с нарушением прав работника. Например, если компания отправила в командировку сотрудника, у которого нужно было заранее получить письменное согласие, но не сделала этого. За такие нарушения инспекторы выносят предупреждения или назначают штрафы (ст.5.27 КоАП РФ).
Работа с командировками в 1С: где найти нужные документы
Большая часть документов, необходимых для командировки сотрудника, оформляется в решениях «1С:Предприятие 8».
Заявление
Подготовить и согласовать заявление сотрудника на командировку по внутренним шаблонам можно в программе «1С:Документооборот 8». Для этого в разделе Документы и файлы перейдите в журнал Внутренние документы.
Выберите вид документа Заявление на командировку и создайте его.
Внесите в форму нужные данные:
-
сведения о сотрудниках: ФИО руководителя и тех, кто едет в командировку;
-
данные о поездке: куда направляют сотрудника, на какой срок и с какой целью;
-
условия оплаты: кто берет расходы на себя и как компания оплачивает суточные, дорогу, жилье и другие затраты по командировке;
-
сведения об авансе: какую сумму выдадут и когда.
Затем нажмите Записать. После этого в документ автоматически подтянутся заявление на командировку, командировочное удостоверение и приказ о направлении в командировку. Проверьте, все ли заполнено верно, и отправьте документы руководителю на согласование.
Подготовить приказ о направлении сотрудника на командировку можно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Путь к оформлению приказа в программе такой: Зарплата, далее – Командировки.
Следующий шаг: Печать – форма Приказ о направлении в командировку (Т-9).
Заполните графы с данными о сотруднике и командировке. Затем нажмите Записать. Следующий шаг: кнопка Печать – форма Приказ о направлении в командировку (Т-9).
Служебное задание
В зарегистрированном документе Командировка нажмите на кнопку Печать – бланк Служебное задание (Т-10а).
Программа заполнит печатную форму документа автоматически. Затем нужно распечатать его и передать на подпись сотруднику и руководителям.
Когда командировка закончится, внесите данные в блок отчета по служебному заданию.
Билеты и авансовый отчет
Подготовить авансовый отчет можно в программе «1С:Бухгалтерия 8». Оформленные билеты по маршрутам сотрудников хранятся в разделе Справочники –Билеты. При заполнении авансового отчета по командировке (раздел Покупки – Авансовые отчеты) не нужно вбивать билеты вручную. Программа заполнит данные автоматически.
Когда сотрудники регулярно ездят в командировки, бухгалтерии приходится собирать документы, проверять расходы и вручную переносить данные в учетную систему. Это отнимает время и повышает риск ошибок. Работать с командировками в одном месте помогает сервис Smartway, который собирает документы по поездке и передает данные в 1С автоматически. Регистрация в сервисе позволяет упростить учет расходов и контроль затрат компании.
Сервис Smartway работает в программах:
- «1С:ERP Управление предприятием»
- «1С:Комплексная автоматизация»
- «1С:Управление торговлей»
- «1С:Бухгалтерия 8»
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
В материале использованы фото: Jacob Lund / Shutterstock / Fotodom.
