Командировки в 2025 году: как считать рабочее время, кто может отказаться, зачем беременной в командировку и что должен работодатель командированному сотруднику

Оформление и учет командировок в 2025 году

– Как часто можно направлять одного и того же сотрудника в командировки?

Роструд в письме от 24.05.2024 №ПГ/10179-6-1 разъяснил, что срок командировки определяет работодатель, учитывая объем и сложность выполняемой задачи. Ограничения по продолжительности и частоте командировок устанавливают локальными актами, коллективными или трудовыми договорами. Если таких ограничений нет, командировки регулируются исключительно работодателем. Срок командировки можно продлить по служебной необходимости, оформив соответствующий приказ. Согласие на это требуется только от льготных категорий сотрудников. 

– Если регулярно направлять сотрудника в командировки, будет ли это считаться разъездной работой?

Даже если сотрудник часто ездит в командировки, это не означает, что его работа носит разъездной характер. Для признания работы разъездной необходимо соответствующее указание в трудовом договоре. Важно различать два понятия: командировки и разъездная работа. Несмотря на схожесть, их оформление и условия оплаты различаются.

Служебная командировка: согласно статье 166 ТК РФ, это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировки оформляются приказами, сотрудник получает суточные и компенсацию расходов на проживание и проезд, а также сохраняет средний заработок. Разъездная работа: постоянное перемещение по служебным обязанностям (курьеры, водители, менеджеры по продажам), что должно быть указано в трудовом договоре. При разъездной работе предусматриваются надбавки и компенсация транспортных расходов (ст.168.1. ТК РФ )

– Можно ли в 2025 году направлять в командировки беременных женщин и родителей детей до 14 лет?

Работодатели не вправе направлять в служебные командировки беременных женщин даже при наличии согласия (ч.1 ст.259 ТК РФ). Для некоторых сотрудников требуется письменное согласие. К ним относятся:

• родители детей до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом, мобилизован или проходит военную службу по контракту (ч.3 ст.259 ТК РФ);

• женщины с детьми до 3 лет (ч.2 ст.259 ТК РФ);

• родители ребенка с инвалидностью (ч.3 ст.259 ТК РФ);

• многодетные родители, если младшему ребенку не исполнилось 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);

• родители-одиночки и опекуны детей до 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);

• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи, если это подтверждено медицинским заключением (ч.3 ст.259 ТК РФ).

В остальных случаях согласие сотрудника не требуется.

– Можно ли направлять в командировку сотрудников с инвалидностью?

Можно, но не всех. В командировку нельзя отправить сотрудников с инвалидностью даже при наличии его согласия, если есть ограничения в соответствии с медицинским заключением (ч.2 ст.167 ТК РФ). Если ограничений в индивидуальной программе реабилитации нет, сотрудник может поехать в командировку при наличии письменного согласия.

– Продлевается ли испытательный срок на период командировки?

Командировка не продлевает испытательный срок, так как не считается временным отсутствием. Испытательный срок продолжается в обычном режиме, а по завершении сотрудника оценивают по условиям трудового договора. Согласно ст.70 ТК РФ, в испытательный срок не включаются периоды нетрудоспособности и фактического отсутствия на работе.

– Можно ли подписывать решения о командировании электронной подписью?

Да, юридически она равна собственноручной подписи. Использование электронной подписи ускоряет документооборот и защищает документы. Для работы с ЭП нужны сертифицированное ПО и удостоверяющий центр. 

Как оплачиваются командировки в 2025 году

– Как считают рабочее время в командировках: время в пути и выходные тоже оплачиваются? Какие компенсации положены командированным сотрудникам?

Время в пути от места постоянной работы до места командировки считается рабочим. Поэтому оплачивается по тем же правилам, что и остальные дни в поездке. Если время в пути выпадает на выходные или праздничные дни и, согласно приказу о командировке, считается рабочим, оно оплачивается в двойном размере или компенсируется отгулом (ст.153 ТК РФ). Если командировка длительная и в выходные дни сотрудник находится в командировке, но не работает, то эти дни рабочими не считаются. Командированному сотруднику возмещают:

• суточные и иные расходы, согласованные с руководителем для покрытия питания и мелких трат (не облагаются налогами в пределах установленных норм);

• проезд и проживание (билеты на транспорт, включая такси и трансферы, гостиницу или другое жилье, подтвержденное документально, ГСМ);

• услуги для оформления заграничных командировок (загранпаспорта, визы, консульские сборы, обязательную медстраховку, сбор на въезд или транзит автомобиля).

– Для каких сотрудников изменились лимиты суточных в зарубежных командировках с 2025 года?

В 2025 году лимит не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами суточных остался прежним: 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей для заграничных поездок. Новое ограничение – 3 500 рублей – касается только сотрудников с разъездным характером работы, а также выплат за полевое довольствие, экспедиционные работы и вахтовый метод (Федеральный закон от 29.11.2024 №416-ФЗ). При несоблюдении указанных лимитов сумма превышения считается доходом командированного сотрудника, с которого необходимо заплатить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 07.06.2022 №03-04-05/53719). 

– Можно ли выплачивать сотрудникам премии за командировку?

Компании могут поощрять сотрудников за успешное выполнение задач в командировке бонусами. Однако такие премии не являются компенсацией командировочных расходов и облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст.209 НК РФ) в общем порядке. Поэтому стоит заранее определить прозрачные критерии оценки работы, чтобы избежать споров и недоразумений. 

– Как учитывать районный коэффициент и северную надбавку при расчете среднего заработка в командировке и НДФЛ?

Районный коэффициент и северная надбавка сохраняются для сотрудников, которые работают в регионах с этими доплатами, но не начисляются при временной командировке в северные районы (ст.316 ТК РФ).

С 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ, и для доходов с северными надбавками могут применяться льготные ставки. Чтобы корректно рассчитать налог, эти выплаты следует учитывать отдельно (ст.217, 255, 270 НК РФ). Командировка в районы Крайнего Севера оплачивается по общим правилам. Если сотрудник уже получает районный коэффициент, он сохраняется, но не увеличивается при командировании в другой регион.

– Может ли сотрудник требовать повышения оплаты труда за сверхурочную работу в командировке?

Сотрудник может запросить повышение оплаты труда в случае сверхурочной работы – труда по инициативе работодателя за пределами установленного рабочего времени (ст.99 ТК РФ). Такая работа оплачивается (ст.152 ТК РФ) за первые 2 часа – не менее 1,5-кратного размера; последующие часы – не менее 2-кратного размера. Размер оплаты может устанавливаться локальными актами, коллективным или трудовым договорами. По желанию сотрудника сверхурочная работа может компенсироваться дополнительным отдыхом, равным отработанному времени.

– Нужно ли в авансовом отчете отражать расходы командированного на покупку подарков от компании для контрагентов?

При оформлении авансового отчета расходы на подарки для контрагентов можно учесть как представительские расходы, если подарки купили в рамках служебных обязанностей для укрепления деловых отношений, на них есть подтверждающие документы (чеки, счета и т.д.), а в отчете указано назначение расходов и их связь с командировкой. Важно учитывать, что такие расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п.22 ст.270 НК РФ). 

Если подарок предназначается сотруднику компании и его стоимость превышает 4 000 рублей, сумма превышения облагается НДФЛ, который компания должна удержать (п.28 ст.217 НК РФ). Если подарок вручают юридическому лицу (контрагенту), его стоимость не должна превышать 3 000 рублей, иначе он может быть признан неправомерным дарением (пп.4 п.1 ст.575 ГК РФ). Также учитывайте лимиты и правила, установленные внутренними документами компании.

– Можно ли отправить сотрудника в новую командировку, если он не отчитался по ранее выданным подотчетным средствам?

Прямого запрета нет, но отсутствие отчетности по подотчетным средствам может повлечь дисциплинарные меры и ограничить последующие командировки. В большинстве компаний порядок отчетности закреплен в локальных актах, например в положении о командировках.

Работодатель вправе удержать невозвращенные средства из зарплаты сотрудника, оформив приказ (не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата) (ст.137 ТК РФ). Максимальный размер удержания – 20% от начисленной суммы, за вычетом НДФЛ (ст.138 ТК РФ). Компания также может отказать в новой командировке, пока сотрудник не закроет предыдущие финансовые расчеты. Это необходимо для контроля расходов и соблюдения финансовой дисциплины.

Нестандартные «командировочные» ситуации 

– Как правильно оформить отказ сотрудника от командировки, если у него нет законных оснований?

Отказ от командировки без законных оснований должен быть зафиксирован документально: в виде заявления сотрудника или акта об отказе подписывать приказ. Такой отказ может рассматриваться как невыполнение служебных обязанностей. В этом случае работодатель вправе применить дисциплинарные меры: от замечания и выговора до увольнения (если это предусмотрено локальными актами). Также возможно сокращение или отмена премий, если они зависят от выполнения должностных обязанностей.

– Как правильно оформить командировку, если заранее неизвестна ее точная длительность?

Порядок направления сотрудников в служебные командировки регламентируется постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, сотрудники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В приказе в любом случае необходимо указать конкретную дату начала и окончания командировки (п.4 Положения, утв. Постановлением №749). Позже можно выпустить новый приказ, в котором срок будет увеличен или уменьшен.

– Компания отправляет сотрудников из Москвы в Подмосковье для участия в рабочем совещании на два дня. Нужно ли платить командировочные и выпускать приказ о командировке?

Согласно действующему законодательству, командировка подразумевает поездку сотрудников за пределы их постоянного места работы. Москва и Московская область являются разными административно-территориальными единицами. Поэтому поездки сотрудников между этими направлениями оформляются как обычная командировка: издается приказ о командировке, компенсируются расходы на проезд и проживание. Поскольку командировка не является однодневной, то выплата суточных является обязательной.

– Как оформить и оплатить однодневную командировку для деловой встречи в другом городе?

При организации однодневной командировки необходимо соблюсти все стандартные этапы организации поездки и компенсации расходов. Если сотрудник может вернуться к месту постоянного жительства в тот же день, в который выехал в командировку, суточные не выплачиваются (абз.4 п.11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Работодатель может сделать выплату сотруднику, но суточными эта оплата считаться не будет. Суммы компенсаций могут основываться на внутренних регламентах организации, но также должны учитывать условия, прописанные в налоговом законодательстве. По завершении поездки сотрудник обязан представить отчет о понесенных расходах для авансового отчета.

– Срок применения положения о командировках №749 истекает 1 сентября 2025 года. Планируются ли какие-то изменения в условиях оформления и учета командировок? Хорошо бы подготовиться заранее.

Готовиться к новым требованиям не придется: Минтруд принял решение не вносить изменения в правила направления сотрудников в служебные командировки. Поэтому был подготовлен проект постановления, который включает все актуальные нормы. Соответственно, проект не предполагает введения новых требований для сотрудников и работодателей.

В материале использованы фото: Shine Nucha / Shutterstock / Fotodom.