
Что такое служебная командировка и как ее оформить
Определение понятия «служебная командировка» приведено в ст. 166 ТК РФ. Здесь под командировкой понимают поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
От командировок следует отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Служебные поездки носят постоянный характер, а командировки оформляются периодически по мере служебной необходимости. Причем командировки всегда оформляются отдельным распоряжением работодателя, в то время как служебные поездки не требуют издания каких-либо специальных актов. Условие о разъездном характере работы прописывают в самом трудовом договоре.
Порядок направления работников в командировки установлен в соответствии с Положением, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). Работники направляются в командировку на основании письменного решения (распоряжения) работодателя. Данное решение можно оформить по унифицированной форме (форма № Т-9), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В форме указывают данные сотрудника, направляемого в командировку, место и срок командировки, а также сведения о служебном задании, порученном сотруднику.
Данная форма не является обязательной. Работодатель может издать распоряжение о направлении сотрудника в командировку в произвольной форме. Причем в тексте распоряжения может отсутствовать указание на командирование. Главное требование – чтобы в распоряжении было указано на то, что сотрудник направляется на определенный срок для выполнения служебного поручения вне расположения организации. Оформленная таким образом поездка сотрудника будет считаться служебной командировкой, даже если распоряжение не содержит указания на командирование (письмо Роструда от 01.03.2024 № ПГ/02941-6-1).
Периодичность и продолжительность служебных командировок законодательством не ограничены. Работодатель, исходя из потребностей компании, самостоятельно решает, как часто направлять тех или иных работников в командировки и сколько времени они будут занимать - один день или несколько месяцев. При этом некоторых работников могут вообще не направлять в командировки, а других – направлять по несколько раз в месяц.
Роструд в письме от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1 признал, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В свою очередь какие-либо ограничения по продолжительности и периодичности командировок могут устанавливаться только локальными нормативными актами, а также коллективными или трудовыми договорами, заключаемыми с работниками. Если локальные акты и трудовые договоры не устанавливают подобных ограничений, то продолжительность и частота командировок зависят только от усмотрения работодателя.
Работодатель вправе пересмотреть ранее установленный в распоряжении срок командировки конкретного работника и продлить его с учетом служебной необходимости. Продление срока командировки необходимо оформить специальным приказом или распоряжением. Данные документы составляются в произвольной форме. В них нужно указать новый срок командировки и причины, которые привели к продлению данного срока.
Продлевать командировку разрешается без согласия работника. Исключение составляют случаи, когда командированный работник относится к «льготной» категории сотрудников, в отношении которых действуют специальные правила направления в командировки (например, работники с детьми в возрасте до 14 лет). В этих случаях для продления командировки потребуется согласие работника.
Каких работников нельзя направлять в командировки
Работодатели не вправе направлять в служебные командировки (даже при наличии согласия соответствующего сотрудника):
- беременных женщин (ч.1 ст.259 ТК РФ);
- несовершеннолетних работников, не достигших возраста 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов (ст.268 ТК РФ);
- инвалидов, которых нельзя направлять в командировки в соответствии с медицинским заключением (ч.2 ст.167 ТК РФ);
- работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч.3 ст.203 ТК РФ).
Также в законе установлен круг работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия. К таким работникам относятся:
- женщины с детьми в возрасте до 3 лет (ч.2 ст.259 ТК РФ);
- родители ребенка – инвалида (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- многодетные родители, младшему ребенку которых не исполнилось 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- родители, в одиночку воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), а также родители детей в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- опекуны детей в возрасте до 14 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- работники, ухаживающие за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- инвалиды, которых не запрещено направлять в командировки в соответствии с медицинским заключением (ч.2 ст.167 ТК РФ);
- родители детей в возрасте до 14 лет, чей другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту (ч.3 ст.259 ТК РФ).
Обязательным условием для направления перечисленных сотрудников в командировку является наличие их письменного согласия. Дополнительно их необходимо письменно ознакомить с правом отказаться от направления в командировку. Если сотрудник, относящийся к указанным выше категориям работников, откажется от командировки, дисциплинарным нарушением это считаться не будет.
Все прочие работники могут направляться в командировку без каких бы то ни было ограничений – отказаться от командировки они не вправе и получать их письменное согласие на командировку не требуется. Исключение составляют случаи, когда работники направляются в командировку в выходной или праздничный нерабочий день. Ранее Роструд предупредил, что работодатели в обязательном порядке должны получить письменное согласие работников на их выезд в командировку в выходные или праздничные дни.
Возмещение командировочных расходов в 2025 году
Перед командировкой работодатель должен выдать сотруднику денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения. Также сотруднику выдают суточные – денежные средства на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
По командировкам в пределах территории России лимит освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов суточных в 2025 году составляет 700 рублей в сутки. Предельный размер освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов суточных, выплачиваемых в рамках заграничных командировок для работников с разъездным характером работы, с 1 января 2025 года составляет 3 500 рублей (Федеральный закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ). Аналогичный лимит для зарубежных поездок в 2025 году действует в отношении полевого довольствия для работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, а также надбавок за вахтовый метод работы, выплачиваемой взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом.
При несоблюдении указанных лимитов сумма превышения считается доходом командированного работника, с которого необходимо заплатить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719).
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни), а также за дни нахождения работника в пути. Если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то в таких случаях суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства решает работодатель.
Расходы проезду и по бронированию и найму жилого помещения возмещают в порядке и размерах, установленных в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Если работника направляют в заграничную командировку, то работодатель должен дополнительно возместить ему следующие расходы (п. 23 Положения):
- на оформление загранпаспорта и визы (при необходимости);
- консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки.
При возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Данный отчет необходимо представить в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения). Если работник не представит такой отчет, он должен будет вернуть работодателю полученную сумму аванса. Но если работодатель решит не возвращать спорные денежные средства, то аванс будет считаться доходом работника, с которого нужно будет заплатить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Как оплачиваются командировки
За командированными работниками сохраняется средний заработок, который выплачивается за все дни их работы в командировке по графику, установленному у работодателя. Средний заработок начисляют:
- за весь период нахождения работника в командировке (кроме выходных и праздничных нерабочих дней, когда сотрудник не привлекается к работе);
- за дни нахождения в пути;
- за время вынужденной остановки в пути.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяют по проездным документам, а если работник ездил в командировку на автомобиле, то в соответствии со служебной запиской, к которой работник прикладывает путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования. Если у работника отсутствуют перечисленные документы и документы по найму жилья, он должен представить работодателю служебную записку, содержащую подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из него (п. 7 Положения).
Сверхурочная работа в командировке также должна оплачиваться из среднего заработка, сохраняемого за работником. За первые два часа сверхурочной работы оплату производят не менее, чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее, чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).
Также работодатель должен начислять ежемесячную премию работнику за дни его нахождения в служебной командировке. В Роструде пояснили, что командировка – это выполнение служебного поручения работодателя, и время, отработанное в командировке, следует учитывать при начислении премии. Поэтому, если выплата работнику ежемесячной премии предусмотрена трудовым договором или локальным актом работодателя, то за время нахождения в командировке работник также должен получать премию.
Что касается оплаты командировочных дней, выпавших на выходной или нерабочий праздничный день, то она будет зависеть от того, работал ли командированный сотрудник в нерабочий день или нет. Если по поручению работодателя командированный сотрудник фактически работал в свой выходной день, то работодатель обязан выплатить за этот день суточные, а также оплатить работу в выходной не менее, чем в двойном размере. Как вариант – оплатить выходной день в одинарном размере и предоставить командированному сотруднику дополнительный неоплачиваемый выходной день (возможно по заявлению работника). Если командированный не работал в выходной день, то работодатель должен выплатить ему за этот день только суточные.
В материале использованы фото: Jacob Lund / Shutterstock / Fotodom.
Первый вопрос, который слышу от каждого командированного, это про 700 рублей несчастных. Как на них продержаться?=) Давно уже пора изменить этот позорный лимит.
Бухгалтер в мыле, но он же еще и зарплату за эти дни получает. Как он держится в другие дни не будучи в командировке?
про 3500 заграничных - неправда. они только для разъездного характера и вахты
АДИМ, Все корректно написано. В статье и не сообщается обратного. Напротив - уточняется, что необлагаемый налогами и взносами лимит в 3 500 рублей распространяется на работников, работающих за рубежом в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, а также надбавок за вахтовый метод работы вне территории РФ.
Разъездные работы - это как раз те самые работы, что осуществляются в пути и полевых условиях, когда сотрудник по сути постоянно работает в поездках (в данном случае - в зарубежных) и лишен возможности осуществлять трудовую деятельность по месту нахождения организации.