Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков (унифицированная форма № Т-7, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004) содержит данные обо всех видах запланированных ежегодных отпусков и периодах отдыха, предоставляемых сотрудникам, кроме дополнительного отпуска без сохранения зарплаты.
График отпусков обязателен для работодателя, для всех сотрудников, работающих в организации по трудовому договору на день утверждения графика, в том числе для работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321), а также для совместителей (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указывать в графике отпусков конкретные даты. Но конкретный период отдыха сотрудника в желаемом месяце необходимо установить (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ-59141-6-1). В случае изменений по желанию обеих сторон необходимо использовать для отпуска другой период месяца.
Если предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий год (статья 124 ТК РФ). Неиспользованные ежегодные отпуска сотрудника за прошлые рабочие периоды также могут учитываться в графике отпусков (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
Внимание! График отпусков на 2023 год должен быть утвержден руководителем организации не позднее 18 декабря 2022 года (письмо Минтруда России от 20.12.2022 № 14-2/ООГ-7894) во избежание штрафа до 50 000 руб. (статья 5.27 КоАП РФ).
Оформление графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Для составления графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен соответствующий документ – График отпусков. Его можно создать в разделе Кадры по ссылке Графики, переносы отпусков (рис. 1).
Рис. 1. Создание документа «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
С помощью документа можно оформить и утвердить ежегодные отпуска сотрудников, зарегистрировать фактические отпуска, а также сформировать печатную форму Т-7.
Заполнение таблицы документа происходит по кнопке Подбор или Добавить в разрезе видов отпусков, положенных каждому сотруднику (рис. 2).
Для заполнения документа по каждому подразделению отдельно необходимо нажать Подбор и установить в открытом списке Сотрудники вид списка: По подразделениям (рис. 2).
Рис. 2. Установка вида списка «По подразделениям» внутри документа «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
После отображения изменений левой клавишей мыши нужно выбрать подразделение в левой части рабочего окна, а в правой – выделить сотрудников, по которым необходимо создать график отпусков отдельно (рис. 2). Таким образом в табличную часть документа попадут только сотрудники выбранного подразделения.
Периоды отдыха сотрудников заполняются в столбцах Начало и Окончание (рис. 1).
Если у сотрудника имеется дополнительный отпуск, в таблице автоматически заполнится Примечание (рис. 1), которое отобразится в печатной форме документа (рис. 4).
Также график отпусков можно заполнить автоматически по кнопке Загрузить из файла с помощью заполнения таблицы через буфер обмена или загрузкой из внешнего файла (рис. 3).
Рис. 3. Кнопка «Загрузить из файла» в документе «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
По кнопке Заполнить документ График отпусков заполнится автоматически на основании зарегистрированных в программе отпусков (рис. 1).
Проверить правильность оформленных отпусков необходимо по ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 1).
По ссылке Оформить отпуск из строки таблицы можно оформить и рассчитать указанный отпуск (рис. 1).
После проведения документа по кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) выводится на печать Унифицированная форма № 7-Т (рис. 4).
Рис. 4. Унифицированная форма № 7-Т в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
