Переход на "1С:Бухгалтерию 8" (редакцию 2.0)

Концепция перехода

Фирма "1С" в начале 2010 года представила вниманию пользователей новую редакцию конфигурации - 2.0. В 2011 году предполагается развитие именно редакции 2.0, в связи с чем всем организациям, использующим сейчас конфигурацию редакции 1.6, необходимо перейти на новую версию программы.

Дистрибутив новой версии конфигурации публикуется на дисках ИТС и сайте поддержки пользователей "1С:Предприятия 8" http://users.v8.1c.ru/ (ресурс доступен всем подписчикам ИТС, а также пользователям базовых версий "1С:Предприятия 8").

Для перехода на новую редакцию не нужно ни замены ключей аппаратной защиты, ни переоформлений регистрационной анкеты: все пользователи программного продукта "1С:Бухгалтерия 8" смогут перейти на редакцию 2.0 без дополнительной оплаты.

Для перехода пользователю необходимо создать новую информационную базу, в которую с помощью поставляемого вместе с новой конфигурацией сервиса перенести из "старой" информационной базы: справочную информацию, остатки на начало года и обороты за необходимый период.

Такой механизм перехода был выбран в связи с тем, что новая версия конфигурации значительно отличается от версии 1.6, в частности:

1. Новая версия программы "1С:Бухгалтерии 8" не тянет за собой историю своего изменения, связанную, в частности, с многочисленными изменениями законодательства с момента выпуска первого релиза 1.0.3.8 "1С:Бухгалтерии 8" в ноябре 2004 года. Поддержка изменений законодательства начинается в 2010 году как бы с чистого листа. При этом все механизмы, необходимые для просмотра учетных данных предыдущих периодов, сохраняются в "старой" базе, после перехода приобретающей смысл "архивной". В ней можно "поднять" первичные документы прошлых лет или сформировать печатную или отчетную форму старого образца.

2. Для применения новых технических возможностей постоянно обновляющейся платформы, а также для реализации новых сервисов и методик, в программу были внесены изменения, требующие реструктуризации данных информационной базы. Разумеется, процедура перехода на новую версию программы потребует от пользователей несколько большего внимания и времени, нежели обычное обновление, которое привычно делается практически с закрытыми глазами. Но нужно, во-первых, понимать, что программа развивается и процедуры реструктуризации неизбежны (опытные пользователи, должно быть, помнят переходы между седьмыми версиями "1С:Бухгалтерии"), а во-вторых, знать о том, что переход осуществим без дополнительных материальных затрат и чрезмерных усилий.

Собственно процедура перехода уже освещалась на страницах журнала: см. "БУХ.1С" № 10 за 2010 год, стр. 12 "1С:Бухгалтерия 8" - два простых шага к новым возможностям", при этом имеет смысл кратко о ней напомнить. Итак, чтобы начать работу в новой редакции программы "1С:Бухгалтерия 8", пользователям версии ПРОФ необходимо:

1. Провести обновление своей информационной базы до последнего релиза конфигурации используемой версии.
2. Создать новую информационную базу, загрузить в нее конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" (ред. 2.0) и запустить новую информационную базу в режиме Предприятия.
3. Выбрать вариант начала работы: Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7 или Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 8 в окне, открывшемся при первом запуске программы или с помощью меню Сервис.
4. В форме перехода выбрать вариант загрузки данных:
   • вариант Загрузить данные из информационной базы практически не потребует от пользователя дополнительных действий, кроме следования указаниям помощника перехода;
   • вариант Загрузить данные из файла предназначен для случаев, когда, например, непосредственный доступ к старой информационной базе затруднен или когда конфигурация, с которой осуществляется переход, изменена по сравнению с типовой, а также для перехода с базовых версий программы. Этот вариант потребует формирования файла выгрузки из старой базы.
5. Настроить параметры переноса - выбрать информационную базу, откуда будут загружаться данные, и то, какую именно информацию переносить. И запустить процедуру переноса.
6. После окончания загрузки просмотреть системные сообщения и сообщения об ошибках. Рекомендации, приведенные в этих сообщениях, нужно обязательно выполнить, поскольку от этого зависит корректность данных.
7. Сервис переноса самостоятельно выполняет сравнение данных в базе-источнике и базе-приемнике, и в протоколе ошибок сообщает об обнаруженных несоответствиях. В любом случае, данные в двух базах нужно сверить, например, по оборотно-сальдовой ведомости.
8. Настройки для начала работы в программе будут уже установлены: частично заполнены по данным старой базы, частично установлены "по умолчанию", однако, нужно, воспользовавшись помощником начала работы, проверить соответствие настроек требованиям учетной политики и при необходимости их скорректировать.

Все, можно продолжать вести учет уже в новой программе.

Отдельно следует упомянуть о том, что пользователям базовых версий программы "1С:Бухгалтерия 8" для перехода на версию 2.0 нужно будет использовать вариант загрузки данных из файла, предварительно выгрузив информацию из старой базы в файл с помощью сервиса, входящего в комплект дистрибутива конфигурации версии 2.0.

В случае, когда используемая конфигурация незначительно отличается от типовой, возможно провести переход на версию 2.0 с помощью стандартного сервиса Универсальный обмен данными в формате XML и правил обмена, которые хранятся в справочнике Конвертации из информационных баз предыдущих версий конфигурации версии 2.0 (см. рис. 1). Из старой базы с помощью указанного сервиса выгружаются в файл данные, причем при выгрузке можно настроить, какие именно объекты будут выгружены, и тем самым обеспечить максимально возможный в данной ситуации объем конвертируемых данных. Однако, возможно, некоторую информацию все равно придется переносить вручную.

Рис. 1

Помимо правил перехода, включенных в конфигурацию, на пользовательском сайте http://users.v8.1c.ru отдельно публикуются внешние обработки переноса. Обработки публикуются для оперативного исправления обнаруженных ошибок перехода. Из такой обработки можно, при необходимости, выгрузить правила переноса.

Для конфигураций, в которых были произведены значительные изменения, переход на новую версию нужно осуществлять также с помощью выгрузки и загрузки данных из файла, но в этом случае нужно будет изменить сами правила переноса. Для этого следует воспользоваться конфигурацией Конвертация данных, в которую надо загрузить типовые правила переноса и провести их корректировку. Конфигурация Конвертация данных и описание порядка работы с ней опубликованы на диске ИТС.

Обращаем ваше внимание, что создание новой информационной базы и перенос данных могут оказаться полезным: это позволит вычистить "замусоренные" справочники, удалить старые значения, которые уже давно не использовались, но которые нельзя было удалить, потому что существовали ссылки на них. В новой информационной базе будет возможность не только "вынести мусор", но и, если это необходимо, перестроить учет, например, по-новому организовать справочники, использующиеся в качестве аналитики счетов бухгалтерского учета: Статьи затрат, Прочие доходы и расходы, Статьи движения денежных средств и пр. В новой базе такие манипуляции проводить гораздо проще, нежели в базе с многолетней историей.

Мы так много говорили о новизне и реструктуризации версии 2.0 по сравнению с ее предшественницей, что читателю может показаться, будто пользователю предлагается совершенно незнакомая среда, в которой придется заново учиться работать. Такие опасения напрасны. В конфигурации сохранены методология учета и принципы работы, внешний вид и пользовательские сервисы. Разумеется, с новыми возможностями программы нужно будет познакомиться, но это займет не больше времени и усилий, нежели знакомство с уже привычными обновлениями.

Новые возможности новой редакции

О новых возможностях, которые предоставляет пользователю редакция 2.0 "1С:Бухгалтерии 8", уже много говорили, например, в статье "БУХ.1С" № 5 за 2010 год, на стр. 4. Давайте вспомним о них.

Помощник начала работы

Проще говоря, стартовый помощник - это своеобразная памятка, содержащая список справочников и настроек, которые должны быть заполнены и выверены для корректной работы программы, предоставляющая пользователю быстрый доступ ко всем этим данным для просмотра, проверки и корректировки.

Стартовый помощник активен как при начале работы в информационной базе "с нуля", так и при переходе с более ранних версий программы.

В любом случае программа потребует подтверждения от пользователя, что все критичные данные внесены и проверены.

Стартовый помощник содержит отчет о текущих настройках ведения учета, который можно распечатать, чтобы проверить "с бумаги" правильность введенных данных или, например, если нужно, отдать на согласование руководителю.

Путеводитель по демонстрационной базе

Путеводитель (см. рис. 2) представляет собой еще один сервис, который, наряду с уже знакомыми пользователю Советами и Быстрым освоением, предназначен для того, чтобы пользователь быстрее начал ориентироваться в программе. Роль путеводителя заключается в том, чтобы показать пользователю, который только знакомится с возможностями программы и для этого открыл демонстрационную базу, примеры уже введенных в базу документов, тематически сгруппированных и снабженных описанием. Причем эти примеры - не картинки, а реальные документы системы, которые можно открыть, изменить, перепровести и так далее.

Рис. 2

"Бухгалтерский навигатор" - справочник корреспонденций счетов

Специальный материал об этом сервисе также уже публиковался в № 6 "БУХ.1С" за 2010 год на стр. 6 - "Заботливый навигатор в "1С:Бухгалтерии 8"", при этом он достоин того, чтобы быть упомянутым еще не один раз.

Бухгалтерский навигатор - это помощник того бухгалтера, который точно знает, какую операцию он хочет сделать, и какая в результате должна получиться бухгалтерская проводка, но не уверен в том, как именно это зарегистрировать в программе. По коду одного или нескольких корреспондирующих счетов или по названию операции этот сервис подскажет, какой именно документ нужно оформить и даже на какой закладке этого документа вводить данные (если это важно, конечно). Он подскажет нужный документ даже в том случае, если он не делает проводок, найдя его по содержанию операции.

Вероятнее всего, этот сервис будет использоваться для редких или нетипичных для учета в конкретной организации операций. И только если пользователь не найдет здесь нужную ему проводку, будет ясно, что ему нужно ввести операцию вручную, потому что специализированных инструментов для регистрации такой операции в программе нет. Это убережет многих пользователей от распространенной ошибки: регистрировать ручную операцию для всех случаев, когда не очень ясно, какой использовать документ.

Изменение в плане счетов. Учет расходов по подразделениям

В новой версии программы немного изменилось представление плана счетов бухгалтерского учета. Теперь на затратных счетах учет по подразделениям ведется не по одному из субконто, а в специальном реквизите. Таким образом, на счетах учета расходов появилась возможность использовать кроме подразделений еще три (а не два) вида аналитики.

Новое представление данных налогового учета

Кроме уже упомянутых изменений плана счетов, касающихся учета расходов в разрезе подразделений, в версии 2.0 план счетов бухгалтерского учета объединен с планом счетов налогового учета. Теперь для каждого счета устанавливается (или не устанавливается) признак ведения налогового учета. Регистрация операции в налоговом учете производится автоматически при проведении документа, для этого в проводках введены 6 дополнительных полей:
- Сумма Дт НУ и Сумма Кт НУ - для регистрации налоговой оценки стоимости объектов учета по счету дебета или кредита;
- Сумма Дт ПР или Сумма Кт ПР - для регистрации постоянной разницы между бухгалтерской оценкой стоимости объектов учета и налоговой оценкой по счету дебета или кредита;
- Сумма Дт ВР или Сумма Кт ВР - для регистрации временной разницы между бухгалтерской оценкой стоимости объектов учета и налоговой оценкой по счету дебета или кредита.

Форма отображения проводок теперь едина для налогового и бухгалтерского учетов.

Суммы налогового учета можно показать или скрыть с помощью кнопки на панели инструментов таблицы проводок.

В ряде документов программы предусмотрена возможность ручной корректировки счета налогового учета. При проведении таких документов производится выявление постоянных и временных разниц, которые отражаются в соответствующих ресурсах проводки.

Стандартные отчеты

Изменились и стандартные бухгалтерские отчеты. Основное их изменение состоит в том, что теперь в одном и том же отчете можно отобразить данные бухгалтерского учета, налогового учета, постоянные и временные разницы, а также контроль соотношения (БУ-(НУ+ПР+ВР)).

Также появилась возможность автоматически суммировать выделенные ячейки отчета: их сумма отображается на верхней панели отчета. Сохранить отчет в формате Mxl или MS Excel можно теперь непосредственно из формы отчета.

Появились новые возможности отбора, группировки, сортировки, вывода дополнительной информации в отчеты, а также возможность вывода отчетов в виде диаграмм.

Закрытие месяца

В новой версии программы реализован новый алгоритм, обеспечивающий наглядное и легко управляемое завершение периода.

Этот механизм состоит из набора регламентных операций, объединенных помощником закрытия месяца в связную последовательность действий.

Помощник позволяет определить перечень необходимых операций, отслеживать уже выполненные операции, выполнять нужные операции непосредственно из формы помощника, выявлять и исправлять ошибки в данных, формировать отчеты и справки-расчеты по выполненным операциям.

Учет взаиморасчетов

В версии 2.0 реализован механизм зачета авансов по документам поступления и реализации, который подробно описан в статье "1С:Бухгалтерия 8": автоматизация взаиморасчетов" в № 8 "БУХ.1С" за 2010 год на стр. 4. Теперь в каждом документе поступления, реализации и оплаты можно указать способ зачета аванса: автоматически, по документу (или списку документов) или не зачитывать. Проводка по зачету аванса будет сделана в зависимости от выбранного способа и на указанную сумму.

Также в конфигурации реализован документ для регистрации оказания услуги нескольким контрагентам.

Учет агентских услуг

В конфигурации реализована возможность вести учет агентских услуг со стороны агента и со стороны принципала. Для этого добавлен новый функционал в документы Реализация товаров и услуг и Отчет комиссионера (агента) о продажах (см. рис. 3).

Рис. 3

Учет денежных документов

Создан специализированный механизм для учета денежных документов.

Теперь есть возможность зарегистрировать поступление и выдачу денежных документов, а также отразить выданные денежные документы в авансовом отчете и форме АО-1.

Кадровый учет

В новой конфигурации изменена форма справочника "Сотрудники", теперь в списке сотрудников доступны широкие возможности сортировки и отбора. Также реализован помощник приема на работу, позволяющий упростить ввод данных о работнике.

Зарплата

Изменения в блоке учета и расчета зарплаты проявились в возможности рассчитывать такие начисления как районный коэффициент и северная надбавка. Также появилась возможность корректировать автоматически рассчитанные суммы НДФЛ.

Расчет налогов с фонда оплаты труда является одной из регламентных операций закрытия месяца и осуществляется автоматически с помощью помощника закрытия месяца, однако пользователю оставлена возможность скорректировать автоматически рассчитанные суммы.

Если расчет зарплаты производится в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0), бухгалтерские проводки формируются непосредственно документами Начисление зарплаты и Начисление налогов с ФОТ. Если же расчет зарплаты производится во внешней программе, то из этой программы данные загружаются в уже знакомый документ Отражение зарплаты в учете, который и формирует проводки.

Сторно и корректировка регистров

Процедуры сторнирования и корректировки записей регистров ранее были объединены с ручной операцией, и теперь они более доступны для пользователя, нежели ранее.

Сторнировать документ можно, выбрав в форме документа Операция соответствующий способ заполнения и указав нужный документ.

Для корректировки записей регистров нужно настроить состав регистров, которые нужно откорректировать, как это ранее было реализовано в одноименном документе, и вносить вручную свои правки.

Дополнительные реквизиты в справочниках и документах

И напоследок хочется отметить приятную новинку, обрадующую всех, кто привык использовать этот механизм в других конфигурациях системы "1С:Предприятия 8": механизм свойств и значений.

Теперь для всех документов и ряда справочников можно указать дополнительную информацию и использовать ее в качестве справочной информации и даже при формировании отчетов.

Дополнительных реквизитов может быть несколько, они могут быть разных типов: число, строка, дата или принимать значение элемента одного из нескольких справочников, а также могут быть элементами специализированного справочника, хранящего список произвольных значений.

Посмотреть все свойства объекта можно не только в предназначенной для этого форме, но и просто подведя курсор к соответствующей кнопке на панели инструментов формы (см. рис. 4).

Рис. 4