Заполнение графика отпусков на 2024 год в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Поскольку срок составления графика выпадает на нерабочий день – 17 декабря, график отпусков необходимо утвердить в ближайший следующий за ним рабочий день – не позднее 18 декабря 2023 года (письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Также ТК РФ не запрещает утвердить график отпусков раньше, например 15 декабря 2023 года.

График отпусков можно составить по унифицированной форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, которая содержит сведения обо всех видах запланированных ежегодных отпусков и периодах отдыха, предоставляемых работникам (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ-59141-6-1), кроме дополнительного отпуска без сохранения зарплаты.

Согласно статье 124 ТК РФ, если предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий год. Неиспользованные ежегодные отпуска работника за прошлые рабочие периоды также могут учитываться в графике отпусков (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Также работодатель обязан ознакомить сотрудников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, в том числе с графиками отпусков (статья 22 ТК РФ).

Обратите внимание, если организация не утвердит график отпусков, ее привлекут к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Данная норма за отсутствие утвержденного графика отпусков предусматривает наложение штрафов в следующих размерах:

• от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

За повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 50 000 до 70 000 рублей – для организаций.

Формирование графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Оформить график отпусков по форме Т-7 на 2024 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа График отпусков (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков).

Заполнение таблицы документа по сотрудникам и желаемым периодам отдыха в разрезе положенных видов отпусков происходит по кнопке Подбор или Добавить (рис. 1).

Рис. 1. Документ «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для заполнения графика отпусков отдельно по каждому подразделению нужно нажать на кнопку Подбор и выбрать в списке Сотрудники вид списка: По подразделениям. После этого в правой части формы необходимо выбрать сотрудников, по которым формируется график отпусков (рис. 2).

Рис. 2. Список сотрудников «По подразделениям» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Если ранее уже был проведен документ Отпуск, то зарегистрированные периоды отпуска сотрудника отобразятся в таблице по кнопке Заполнить (рис. 1).

По ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 1) можно проверить правильность оформленных отпусков. В появившемся окне отобразится отклонение запланированных отпусков. По ссылке данных учета откроется печатная форма остатков отпусков, положенных сотруднику. 

После проведения документа по кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) выводится на печать Унифицированная форма № 7-Т (рис. 3).

Рис. 3. Печатная форма Т-7 на 2024 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для переноса запланированного отпуска после утверждения графика отпусков необходимо оформить документ Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков или по ссылке Оформить перенос из документа График отпусков, см. рис. 1).