Электронная трудовая книжка в 2026 году: как ведется и где получить сведения

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это аналог обычной бумажной трудовой книжки, но, в отличие от нее, представляет собой не единый документ, а целую совокупность сведений о работе сотрудника, которые хранятся в базе данных СФР. В электронной трудовой книжке представлены следующие сведения (ч.2 ст.66.1 ТК РФ):

• ФИО работника;

• место и периоды работы;

• должность (профессия, специальность) и квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;

• основания и причины прекращения трудового договора.

Включение в электронную трудовую книжку иных сведений, например о наградах и поощрениях работника, о периодах его учебы и службы в Вооруженных Силах РФ, законодательством не предусмотрено (письмо Минтруда от 04.04.2023 №14-1/10/В-4784). При этом в Госдуму поступили поправки в статью 66.1 ТК РФ, которые расширяют состав сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде. Законопроект предлагает установить единый перечень сведений о трудовой деятельности для бумажной и электронной трудовой книжки. Соответственно, в электронные сведения о трудовой деятельности предлагается включить, в том числе сведения о награждениях за успехи в работе.

Переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года на основании Федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ, который и установил сроки такого перехода. В соответствии с данным законом определиться с вариантом ведения трудовой книжки работники должны были до 31 декабря 2020 года (ч.2 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ).

За всеми работниками, которые воспользовались своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, данное право бессрочно сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Что же касается тех работников, которые впервые были трудоустроены на работу после 31 декабря 2020 года, то у них права выбора варианта ведения трудовой книжки нет. Трудовая книжка на них оформляется исключительно в электронной форме (ч.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ).

При этом те работники, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, все равно могут перейти на применение электронной книжки в любой момент, подав работодателю заявление в свободной форме. При получении от работника такого заявления работодатель должен выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. С указанного момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

В случаях, когда при трудоустройстве к новому работодателю работник выразил желание перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен сначала внести в его бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу, а затем выдать ее на руки работнику. При передаче трудовой книжки в нее следует внести запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (письмо Минтруда от 31.07.2023 №14-6/ООГ-5052).

Причем независимо от ведения трудовой книжки на бумажном носителе работодатель обязан участвовать в формировании электронной трудовой книжки на каждого своего работника. 

Как формируется электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка формируется путем направления работодателями в СФР обязательной отчетности в виде заполненного подраздела 1.1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». 

Эти сведения должны представляться работодателями в следующих случаях (п.5 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»):

• при заключении трудового договора (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о трудоустройстве работника);

• при приостановлении и возобновлении действия трудового договора (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего);

• при увольнении работника (не позднее рабочего дня, следующего за днем расторжения трудового договора);

• при переводе работника на другую постоянную работу (не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода);

• при подаче работником заявления о переходе на применение электронной трудовой книжки (не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления).

Получая от работодателей указанную отчетность, СФР вносит полученные сведения в свою базу данных, формируя тем самым электронную форму трудовой книжки на каждого работника, в отношении которого подаются данные. Таким образом, в настоящее время электронная трудовая книжка ведется на всех без исключения работников, независимо от того, подавали ли они соответствующее заявление или нет. Электронные книжки ведутся даже на тех работников, которые отказались от перехода на их применение и продолжают использовать бумажный вариант книжек.

Сведения, содержащиеся в электронной трудовой книжке, необходимы как для оформления пенсионных выплат, так и для трудоустройства. Поэтому запросить и получить данные сведения работники могут в любое время. 

Как получить сведения из электронной трудовой книжки

Получить выписку из электронной трудовой книжки любой работник может одним из следующих способов по своему усмотрению (ч.4 ст.66.1 ТК РФ):

• через работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

• через МФЦ на бумажном носителе;

• через СФР на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

• через портал Госуслуг.

Работодатели предоставляют работникам выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем», а СФР – по форме СТД-СФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ». В случаях, когда форма СТД-СФР формируется в электронном виде через портал Госуслуг, она в обязательном порядке подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица СФР.

Если работник получает сведения из электронной трудовой книжки через работодателя, выписку по форме СТД-Р работодатель обязан предоставить работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. 

Если работник увольняется, форму СТД-Р ему необходимо предоставить в день прекращения трудового договора (абз.3 ч.5 ст.66.1 ТК РФ). При этом работодатель должен предоставлять выписку из электронной трудовой книжки только тем работникам, которые перешли на ее применение, отказавшись от бумажной трудовой книжки, а также работникам, которые впервые были трудоустроены после 31 декабря 2020 года.

Тем работникам, в отношении которых работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, выписка по форме СТД-Р предоставляется работодателями добровольно (абз.1 ч.5 ст.66.1 ТК РФ). Если работодатель не желает ее предоставлять, получить необходимые сведения работник может только обратившись в СФР, в том числе через МФЦ или портал Госуслуг. Также через СФР получать выписку потребуется и в случаях, если работнику необходимы сведения о трудовой деятельности за период до начала работы у текущего работодателя.

Ответственность работодателей за ведение электронных трудовых книжек

За неисполнение обязанностей, связанных с ведением электронных трудовых книжек, работодателя могут привлечь к ответственности сразу по нескольким основаниям. 

Так, работодателей штрафуют за непредставление или несвоевременное представление в СФР сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Штрафы за данное нарушение назначают в соответствии со ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» в размере 500 рублей за каждого работника, в отношении которого работодатель не направил сведения.

Также работодатели несут административную ответственность за непредставление (несвоевременное представление) работникам выписок по форме СТД-Р по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ. Данная норма предусматривает наложение штрафов в размере:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Повторное непредоставление работнику выписки СТД-Р по его заявлению повлечет наложение на работодателей штрафов в повышенном размере (ч.2 ст.5.27 КоАП РФ):

• от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 10 000 до 20 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

• от 50 000 до 70 000 рублей – для организаций.

Кроме того, за повторное непредоставление работнику СТД-Р директора работодателя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

В материале использованы фото: BritCats Studio / Shutterstock / Fotodom.