Эксперты редакции БУХ.1С ответили на частые вопросы работодателей и работников, касающиеся порядка ведения трудовых книжек.
Бумажные и электронные трудовые книжки
Правда ли что бумажные трудовые книжки будут окончательно отменены с 1 сентября 2027 года?
Нет, неправда. Информация, распространяемая в интернете о предстоящей отмене трудовых книжек в 2027 году, не соответствует действительности. Обычно такие заявления опираются на нормы Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н. Срок действия данного документа действительно ограничен датой 1 сентября 2027 года. Но это не значит, что с указанного момента бумажные трудовые книжки прекратят свое существование. Никаких законодательных изменений в ТК РФ, касающихся отмены трудовых книжек, не вносилось. При этом действие самого порядка ведения и хранения трудовых книжек в любой момент может быть продлено, либо ему на смену придет новый порядок.
Работник в 2023 году подал заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со ст.66.1 ТК РФ, но в 2026 году подал новое заявление о восстановлении бумажной трудовой книжки. Должен ли работодатель снова перевести такого работника на бумажную трудовую книжку?
Нет, не должен. Работники, направившие работодателям заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронной форме, лишаются права на использование бумажного варианта трудовой книжки (ч.3 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ). Возможности вернуться к использованию бумажной трудовой книжки для работников, которые от нее отказались, действующее законодательство не предусматривает.
Сотрудница при трудоустройстве предъявила бумажную трудовую книжку, но заявления о выборе данного варианта книжки по предыдущему месту работы она не подавала. Можем ли мы самостоятельно перевести ее на электронный формат трудовой книжки?
Нет, не можете. За всеми работниками, которые не выбрали варианта ведения трудовой книжки и не подавали работодателям соответствующего заявления, сохраняется право на использование бумажного варианта трудовой книжки. Причем это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч.4 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ). Поэтому самостоятельно перевести такую сотрудницу на электронную трудовую книжку работодатель не может.
С начала 2026 года я перешла на применение электронной трудовой книжки. Что делать с бумажной трудовой, которая велась с 1999 года? Она теперь не нужна?
Переход на электронные трудовые книжки и их формирование начались только с 2020 года. Соответственно, в электронных книжках в общем случае содержатся только сведения о трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года. Сведения за более ранние периоды подтверждаются бумажными трудовыми книжками, которые продолжают оставаться юридически значимыми документами. Поэтому в целях предстоящего подтверждения трудового стажа и оформления пенсионных выплат бумажные трудовые книжки следует обязательно сохранить.
Сведения в трудовой книжке
Нужно ли отражать в трудовой книжке сведения о работе сотрудника по совместительству?
В общем случае такие сведения в трудовой книжке не указываются. В трудовую книжку вносятся данные о работнике, выполняемой им работе, переводах, увольнении, основаниях для увольнения, а также о награждениях за успехи в работе. Сведения о работе по совместительству могут вноситься в трудовую книжку только по желанию самого работника и при предоставлении им документов, подтверждающих работу по совместительству (ч.5 ст.66 ТК РФ).
Можно ли внести в трудовую книжку работника данные об объявленном работнику выговоре за неисполнение трудовых обязанностей?
Нет, нельзя. Перечень сведений, отражаемых в трудовой книжке, является исчерпывающим. И в него не входит информация о дисциплинарных взысканиях, налагаемых на сотрудников. Единственный случай, когда в трудовой книжке разрешается упоминать о дисциплинарном взыскании, – это когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника. Например, за допущенный прогул.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку сотрудника, который проработал в организации только один день, после чего уволился по собственному желанию?
Нет, не нужно. Работодатели должны вести трудовые книжки только на работников, проработавших у него свыше 5 дней, когда такая работа у данного работодателя является для работника основной (ч.3 ст.66 ТК РФ). Поэтому записи о приеме на работу и увольнении в трудовую книжку работника, проработавшего один день, не вносятся. Более того, по мнению Роструда, внесение в трудовую книжку подобных записей является нарушением трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Исправления записей в трудовой книжке
Нужно ли в бумажной трудовой исправлять неправильные сведения о периодах работы, если эти сведения в базе СФР (электронной трудовой книжке) представлены корректно и без каких-либо искажений?
Да, нужно. Неправильные сведения о периодах работы, указанные в бумажной трудовой книжке, подлежат исправлению (п.12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н). Поэтому исправлять их нужно независимо от того, каким образом данные сведения отражены на лицевом счете работника в базе данных СФР. Бумажная трудовая книжка наряду с выписками из базы данных СФР по форме СТД-Р и СТД-СФР является самостоятельным документом, отражение в котором некорректных сведений не допускается. Кроме того, недостоверная запись в трудовой книжке может явиться основанием для взыскания с работодателя денежной компенсации за невозможность работника трудоустроиться по новому месту работы.
Может ли организация самостоятельно исправить в трудовой книжке работника ошибку, допущенную другим работодателем?
Нет, по общему правилу исправлять недостоверные записи в трудовых книжках могут те работодатели, которые допустили соответствующие ошибки. Исправить ошибки за другого работодателя организация может, только если организация или ИП, которые произвели неправильную или неточную запись, были ликвидированы и прекратили свою деятельность. В таких случаях исправление ошибок производится работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку (п.30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н).
Соискатель, прошедший собеседование, не предоставил трудовую книжку. Можно ли ему отказать в приеме на работу?
Отказать в трудоустройстве по указанной причине нельзя. Само по себе отсутствие у соискателя трудовой книжки не является основанием для отказа в заключении трудового договора. При отсутствии у соискателя, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению соискателя оформить ему новую трудовую книжку (ч.5 ст.65 ТК РФ).
Выписки из трудовой книжки и копии
Может ли работодатель направить копию трудовой книжки работника в другую организацию?
Может, но только с письменного согласия самого работника. Ранее Роструд уже пояснял, что сведения, содержащиеся в трудовой книжке, – это персональные данные работника, передача которых без письменного согласия субъекта персональных данных, то есть работника, не допускается. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством. Поэтому при передаче копии трудовой книжки работника третьей стороне работодатель должен получить соответствующее согласие работника (письмо Роструда от 01.08.2024 №ПГ/14294-6-1).
Могу ли я получить через своего работодателя выписку из электронной книжки со сведениями по предыдущему месту работы?
Нет, не можете. Выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р предоставляется только за период работы у работодателя, которому направляется соответствующее заявление (ч.5 ст.66.1 ТК РФ). Поэтому получить выписку со сведениями по предыдущему месту работы можно либо у предыдущего работодателя, либо через СФР.
Выдача трудовой книжки при увольнении и штрафы
Как выдать работнику трудовую книжку, если в день увольнения он отсутствует на работе?
В таких случаях работодатель должен направить работнику письменное уведомление в свободной форме о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Подобное уведомление в адрес работника следует направить в день увольнения. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). При этом книжку нужно будет передать на руки работнику в день, когда он явится за ее получением. Если работник письменно согласится с получением книжки почтовым отправлением, книжку нужно отправить работнику по почте сразу же после получения соответствующего согласия.
Какой штраф будет работодателю, если он на полгода просрочит выдачу трудовой книжки уволенному работнику?
Если работодатель не выдаст работнику трудовую книжку в день его увольнения, его привлекут к административной ответственности по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ. Данная норма предусматривает наложение на работодателей-ИП штрафа в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а на организации – от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, работодатель должен будет выплатить работнику неполученный заработок за все время, когда он не мог трудоустроиться по новому месту работы из-за отсутствия трудовой книжки (ст.234 ТК РФ).
В материале использованы фото: Natalia Belay, NONGASIMO / Shutterstock / Fotodom.
