Как в 1С учитывать авансовые платежи иностранцев по НДФЛ

Авансовые платежи иностранных граждан по НДФЛ

Иностранные граждане или лица без гражданства из «безвизовых» стран, временно пребывающие в РФ, для работы по найму должны получать патенты. При этом патент или разрешение на работу не обязаны получать:

• иностранные граждане, постоянно или временно проживающие в РФ;
• беженцы, журналисты, дипломаты, спортсмены и др. (п.4 ст.13 Федерального закона от 25.07.2002 №115-ФЗ);
• граждане Республики Беларусь, Республики Казахстан, Республики Армения, Кыргызской Республики (Договор о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014).

Иностранец, получивший патент, должен уплачивать за период действия патента фиксированные авансовые платежи по НДФЛ в размере 1 200 рублей в месяц. Платеж необходимо уплачивать до дня начала срока, на который выдается, продлевается или переоформляется патент.

Такой платеж подлежит индексации на коэффициент-дефлятор, установленный на соответствующий календарный год, а также на коэффициент, отражающий региональные особенности рынка труда, он устанавливается на соответствующий календарный год законом субъекта РФ. В 2025 году величина коэффициента-дефлятора составляет 2,594 (приказ Минэкономразвития России от 17.10.2024 №645).

Если региональный коэффициент на очередной календарный год законом субъекта РФ не установлен, его значение принимается равным 1. Фиксированный авансовый платеж по налогу уплачивается налогоплательщиком по месту осуществления деятельности на основании выданного патента до дня начала срока, на который выдается, продлевается или переоформляется патент.

Как уменьшить НДФЛ на авансовые платежи иностранца, работающего на основании патента

Согласно п.2 ст.226 и ст.227.1 НК РФ, при исчислении НДФЛ предусмотрен учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, осуществляющих трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента:

• у физических лиц для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;
• в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
• у занимающихся частной практикой нотариусов, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, и других лиц, занимающихся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой.

Иностранные граждане, работающие у физических лиц, должны определить величину НДФЛ за соответствующий календарный год исходя из фактически полученного дохода. Ставка налога составляет 13–22% (п.п.3, 3.1 ст.224 НК РФ). При этом исчисленный налог уменьшается на уплаченные в этом же году фиксированные авансовые платежи по НДФЛ за период действия патента (п.5 ст.227.1 НК РФ). 

Для иностранцев, работающих в организациях и у ИП, обязанность по исчислению НДФЛ возлагается на работодателей – налоговых агентов (п.2 ст.226, п.6 ст.227.1 НК РФ). Работодатель может уменьшить налог с доходов иностранного работника на сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, уплаченных данным работником за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду.

Работодатель может уменьшить налог только после получения:

• от иностранного сотрудника – соответствующего заявления и платежных документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей;
• от налогового органа – уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком (иностранным работником) фиксированных авансовых платежей.

Налоговая инспекция направит Уведомление о подтверждении права на уменьшение НДФЛ, если есть:

• соответствующее заявление работодателя по форме, утв. приказом ФНС России от 13.11.2015 №ММВ-7-11/512@;
• информация от территориального федерального органа исполнительной власти в сфере миграции о выдаче патента иностранному работнику и о заключении с ним трудового договора (гражданско-правового договора) и при условии, что ранее применительно к соответствующему налоговому периоду такое уведомление налоговыми органами в отношении указанного иностранного работника налоговым агентам (работодателям) не направлялось. 

Если иностранный работник трудится на основании патента у нескольких работодателей, уменьшение исчисленной суммы НДФЛ производится в течение налогового периода только у одного работодателя по выбору работника при условии, что ранее в этом налоговом периоде другим работодателям Уведомление о подтверждении права на уменьшение НДФЛ в отношении работника не выдавалось (письмо ФНС России от 14.03.2016 №БС-4-11/4184@). Сумма уплаченного налога в нем не указывается, а лишь поясняется, что нужно учитывать авансовые платежи, внесенные за период действия патента.

Если сумма уплаченных за период действия патента (применительно к соответствующему налоговому периоду) фиксированных авансовых платежей превышает сумму налога, исчисленную по итогам этого налогового периода исходя из фактически полученных иностранцем доходов, сумма такого превышения не является суммой излишне уплаченного налога и не подлежит возврату или зачету иностранному работнику.

Уведомление об уменьшении налога выдается налоговым органом на сотрудника один раз в налоговый период (письмо ФНС №БС-4-11/4184@). 

Учет авансовых платежей иностранцев по НДФЛ  в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Рассмотрим порядок учета авансовых платежей по НДФЛ иностранных граждан в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3).

Пример

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) выполняются следующие действия:

1. Указание налогового статуса.
2. Регистрация уплаченного авансового платежа.
3. Начисление зарплаты и расчет НДФЛ с зачетом авансового платежа.

Указание налогового статуса

Налоговый статус сотруднику можно установить в справочнике Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Налог на доходы) в разделе Статус налогоплательщика. В поле Статус указывается Нерезидент, работающий по найму на основании патента. В поле Установлен с – дата, с которой действует статус (рис. 1). 

Также здесь можно указать реквизиты уведомления на зачет авансовых платежей (раздел Уведомление на авансовые платежи по патентам). Реквизиты уведомления (номер, дата уведомления и код налогового органа, который его выдал) можно указать и в документе регистрации уплаченного фиксированного авансового платежа Авансовый платеж по НДФЛ (рассмотрен ниже).

Рис. 1

Регистрация уплаченного авансового платежа

Регистрация уплаченного фиксированного авансового платежа оформляется в программе с помощью документа Авансовый платеж по НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Все документы по НДФЛ). По кнопке Создать следует выбрать вид документа Авансовый платеж по НДФЛ.

Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию (или ее обособленное подразделение), в которой оформлен сотрудник (рис. 2).

Рис. 2

В поле Дата указывается дата регистрации уведомления, в поле Налоговый период (год) – год, в котором будет зачтен авансовый платеж. По умолчанию установлен текущий год.

В поле Сотрудник следует выбрать сотрудника, по которому регистрируется уплата авансового платежа по НДФЛ. При выборе сотрудника раздел Уведомление на уменьшение налога на авансовые платежи заполняется автоматически, если предварительно данные уведомления (номер, дата уведомления и код налогового органа, который его выдал) были заполнены в специальной форме Налог на доходы в карточке сотрудника. Если реквизиты уведомления заполнить в документе Авансовый платеж по НДФЛ, они автоматически отразятся в форме Налог на доходы карточки сотрудника.

В разделе Данные платежа указываются:

• в поле Дата операции – дата платежного документа;
• в поле Сумма – сумма авансового платежа.

В примере сумма авансового платежа за месяц 2025 года в г. Москве в рублях составляет 8 900 рублей:

• 1 200 руб. (фиксированная сумма) х 2,594 (приказ Минэкономразвития России от 17.10.2024 №645) х 2,8592 (региональный коэффициент согласно закону г. Москвы от 26.11.2014 №55)

Размер фиксированных авансовых платежей определяется в полных рублях. Сумма менее 50 копеек отбрасывается, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля (п.6 ст.52 НК РФ). Сотрудник заплатил авансовый платеж за 6 месяцев в сумме 53 400 рублей. После заполнения документа его нужно Провести и закрыть.

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) зарегистрировать иностранцев, работающих на основании патента, для учета НДФЛ

Все наши видео на Rutube

Начисление зарплаты и расчет НДФЛ с зачетом авансового платежа

Начисление зарплаты за месяц и расчет НДФЛ с зачетом авансового платежа производятся с помощью документов Начисление за первую половину месяца и Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Все начисления), рис. 3. В примере февраль 2025 года сотрудник отработал полностью (был принят 03.02.2025). В феврале 2025 года – 20 рабочих дней. Доход сотрудника составляет 68 000 рублей.

В табличной части на закладке НДФЛ отражается исчисленный НДФЛ, сумма которого составляет 8 840 рублей, а также автоматически зачитывается авансовый платеж в сумме 8 840 рублей (рис. 3). 

Остаток незачтенного авансового платежа в сумме 44 560 рублей (53 400 – 8 840 рублей) переходит на следующий месяц налогового периода.

Рис. 3

Сумма к выплате за февраль 2025 года составляет 34 000 рублей. Сумма удержанного НДФЛ отсутствует.

Зачтенная сумма авансового платежа сотрудника отражается в регистре налогового учета по НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Регистр налогового учета по НДФЛ). В справке о доходах и суммах налога для физического лица также отражается зачтенная сумма авансового платежа.

Обратите внимание, если сумма уплаченных за период действия патента (применительно к соответствующему налоговому периоду) фиксированных авансовых платежей превышает сумму налога, исчисленную по итогам этого налогового периода исходя из фактически полученных иностранным сотрудником доходов, сумма такого превышения не является суммой излишне уплаченного налога и не подлежит возврату или зачету иностранному сотруднику (п.7 ст.227.1 НК РФ).

В материале использованы фото: KlingSup / Shutterstock / Fotodom.