Обязательная отчетность в органы службы занятости населения в 2026 году

26.05.2026

В 2026 году работодатели обязаны отчитываться не только в налоговые органы, Росстат и СФР, но также и в органы службы занятости населения. Такая отчетность может носить как регулярный (ежемесячный) характер, так и направляться в службу по мере необходимости. Непредставление отчетности грозит работодателям мерами административной ответственности в виде штрафов.

Рассказываем, какие отчеты и в каком порядке нужно направлять в службу занятости населения.

Сведения о выполнении квот для приема на работу инвалидов

На регулярной основе работодатели отчитываются в службу занятости населения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов. Квота – это минимальное количество сотрудников с инвалидностью, которых обязан трудоустроить работодатель, число работников которых превышает 35 человек (п.1 ст.38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»). Конкретный размер квоты определяют региональные власти. В зависимости от региона осуществления деятельности работодателя квота может составлять от 2 до 4% от среднесписочной численности работников.

Для выполнения квоты работодателям нужно не просто организовать рабочие места для инвалидов, но и фактически их трудоустроить (п.6 ст.38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Причем о выполнении квоты работодатели обязаны отчитываться в службу занятости населения ежемесячно. Для этого они должны представлять в службу сведения по форме №7, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н. В этой форме следует указывать:

среднесписочную численность работников за предыдущий квартал и месяц,
численность сотрудников, работавших в счет квоты в отчетном месяце,
общее количество рабочих мест для трудоустройства инвалидов.

Срок представления данной отчетности - не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (п.7 ст.53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сдача данных сведений, как и другой отчетности, представляемой в службу занятости, осуществляется путем размещения соответствующей отчетной формы на Единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Размещение сведений производится через личный кабинет работодателя.

С 1 сентября 2026 года при расчете квоты для приема на работу инвалидов не учитываются работники представительств, филиалов и иных обособленных структурных подразделений работодателя, расположенных в других субъектах РФ.

Сведения о ликвидации работодателя

Если организация или ИП примут решение о прекращении деятельности, они должны проинформировать об этом органы службы занятости населения, направив сведения по форме № 1, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

В этой форме нужно указать сведения либо о ликвидации организации, либо о прекращении деятельности ИП. Организации должны направить указанные сведения не позднее, чем за два месяца до начала ликвидации, а ИП - не позднее чем за две недели до начала прекращения деятельности.

Если в течение указанного периода времени работодатель решит отказаться от ликвидации, он также обязан сообщить об этом в службу занятости, направив ту же самую форму с информацией об отмене решения о ликвидации. Проинформировать об этом работодатель должен в течение 3 рабочих дней после отмены соответствующего решения (п.4 ст.53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Сведения о введении простоя

О введении на предприятии простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера) работодатели должны сообщать в службу занятости по форме № 3, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

Срок представления сведений - в течение 3 рабочих дней после принятия работодателем решения (издания приказа) о проведении соответствующих мероприятий. В этот же срок работодатели обязаны направить в службу занятости населения следующие сведения (п.5 ст.53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ):

о введении (об изменении, отмене) режима неполного рабочего дня (форма № 2);
о временном переводе (об изменении, отмене решения о временном переводе) работников на дистанционную работу по инициативе работодателя (форма № 4);
о применении в отношении работодателя процедур банкротства (форма № 5).

Бухпросвет

Сведения о сокращении штата работников

О сокращении численности или штата работников организации должны информировать службу занятости не позднее, чем за 2 месяца, а ИП - не позднее, чем за две недели до начала проведения этих мероприятий (п.4 ст.53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Для этого работодатели должны направить форму № 1, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н, указав в ней о сокращении, а также о численности предполагаемых к увольнению работников и дате прекращения трудовых договоров.

В случаях, когда решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, работодатель обязан проинформировать о таком решении не позднее, чем за 3 месяца до начала сокращения. Опять же, если работодатель изменит или отменит решение о сокращении, он обязан в течение 3 рабочих дней проинформировать об этом службу занятости, подав соответствующее сообщение по форме № 1, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

Сведения о вакансиях

Работодатели должны направлять в органы служба занятости населения информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей. В этих целях они направляют сведения по форме № 6, утв. приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н. В этой форме работодатели указывают наименования вакансий, сферу деятельности требующихся работников, их профессию, требования к кандидатам и их будущие должностные обязанности.

Сведения о вакансиях работодатели должны направлять в течение 3 рабочих дней со дня появления свободных рабочих мест и вакантных должностей. Об изменении указанной информации работодатели информируют службу занятости также в течение 5 рабочих дней со дня возникновения изменений (п.6 ст.53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Штрафы за непредставление сведений в службу занятости

Непредставление, равно как и несвоевременное представление обязательных сведений в органы службы занятости населения квалифицируется в качестве административного правонарушения по ст.19.7 КоАП РФ (непредставление обязательной информации). Данная норма предусматривает назначение штрафов в следующих размерах:

от 300 до 500 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
от 300 до 500 рублей – для должностных лиц организаций;
от 3 000 до 5 000 рублей – для организаций.

Кроме того, если непредставление сведений о выполнении квот для приема на работу инвалидов будет сопряжено с невыполнением самих квот, работодателя привлекут к ответственности по ст.5.42 КоАП РФ за нарушение прав инвалидов в области трудоустройства. Такое нарушение повлечет наложение штрафов в размере: