Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег "задним" числом и отсутствие отчетов

Какие реквизиты должны содержаться в кассовом чеке, выдаваемом подотчетному лицу, приобретающему товары, работы и услуги в пользу организации?

Обязательные реквизиты кассовых чеков приводятся в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

С 1 июля 2019 года данный перечень был дополнен реквизитами, которые указываются при расчетах с подотчетными лицами, действующими от имени организаций (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

• наименование покупателя (наименование организации, ФИО предпринимателя);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации (если применимо).

При этом полномочия подотчетника должны подтверждаться доверенностью, выданной организацией. Без такой доверенности продавец вправе оформлять чеки без указания сведений о покупателе.

Может ли организация учесть в составе своих расходов затраты по кассовым чекам, выданным подотчетнику как физлицу, то есть без реквизитов организации-покупателя?

Да, может. Расходы организаций, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Сам по себе чек подтверждает только факт несения расходов, а их обоснованность подтверждается дополнительными документами (в том числе авансовыми отчетами).

При этом отсутствие в чеке реквизитов покупателя не свидетельствует о его фиктивности. Такой чек подтверждает расходы на общих основаниях. Требование об обязательном указании в чеке реквизитов покупателя было введено в действие только с середины 2019 года. До этого момента доходы организаций без каких бы то ни было проблем подтверждались чеками, не содержащими данных реквизитов.

ФНС России, отвечая на вопросы налогоплательщиков, также признала, что кассовый чек, выданный физлицу, в том числе подотчетному, без указания данных покупателя является надлежащим первичным документом, на основании которого организация (ИП) может учесть расходы.

Поэтому на основании чеков, выданных подотчетнику как обычному физлицу, то есть без указания реквизитов самой организации, произведенные затраты могут быть включены в состав учитываемых при налогообложении прибыли расходов.

При этом наряду с кассовым чеком, который, как мы уже сказали, подтверждает лишь факт самой оплаты, у организации должны присутствовать и документы, которые подтверждают обоснованность произведенных расходов.

Такими документами могут являться в том числе авансовый отчет работника и распоряжение работодателя о выделении в подотчет денежных средств для приобретения, скажем, стройматериалов или канцелярских принадлежностей.

Можно ли учесть в составе расходов затраты подотчетного лица, предоставившего вместо кассового чека только товарный чек?

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

В свою очередь товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи.

Причем ст. 493 ГК РФ прямо устанавливает, что договор купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека.

То есть товарный чек является законной альтернативой кассовому чеку и подтверждает факт осуществления расходов на равных с ним основаниях (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).

Любой ли товарный чек, представляемый подотчетным лицом, может подтверждать расходы организации?

Нет, не любой. Товарный чек в целях подтверждения расходов организации должен содержать все реквизиты, указанные в п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. К таким реквизитам относятся:

• наименование документа, дата его составления и порядковый номер;
• наименование товаров, работ, услуг, их количество и цена;
• наименование продавца и его ИНН;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета;
• сумма и форма расчета;
• ФИО, должность и подпись лица, выдавшего товарный чек.

При отсутствии какого-либо из вышеуказанных реквизитов товарный чек не будет считаться надлежащим документальным подтверждением состоявшегося расчета. Соответственно, учесть расходы по такому чеку организация не сможет (письмо Минфина от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Может ли компания выдавать авансы подочетникам "задним числом"? Например, когда подотчетник за свой собственный счет покупает что-то для нужд организации и потом приносит в бухгалтерию кассовые чеки и авансовый отчет.

Нет, так делать нельзя. Выдача денег под отчет осуществляется до совершения самих расчетов. Деньги выдаются на основании распоряжения работодателя либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме.

Данное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача денег подотчетнику «задним числом» законодательством не предусмотрена.

Сотрудник не получал денег под отчет, но произвел за свой счет расходы в интересах организации (купил офисные принадлежности). Может ли организация возместить работнику эти затраты и учесть их в составе своих расходов?

Да, может. Только в этом случае оформляется не выдача наличных денег под отчет («задним числом»), а именно компенсация расходов работника на приобретение товаров для нужд организации.

При обоюдном согласии сторон подобные сделки считаются совершенными в интересах организации, а расходы на возмещение работникам понесенных расходов разрешается учесть в целях налогообложения прибыли (ст. 183 ГК РФ).

Для компенсации сотрудник должен написать на имя руководителя организации соответствующее заявление (служебную записку) и приложить к нему отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие осуществленные расходы. Такими документами могут выступать, в частности, накладные, кассовые и товарные чеки.

Далее руководитель организации издает приказ о выплате работнику денежной компенсации/возмещения. Все приобретенные таким образом материальные ценности должным образом приходуются, а их стоимость списывается в расходы.

Чтобы дополнительно обезопасить себя от возможных претензий налоговиков, возможность приобретения ТМЦ сотрудниками за свой счет с последующим возмещением за счет средств работодателя можно закрепить в учетной политике. Также можно выдать части сотрудников доверенности на совершение такого рода сделок.

Сотрудник не отчитался по ранее выданным ему деньгам на приобретение ТМЦ. Можно ли ему выдать под отчет новую сумму денежных средств? Не повлечет ли это штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ?

Да, можно. Это не будет считаться нарушением и не повлечет никаких штрафов. По действующим правилам наличие у работника задолженности по выданным организацией подотчетным средствам не является препятствием для выдачи ему под отчет новых денег. Поэтому деньги могут выдаваться работнику без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Главное в этой ситуации, чтобы сотрудник представил авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который ему были выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

Можно ли получить вычет по НДС по приобретенным ТМЦ на основании кассового чека (с выделением суммы налога), представленного подотчетным лицом?

Нет, нельзя. По общему правилу вычет НДС производится на основании счетов-фактур выставленных продавцами, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм НДС, а также документов, подтверждающих уплату сумм НДС, удержанного налоговыми агентами (п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Исключение из общего правила предусмотрено в отношении вычетов НДС по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы по найму жилых помещений в период служебной командировки работников.

Вычеты НДС по таким расходам производятся на основании БСО, оформленных на командированного работника с выделением суммы НДС отдельной строкой (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Поэтому при отсутствии счетов-фактур принять к вычету суммы НДС на основании кассовых чеков, полученных подотчетниками при приобретении ТМЦ, нельзя (письма Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555, от 26.11.2019 № 03-07-11/91521).