Потеря контроля над подписанными документами
Передав ЭП третьему лицу, владелец подписи теряет контроль над тем, какие документы подписываются от его имени. Злоумышленник или даже добросовестный сотрудник может использовать подпись для заключения договоров, выдачи финансовых поручений или передачи каких-либо обязательств без ведома владельца. Допустим, бухгалтер может, используя переданную ему ЭП директора, перевести денежные средства компании на другие счета, подписать сомнительный договор или недостоверную отчетность.
Юридическая ответственность
С точки зрения закона, владелец ЭП несет полную ответственность за все подписанные этой подписью документы. Даже если подпись использовал другой человек, доказать факт передачи подписи в суде крайне сложно. Это может привести к необходимости выполнять обязательства по поддельным договорам или отвечать за финансовые махинации.
Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 22.11.2024 №А43-4344/2024 подтвердил, что организация не может оспаривать действительность оформленных при помощи ЭЦП документов, если данная ЭЦП была оформлена самой организацией. В суде истец ссылался на то, что подписанные его электронной подписью документы являются недействительными, поскольку соглашение о переходе на ЭДО с контрагентом не заключалось. Суд отклонил данный довод, признав, что добровольное использование ЭЦП исключает возможность признания оформленных с ее помощью документов недействительными.
Риск мошенничества
Человек (пусть даже сотрудник организации) может воспользоваться переданной ему ЭП руководителя для мошеннических действий, включая переводы денежных средств, получение кредитов или изменение условий контрактов. Если станет известно, что владелец добровольно передал подпись третьему лицу, суд может отказать в признании поддельных документов незаконными.
В постановлении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.09.2021 № 88-21008/2021 рассмотрена ситуация, когда истец просила признать недействительным договор поручительства, по которому банк с нее взыскал порядка 16 млн рублей. В обоснование требований она указывала, что не заключала данный договор и он был подписан электронной подписью, которую она никогда не оформляла. Суд отказал в удовлетворении требований, так как установил, что договор был подписан ЭЦП, которую оформили при помощи второй ЭЦП, принадлежавшей истцу как генеральному директору компании. Истец передавала ЭЦП гендиректора своим сотрудникам для решения рабочих вопросов. Но, таким образом, неизвестно, кто из сотрудников оформил вторую электронную подпись. Суд решил, что такое использование электронной подписи недопустимо и позволяет считать, что вторую ЭЦП оформила сама истец.
Нарушение политики безопасности
Во многих компаниях строго запрещено передавать ЭП другим сотрудникам. Нарушение этих правил может привести к внутренним расследованиям, дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.
Как избежать проблем
Чтобы минимизировать угрозы, связанные с передачей ЭП, никогда не передавайте свою подпись третьим лицам, в том числе и сотрудникам организации. Доступ третьих лиц к ЭП – это не просто нарушение безопасности, а серьезный риск, который может привести к потере денег, имущества и репутации.
Рекомендуется для сотрудников оформить собственные ЭП и выдать МЧД, в которой будут прописаны все необходимые полномочия.
- МЧД в 2025 году: можно ли использовать одну доверенность для работы со всеми госорганами, что делать при увольнении директора и как украсть МЧД третьим лицам
- ЭДО с 1 сентября 2024 года: как подписывать электронные документы, что проверяет 1С в МЧД и где взять сертификат физлица
- Создание и загрузка МЧД в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3
- Как зарегистрировать машиночитаемую доверенность в ФНС через сервис «1С-Отчетность»
В материале использованы фото: meeboonstudio, GBJSTOCK / Shutterstock / Fotodom.
Я главбух, подпись директора всегда у меня, ничего не ворую. Что я делаю не так ? =))
Блондинка на работе, вы сами ответили на свой вопрос - "ничего не ворую"
Блондинка на работе, Если электронная подпись директора у вас просто хранится, то ничем противозаконным вы не занимаетесь. Максимум, что можно вам вменить в вину - нарушение правил хранения ЭЦП. Если же главбух подписывает при помощи ЭЦП генерального директора документы от имени организации, то как минимум в данной ситуации производится фальсификация документов.
Другими словами - их подделка. Причем в случае возникновения вопросов у контролирующих органов все претензии будут обращены не главбуху, который практикует подобный способ совершения документов, а к гендиректору - владельцу ЭЦП.
Блондинка на работе, Мне кажется у большинства мелко-средних компаний в принципе одна единственная ЭЦП на директора.
Наша ЭЦП тоже лежит у меня, банально потому что я всегда на месте, а директор то здесь то там, а отчеты и документы отправлять надо вовремя
Блондинка на работе, Все не так! Ответственность на директоре, он даже не знает, что вы подписываете и куда сдаете и какой в результате он получит выхлоп, пусть не сразу. Вы уверены , что работаете без ошибок, тогда смело получайте подпись на себя и несите ответственность сами, вы ведь получаете зарплату за свою работу.
Милый мой бухгалтер, Эхх.. Если бы можно было ограничить "подпись на себя" только подписанием документов по МЧД.. Небрежность с ЭЦП физика несет едва ли не большую опасность, чем с ЭЦП директора
Работаю в небольшой компании, у нас тоже директор считал, что одной его подписи достаточно. Так она и "гуляла" между менеджерами и бухгалтерией. А потом вскрылась один платеж непонятный, потеряли 5 млн, виновника не нашли. Тут то все и изменилось - теперь каждый со своей подписью. Так что все это разгильдяйство до случая.
Назойливый кассир, Ну тут изначально странно, что она "гуляла". Я еще как то допускаю что ЭЦП храниться у главбуха и по надобности отдается директору или наоборот. Но вот "гулять" по рукам и отделам это изначально глупо