Компенсации за использование работником личного транспорта в 2026 году

Компенсации за использование личного транспорта в НК РФ

Федеральный закон от 25.04.2026 №104-ФЗ дополнил НК РФ нормами о предельных размерах расходов на выплату работниками денежных компенсаций за использование ими в служебных целях личного автотранспорта. Соответствующие изменения внесены в подп.11 п.1 ст.264 НК РФ и вступили в силу с 25 мая 2026 года. Нормы указанной статьи устанавливают перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на которые организации могут уменьшить свои налогооблагаемые доходы.

Согласно изменениям, организации вправе учесть в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль выплачиваемую работникам денежную компенсацию за использование ими для служебных поездок своих личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах следующих норм:

• 2 400 рублей в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 литров включительно;

• 3 000 рублей в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 литров;

• 1 200 рублей в месяц для мотоциклов.

По сути установленные нормы расходов полностью повторяют предельные величины учитываемых для целей налогообложения прибыли компенсаций, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92. Просто теперь положения подп.11 п.1 ст.264 НК РФ уже не носят отсылочного характера, а закрепляют нормы учитываемых расходов непосредственно в НК РФ.

Одновременно в п.38 ст.270 НК РФ было внесено уточнение, в соответствии с которым организации не смогут учесть в составе расходов выплачиваемые работникам компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в части, превышающей указанные выше лимиты. Другими словами, если работнику за его автомобиль с объемом двигателя свыше 2 литров выплачивается компенсация в размере 10 000 рублей, то работодатель сможет уменьшить свои доходы только на 3 000 рублей, а оставшаяся сумма для целей налогообложения прибыли учтена не будет.

Аналогичные изменения внесены и в ст.346.5 НК РФ, которая регламентирует порядок определения и признания доходов и расходов в рамках применения ЕСХН. Плательщики ЕСХН также смогут учитывать в своих расходах компенсации за использование личного транспорта в пределах лимитов, установленных в подп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Расходы, превысившие указанные лимиты, не смогут уменьшить налогооблагаемые доходы сельхозпроизводителей.

Отметим, что закрепление в налоговом законодательстве предельных норм расходов на выплату работникам денежных компенсаций за использование в служебных целях личного транспорта само по себе не гарантирует налогоплательщикам возможность учета соответствующих затрат. Чтобы уменьшать налогооблагаемые доходы на выплачиваемые работникам компенсации, необходимо надлежащим образом документально оформить выплату таких компенсаций. 

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта

Чтобы выплачиваемая работнику компенсация за служебное использование личного транспорта могла учитываться для целей налогообложения, с работником требуется заключить письменное соглашение в рамках трудовых правоотношений (ст.188 ТК РФ). Компенсацию можно оформить как отдельным соглашением, так и прописать ее в тексте трудового договора на стадии его заключения, либо оформить в качестве дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору можно заменить письменным распоряжением работодателя, с которым работник знакомится под роспись, давая тем самым свое согласие на использование личного транспорта для совершения служебных поездок.

Законодательство не устанавливает конкретных требований ни к форме, ни к содержанию такого документа. Поэтому оформить его можно любым из указанных способов. Главное – чтобы из текста соглашения следовало, что для служебных поездок планируется использовать именно автомобиль, принадлежащий на праве собственности работнику, а также была оговорена сумма компенсации, порядок ее документального подтверждения и выплаты.

Приведем примерный текст соглашения об использовании личного автомобиля в служебных целях:

К дополнительному соглашению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и копии правоустанавливающих документов на него. Кроме того, ежемесячно от сотрудника необходимо получать документы, подтверждающие, что он действительно использует автомобиль для служебных поездок и несет сопутствующие затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля. В качестве таковых могут служить путевые листы и чеки с АЗС.

Если автомобиль используется работником на основании договора аренды или по доверенности, то учитывать осуществляемую компенсацию для целей налогообложения нельзя, поскольку автомобиль должен принадлежать работнику исключительно на праве собственности (письмо Минфина от 24.11.2021 №03-04-06/94831). Также не получится учитывать и компенсацию, выплачиваемую за использование в служебных целях личных грузовых автомобилей работников, автобусов и электроавтомобилей (письмо Минфина от 19.08.2025 №03-03-06/1/80897).

Если личное транспортное средство работника относится к категории легковых автомобилей с ДВС или к мотоциклам, то компенсацию за его использование в служебных целях можно учитывать для целей налогообложения с учетом установленных в НК РФ ограничений. 

Как учитывать компенсацию за использование личного транспорта

В пределах установленных в подп.11 п.1 ст.264 НК РФ норм компенсацию за использование личного транспорта организации и ИП обязаны учитывать только при расчете так называемых «прибыльных» налогов, к которым относится налог на прибыль организаций, ЕСХН и единый налог по УСН (письмо Минфина от 15.01.2020 №03-11-11/1198).

Установленные законом лимиты расходов не препятствуют назначить компенсацию в большем размере по договоренности с самим работником. Законодательство не устанавливает никаких предельных значений для величины такой компенсации. Поэтому в соглашении с работником можно прописать в принципе любую величину компенсации. Но стоит понимать, что суммы, которые превысят установленные в НК РФ лимиты, нельзя будет учесть в составе расходов.

В то же самое время для целей НДФЛ и страховых взносов НК РФ не содержит никаких ограничений по суммам компенсаций за использование личных транспортных средств для служебной необходимости. Напомним, согласно абз.2 и 11 п.1 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиками своих трудовых обязанностей. Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях непосредственно установлена положениями ст.188 ТК РФ. Соответственно, такая компенсация не подлежит налогообложению НДФЛ в полном объеме.

То же самое касается и страховых взносов, которые не начисляются на указанные компенсации на основании подп.2 п.1 ст.422 НК РФ. 

Ранее Минфин в письме от 14.08.2025 №03-00-08/79253 также подтвердил, что расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта, не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, определяемом соглашением между работодателем и сотрудником.   Вместе с тем в финансовом ведомстве подчеркнули, что размер компенсации должен быть экономически обоснован и связан с фактическим использованием сотрудником личного транспортного средства непосредственно для целей трудовой деятельности. Необоснованно завышенные компенсации проверяющие с большой долей вероятности посчитают доходом работника, с которого доначислят НДФЛ и страховые взносы.

В материале использованы фото: Hryshchyshen Serhii / Shutterstock / Fotodom.