Организации и ИП обязаны представлять имеющиеся у них документы по требованию налоговых органов. Истребованные документы нужно направить в кратчайшие сроки, пропуск которых грозит существенными штрафами. Рассказываем, в каких случаях налоговые органы вправе истребовать документы, как их направлять и что делать, если истребованные документы невозможно представить.
Когда и у кого ИФНС может истребовать документы
Для реализации своих полномочий в сфере контроля за исчислением и уплатой налогов налоговые органы наделены правом на истребование у организаций и ИП различных документов (п.1 ст.93 НК РФ).
Истребовать документы налоговые инспекции могут не только в ходе налоговых проверок, но и в рамках осуществления иных контрольных мероприятий. Например, если вне рамок налоговых проверок у ИФНС возникает необходимость получения документов по конкретной сделке, инспекция вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке (п.2 ст.93.1 НК РФ).
Нормами НК РФ не предусмотрен конкретный перечень документов, которые могут быть истребованы у организации и ИП, что позволяет налоговикам запрашивать по сути любые документы, которые они сочтут необходимыми.
Перечень документов, которые инспекция может истребовать в ходе проведения налоговой проверки, отличается от того, который может быть истребован вне рамок ее проведения. При проведении проверки могут быть истребованы любые документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, а без проведения проверки – только те документы, которые касаются конкретной сделки (см. постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.03.2023 №А56-116223/2021).
В соответствии с положениями статей 93 и 93.1 НК РФ налоговая инспекция вправе истребовать документы в следующих случаях:
- при проведении выездной налоговой проверки;
- при проведении камеральных налоговых проверок (например, при выявлении ошибок и несоответствий в представленной декларации или при необходимости подтвердить правомерность заявленного в декларации налогового вычета);
- при проведении встречной проверки (когда документы истребуются у контрагентов проверяемого налогоплательщика или у любых третьих лиц, владеющих такими документами);
- при проведении налогового мониторинга;
- вне рамок налоговой проверки, когда инспекция планирует получить документы (информацию) по конкретной сделке, подлежащей контролю со стороны налоговых органов.
В указанных случаях налоговые инспекции могут истребовать документы не только у самих налогоплательщиков и их контрагентов по сделкам, но и у любых третьих лиц, которые к проверяемым налогоплательщикам могут не иметь вообще никакого отношения.
Объяснять, зачем именно контролерам потребовались те или иные документы, налоговики не обязаны. Организации и ИП не вправе оценивать степень и обоснованность возникшей у налогового органа необходимости получения документов. Поэтому отсутствие в требовании причин истребования документов и указания на проведение конкретного мероприятия налогового контроля, в ходе которого истребуются документы, не дает плательщикам права игнорировать такое требование (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 09.03.2022 №А51-9240/2021).
В то же самое время право налоговых органов на истребование документов нельзя считать безусловным и ничем не ограниченным. Налоговики не могут истребовать те документы, которые не относятся к предмету проводимых контрольных мероприятий и составление которых не предусмотрено нормами НК РФ (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23.11.2023 № А45-35018/2021). Также контролеры не вправе истребовать и те документы, которые у проверяемых налогоплательщиков отсутствуют (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.06.2023 №А03-1860/2022).
Как представлять истребованные документы
Если запрашиваемые документы у компании в наличии имеются, то она обязана их представить в том объеме, какой указан в требовании ИФНС. Документы можно направить в инспекцию одним из следующих способов (п.2 ст.93 НК РФ):
- на бумажном носителе лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по ТКС;
- через личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных руководством налогоплательщика копий, а электронные документы, направляемые в инспекцию, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты. Нотариально удостоверять копии документов, представляемых в налоговый орган, не требуется. При направлении истребованных документов необходимо соблюдать установленные законом сроки.
Сроки представления истребованных документов
Истребованные документы подлежат представлению в налоговую инспекцию:
- при проведении налоговой проверки – в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования;
- при проведении налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков – в течение 20 дней со дня получения требования;
- при проведении налоговой проверки иностранной организации, подлежащей постановке на учет в налоговом органе, – в течение 30 дней со дня получения требования;
- при проведении встречной проверки – в течение 5 дней со дня получения требования ИФНС;
- при истребовании документов в отношении конкретной сделки – течение 10 дней со дня получения требования;
Пропуск перечисленных сроков грозит налогоплательщикам привлечением к налоговой ответственности по п.1 ст.126 НК РФ. Данная норма предусматривает взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Несмотря на небольшой размер самого взыскания, с учетом количества непредставленных по требованию налоговой инспекции документов, итоговый штраф может достигать миллионов рублей (постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.04.2023 №А40-158775/2022).
Чтобы избежать штрафа, налогоплательщик может направить в инспекцию уведомление о невозможности представить истребованные документы.
Уведомление о невозможности представить документы
Если компания не успевает представить истребованные документы в срок или же вовсе не имеет запрошенных документов, она должна направить в налоговую инспекцию специальное уведомление о невозможности представить документы. Начиная с 29 апреля 2024 года такое уведомление необходимо представлять по новой форме, установленной приказом ФНС от 21.02.2024 № СД-7-2/148@.
В уведомлении необходимо сообщить о невозможности представления в законные сроки истребованных документов с указанием причин, по которым документы не могут быть представлены. При этом в уведомлении нужно перечислить документы, которые не могут быть представлены с указанием их наименования, реквизитов и иных индивидуализирующих признаков. Если компания не может своевременно представить все истребованные документы, в уведомлении ставят отметку «все документы, указанные в требовании».
Также в уведомлении нужно указать сроки, в течение которых компания сможет подготовить и представить необходимые документы.
В тех случаях, когда компания ранее уже направляла в налоговую истребованные документы, повторно она их может не представлять. Но для этого также требуется направить в ИФНС уведомление о том, что истребуемые документы уже были представлены (п.5 ст.93 НК РФ).
Направить в налоговую инспекцию уведомление требуется в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (п.3 ст.93 НК РФ). Уведомление можно представить либо непосредственно в налоговую инспекцию, либо направить его в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Компании, не обязанные сдавать налоговую отчетность в электронной форме, могут отправить уведомление по почте заказным письмом.
Получив уведомление, налоговая инспекция должна в течение 2 дней продлить сроки представления документов.
В материале использованы фото: David Gyung / Shutterstock / Fotodom.
