Как изменились счета-фактуры, книги покупок и продаж с 2026 года

Постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 №26 утверждены изменения в формах счета-фактуры, книг покупок и продаж. Новые формы вступят в силу с 1 апреля 2026 года. До этой даты в работе необходимо применять рекомендованные формы счета-фактуры, книг покупок и продаж, приложенные к письму ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. 

Что изменилось в счете-фактуре с 2026 года

С 01.01.2026 года в ст.169 НК РФ определены требования указывать в счетах-фактурах:

• порядковый номер и дату составления счета-фактуры, выставленного при получении оплаты (частичной оплаты или иных платежей) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), при передаче имущественных прав, в оплату которых подлежат зачету указанные суммы оплаты, частичной оплаты (далее – авансовый счет-фактура) (подп.«а» п.10 ст.2 Закона №425-ФЗ);
• основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (далее – ОГРНИП) и дату присвоения такого номера, если счет-фактура выставляется и подписывается индивидуальным предпринимателем (далее – ИП) либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени ИП (подп.«б» п.10 ст.2 Закона №425-ФЗ), до 01.01.2026 было необходимо указывать реквизиты свидетельства о государственной регистрации этого ИП.

Для отражения новых показателей в форму счета-фактуры, приведенную в Приложении №1 к Постановлению №1137, введена еще одна строка (5б).

Строка (5б) заполняется только в счетах-фактурах, которые выставляются при отгрузке товаров, реализации работ, оказании услуг, передаче имущественных прав (далее – отгрузочные счета-фактуры), если до момента отгрузки поступали суммы предварительной оплаты, засчитываемые в счет оплаты этой отгрузки, с которых производилось исчисление НДС и выставление авансовых счетов-фактур.

Это значит, что если получение предоплаты и отгрузка товаров (работ, услуг) произошли в одном квартале (месяце), а авансовые счета-фактуры налогоплательщик выставляет только по окончании квартала (месяца) на сумму оплаты, в счет которой по итогам этого квартала (месяца) товары (работы, услуги) не отгружались (не оказывались), то в отгрузочных счетах-фактурах строку (5б) заполнять не нужно. 

Напомним, такой порядок выставления авансовых счетов-фактур рекомендован, например, плательщикам УСН, применяющим пониженные ставки НДС 5, 7% (см. п.13 Методических рекомендаций по НДС для УСН, направленных письмом ФНС России от 17.10.2024 №СД-4-3/11815@), а также налогоплательщикам, осуществляющим непрерывные долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (письмо Минфина России от 02.10.2025 №03-07-09/95432). При этом при отгрузке товаров (работ, услуг) в следующем квартале (месяце) и зачете остатков авансов, не закрытых отгрузкой в предыдущем квартале (месяце), в выставляемых отгрузочных счетах-фактурах в строке (5б) должна быть ссылка на составленный в конце предыдущего квартала (месяца) авансовый счет-фактуру.

При заполнении строки (5б) должны указываться сведения об актуальном авансовом счете-фактуре, т.е. с учетом последних исправлений, которые были в него внесены до момента отгрузки. Все исправления авансового счета-фактуры, произведенные после отгрузки и выставления отгрузочного счета-фактуры, не будут приводить к необходимости исправления отгрузочного счета-фактуры для уточнения сведений в строке (5б).

При выставлении нескольких авансовых счетов-фактур в строке (5б) указываются порядковые номера и даты составления таких счетов-фактур, включая номер и дату последнего исправления (при наличии), через разделительный знак «;» (точка с запятой). При этом в строке (5б) не нужно указывать сведения о корректировочном авансовом счете-фактуре, выставление которого не предусмотрено положениями главы 21 НК РФ, но рекомендовано ФНС России в периоде изменения налоговых ставок (например, при переходе с 01.01.2019 со ставки НДС 18% на 20% письмом от 23.10.2018 №СД-4-3/20667@ и при переходе с 01.01.2026 со ставки НДС 20 на 22%).

Следует также учитывать, что требование указывать в отгрузочных счетах-фактурах реквизиты авансовых счетов-фактур распространяется, по мнению ФНС России, также и на суммарные (сводные) справки, которые составляются при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся плательщиками НДС, и плательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей плательщика НДС, а также при получении от этих лиц предварительной оплаты.

Далее в обновленной форме счета-фактуры для подписанта (ИП) уточняется, что должны указываться «основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и дата присвоения такого номера». Напомним, до внесения изменений необходимо было указывать «реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя».

Очевидно, что новые показатели в формат электронного счета-фактуры (в т.ч. в составе универсального передаточного документа (УПД)), утв. приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@, оперативно внесены не будут. Поэтому ФНС России в письме от 16.12.2025 №ЕА-4-26/11336@ рекомендовала указывать реквизиты авансового счета-фактуры в составе сопроводительных документов, т.е. в элементе «Сведения о сопроводительных документах, уточняющих обстоятельства факта хозяйственной жизни (СопрДокФХЖ)» (таблица 5.8 Приказа №970). При этом в целях единого подхода к заполнению показателей при формировании элемента «Наименование документа (РеквНаимДок)» (таблица 5.41 Приказа №970) следует указывать значение «АСЧФ», а в элементе «Номер документа (РеквНомерДок)» – номер авансового счета-фактуры, в элементе «Дата документа (РеквДатаДок)» – дату составления авансового счета-фактуры. В случае необходимости отражения номера и даты исправления в элементе «Дополнительные сведения (РеквДопСведДок)» указывать «ИспАСЧФ N __ от».

В Письме №11336 также содержится рекомендация заполнять элементы «Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП)» и «Дата присвоения основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя (ДатаОГРНИП)» (таблица 5.36 Приказа №970), которые уже есть в формате, утв. Приказом №970, но не являются обязательными к заполнению.

Важно отметить, согласно Письму №11336, отсутствие сведений об авансовом счете-фактуре и ОГРНИП в электронном формате не будет считаться нарушением заполнения электронного счета-фактуры.

Помимо изменений, продиктованных Законом №425-ФЗ, в графе 14 счета-фактуры необходимо указывать стоимость прослеживаемых товаров в рублях и копейках. До внесения изменений стоимость прослеживаемых товаров указывалась в целых рублях. При этом в формате счета-фактуры, утв. Приказом №970, размерность соответствующего элемента (СтТовБезНДСПрослеж) уже позволяет указывать значение в рублях и копейках, т.е. в этой части никакие изменения в формат вносить не требуется. 

Книга продаж (дополнительный лист книги продаж)

Изменения, которые внесены в книгу продаж, вызваны:

• увеличением с 01.01.2026 налоговой ставки НДС с 20 до 22% (подп.«в» п.8 ст.2 Закона №425-ФЗ);
• необходимостью отражения в целях контрольных мероприятий сведений из строки (5б) отгрузочного счета-фактуры;
• переносом из графы 14 счета-фактуры сведений о стоимости прослеживаемых товаров в рублях и копейках.

Для отражения с 01.01.2026 начисления НДС по новой налоговой ставке 22% в книге продаж изменены правила заполнения граф 14 и 14а, 17 и 17а, в которых теперь указываются:

• в графе 14 – стоимость продаж, облагаемых НДС по налоговой ставке в размере 22%, без учета НДС;
• в графе 14а – стоимость продаж, облагаемых по ставкам 20 и 18%, без учета НДС;
• в графе 17 – сумма НДС, исчисленная по ставке 22% стоимости продаж (соответственно, и по ставке 18,03%);
• в графе 17а – сумма НДС, исчисленная по ставкам 20% (16,67%) или 18%.

Таким образом, в книге продаж стоимостные показатели (стоимость продаж и сумма НДС) для ставок 20 и 18 % объединены в одну графу, т.е. показываются совокупно. В Раздел 8 (Приложение №1 к Разделу 8) обновленной налоговой декларации по НДС, которая будет применяться с отчетности за I квартал 2026 года, значения для ставок 20 и 18 % также переносятся совокупно. А вот в Разделе 3 декларации эти показатели указываются по-прежнему обособленно, т.е. для них в форме декларации выделены отдельные строки (как и отдельные элементы в формате), например: строка 020 – для 20%, а строка 041 – для 18%; строка 030 – для 20/120, а строка 042 – для 18/118.

Также одним из самых заметных изменений является добавление в книгу продаж новой графы 11а «Номер и дата счета-фактуры продавца, ранее выставленного при получении оплаты (частичной оплаты)». При регистрации отгрузочного счета-фактуры в графу 11а переносятся показатели из строки (5б), т.е. переносятся сведения об авансовом счете-фактуре, ранее выставленном при получении предварительной оплаты в счет предстоящей реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), в оплату которых подлежат зачету указанные суммы предоплаты.

В случае выставления продавцом нескольких авансовых счетов-фактур при регистрации отгрузочного счета-фактуры в графе 11а указываются номера и даты таких авансовых счетов-фактур через разделительный знак «;» (точка с запятой). Поскольку формой книги продаж и правилами ее ведения не предусмотрены графы для отражения номера и даты исправления авансового счета-фактуры, то даже при наличии сведений об исправлении в строке (5б) отгрузочного счета-фактуры в книгу продаж переносятся только реквизиты первоначального авансового счета-фактуры без номера и даты исправления.

Так как в строке (5б) отгрузочного счета-фактуры не указываются сведения об авансовом корректировочном счете-фактуре, рекомендованном к выставлению ФНС России в переходный период при изменении налоговой ставки, то в книге продаж такие сведения не указываются, тем более что для их внесения специальные графы не предусмотрены.

Также следует учитывать, что все последующие исправления, вносимые в авансовый счет-фактуру после выставления и регистрации отгрузочного счета-фактуры, не приводят к необходимости исправления регистрационных записей книги продаж (аннулирования первоначальной записи и внесения новой).

Как и в счете-фактуре, в книге продаж стоимость прослеживаемых товаров (графа 23) будет указываться в рублях и копейках. При подписании книги продаж ИП указывается его ОГРНИП.

Книга покупок (дополнительный лист книги покупок)

В отсутствие изменений законодательства, способных повлиять на форму и правила ведения книги покупок, но для усиления контрольных мероприятий в книгу покупок добавлена новая графа 7а «Номер и дата счета-фактуры, при отгрузке в счет ранее полученной оплаты (частичной оплаты)».

Графа 7а заполняется при регистрации в книге покупок авансового счета-фактуры для заявления налогового вычета после отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг), согласно пункту 7 статьи 171, пункту 6 статьи 172 НК РФ. В графе 7а указывается порядковый номер и дата счета-фактуры, выставленного продавцом при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав в счет ранее полученной предоплаты. Очевидно, что в самом авансовом счете-фактуре такие сведения отсутствуют, следовательно, их точное указание не может быть произведено простым переносом данных, а станет результатом дополнительной учетной работы (в том числе учетных систем).

В случае выставления продавцом нескольких счетов-фактур при отгрузке товаров (выполнения работ, оказания услуг), передаче имущественных прав в счет ранее полученной предоплаты в графе 7а указываются номера и даты таких счетов-фактур через разделительный знак «;» (точка с запятой).

Поскольку формой книги покупок и правилами ее ведения не предусмотрены графы для отражения номера и даты исправления отгрузочного счета-фактуры, тем более корректировочного счета-фактуры, сведения о таких счетах-фактурах в книге покупок не отражаются (даже если по каким-то причинам на момент зачета суммы предоплаты и заявления налогового вычета в отгрузочный счет-фактуру уже внесены исправления или выставлен корректировочный счет-фактура).

Также следует учитывать, что все последующие исправления, внесенные в отгрузочный счет-фактуру после регистрации авансового счета-фактуры в книге покупок, как и выставление корректировочного счета-фактуры, не приводят к необходимости исправления регистрационных записей книги покупок (аннулирования первоначальной записи и внесения новой).

Как и в счете-фактуре, в книге покупок стоимость прослеживаемых товаров (графа 19) указывается в рублях и копейках. При подписании книги продаж ИП указывается его ОГРНИП. Очевидно, что и в корректировочном счете-фактуре, и в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур стоимость прослеживаемых товаров тоже должна отражаться в рублях и копейках, а подпись ИП сопровождаться указанием его ОГРНИП.

В материале использованы фото: insta_photos, Roman Samborskyi / Shutterstock / Fotodom.