Как в 2024 году подавать одно уведомление по НДФЛ вместо двух

Можно ли в 2024 году подавать одно уведомление по НДФЛ вместо двух

В 2024 году все организации и ИП перейдут на представление уведомлений о рассчитанных суммах НДФЛ дважды в месяц (Федеральный закон от 27.11.2023 № 539-ФЗ). Первое уведомление, в котором отражаются суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные с 1-го по 22-е число текущего месяца, нужно будет сдавать в налоговую инспекцию не позднее 25-го числа текущего месяца. Второе уведомление, в котором указывается сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная в период с 23-го числа по последнее число текущего месяца, потребуется сдавать не позднее 3-го числа следующего месяца.

Многие бухгалтеры, кадровики и руководители компаний задаются вопросом, можно ли в 2024 году подавать одно уведомление по НДФЛ вместо двух? Если коротко отвечать на этот вопрос, то – да, можно. Действующее законодательство не содержит прямого запрета на представление в будущем году одного уведомления о рассчитанных суммах НДФЛ в месяц.

Уведомления налоговые агенты представляют по факту исчисления и удержания сумм налога. Для налоговых органов не важно, сколько именно уведомлений направит в текущем месяце налоговый агент. Главное требование – чтобы в уведомлении содержались сведения об исчисленных суммах НДФЛ, удержанных как при выплате заработной платы, так и при выплате авансов.

Если в 2024 году все выплаты работникам будут укладываться в период с 1-го по 22-е число месяца, то второго уведомления по НДФЛ представлять не потребуется. Вся информация об исчисленных суммах налога и без того уже будет содержаться в первом уведомлении, представляемом до 25-го числа текущего месяца. 

Естественно, в организации могут быть отпускные, больничные и т.д. Но если таких выплат нет, или они также укладываются в период с 1-го по 22-е число месяца, то второе уведомление по НДФЛ (представляется не позднее 3-го числа следующего месяца) с нулевыми показателями сдавать не нужно. Уведомления о рассчитанных суммах налогов – это не налоговые декларации, которые нужно представлять в ИФНС даже с нулевыми показателями в целях информирования об отсутствии налогооблагаемой базы в том или ином периоде. 

Законодательство не обязывает организации и ИП представлять «нулевые» уведомления о рассчитанных суммах налогов и страховых взносов. Отвечая на частный вопрос налогоплательщика, ФНС подтверждала, что «нулевые» уведомления не нужны.

Как в 2024 году подавать одно уведомление по НДФЛ вместо двух

Представлять в 2024 году одно уведомление о рассчитанных суммах НДФЛ в месяц можно только в том случае, если все выплаты работникам осуществляются в период с 1-го по 22-е число текущего месяца. 

По закону заработная плата должна выплачиваться работникам не реже, чем каждые полмесяца. Дата выплаты зарплаты не может устанавливаться позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Другими словами, временной промежуток между двумя выплатами не должен быть больше 15 календарных дней. При совпадении дня выплаты зарплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплату нужно производить накануне этого дня.

Таким образом, в целях подачи в 2024 году одного уведомления по НДФЛ вместо двух работодатели должны делать две выплаты работникам в период с 1-го по 22-е число месяца. Причем перерыв между выплатами не должен быть больше 15 дней. С учетом данных ограничений работодатели в целях подачи одного уведомления по НДФЛ в месяц могут установить следующие сроки выплаты зарплаты:

• 1-е и 16-е число месяца;

• 2-е и 17-е число месяца;

• 3-е и 18-е число месяца;

• 4-е и 19-е число месяца;

• 5-е и 20-е число месяца;

• 6-е и 21-е число месяца;

• 7-е и 22-е число месяца.

Если работодатель уже выплачивает зарплату в перечисленные выше сроки, то в 2024 году ничего менять не придется. Обе выплаты будут входить в одно уведомление по НДФЛ, а второе уведомление за период с 23-го по последнее число месяца подавать не придется. 

Если же сейчас сроки выплаты зарплаты отличаются от указанных выше, в следующем году таким работодателям нужно либо представлять два уведомления по НДФЛ, либо изменить существующие сроки выплаты зарплаты.

Конкретную дату выплаты зарплаты работодатели могут устанавливать в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективных и трудовых договорах. При изменении сроков выплаты зарплаты необходимо вносить изменения в указанные документы.

Изменение этих документов в части сроков выплаты зарплаты осуществляется по инициативе работодателя. Уведомлять Роструд, ФНС и СФР об этом не нужно. Причем менять сроки выплаты зарплаты можно в любое время и несколько раз в год. ТК РФ не содержит никаких запретов и ограничений на изменение и периодичность изменения сроков осуществления выплат.

Порядок изменения сроков выплаты зарплаты зависит от того, каким именно актом в компании регламентированы данные сроки.

Если сроки выплаты зарплаты установлены в правилах внутреннего трудового распорядка, то изменить их проще всего - достаточно письменного приказа руководителя организации. Никакой специальной формы для приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка законодательством не предусмотрено. В приказе необходимо прописать новые сроки выплаты зарплаты и ознакомить с приказом всех работников под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Если сроки выплаты зарплаты оговорены в трудовом договоре, то для их изменения требуется дополнительное соглашение к трудовому договору. Допсоглашение также составляют в свободной форме. В нем нужно указать, с какого именно момента работодатель переходит на применение новых сроков выплаты зарплаты, а также указать конкретные сроки выплаты заработной платы в организации. Соглашение должно быть подписано и работодателем, и работником. Дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо оформлять с каждым работником, в отношении которого меняются сроки выплаты зарплаты.

Наконец, в тех случаях, когда сроки выплаты зарплаты установлены в коллективном договоре, для их переноса нужно изменить условия коллективного договора. Порядок внесения поправок в коллективный договор регламентируется, как правило, самим коллективным договором. Но если в договоре такой порядок не прописан, изменять его необходимо по правилам, установленным для заключения коллективных договоров (ст. 44 ТК РФ).

Сроки выплаты зарплаты, установленные в коллективном договоре, могут быть изменены  в результате переговоров между работодателем и представителями работников. Если в результате переговоров стороны соглашаются изменить сроки осуществления выплат, в коллективный договор вносятся соответствующие изменения (ст. 40 ТК РФ).