Содержание
- Ограничения и запреты на командировку
- Выплаты в период командировки
- Как оформить командировку декретницы
- Как рассчитать оплату за дни командировки
- Служебная поездка при работе по гражданско-правовому договору
Ограничения и запреты на командировку
Беременных женщин направлять в командировку запрещено. Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, отправлять в командировку можно, но только с их письменного согласия и при условии, что нет запрета со стороны медиков. Важно: женщины, имеющие детей до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). За нарушения этих норм работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Для организаций это штраф от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности до 90 суток.
Уведомление о праве отказаться от служебной командировки можно оформить в любом удобном формате: в виде отдельного документа, пометки на приказе о командировке или в виде заявления сотрудницы с формулировкой «согласна выехать в командировку в ХХХ на ХХ дней».
Обратите внимание: подпись в строке «Ознакомлен» приказа о направлении в командировку, составленного по унифицированной форме № Т-9, подтверждает только факт ознакомления работника с текстом приказа. Она не означает, что работник дал согласние на поездку. Поэтому если вы решили ограничиться отметкой в приказе, то из нее должно однозначно следовать, что сотрудница согласна поехать. Указанная запись делается либо в специально отведенном (отмеченном) для этого месте, либо сразу после записи об ознакомлении с приказом (распоряжением).
Запрет на командировку по медицинским показаниям, установленный ТК РФ, на практике не совсем понятен. Специалисты региональных трудинспекций его трактуют следующим образом: если у работницы имеется медицинское заключение, где прямо сказано, что выезд в служебную командировку ей запрещен, то направлять туда сотрудницу нельзя (см., например, вопрос от 13 ноября 2012 05:18).
Другая ситуация - декретницу отправляют на обучение, повышение квалификации. В такой ситуации встает вопрос: нужно ли соблюдать указанные ограничения? Особенно, если повышение квалификации является не правом, а обязанностью. Например, каждые пять лет работодатель обязан за свой счет направлять врачей и медсестер на повышение квалификации (Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ). В этом случае указанное ограничение не действует. И вот почему. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Получается, что поездка с учебной целью не является служебной командировкой. Поэтому декретницу можно направить на обучение без соблюдения правил, предусмотренных частью 2 статьи 259 ТК РФ.
Еще один вопрос: можно ли отправить в командировку надомницу? Ведь сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может трудиться, сохраняя пособие, не только на условиях неполного рабочего времени, но и на дому.
Никаких запретов на этот счет трудовое законодательство не содержит (гл. 24 и 49 ТК РФ). При этом работодатель возмещает сотруднику командировочные расходы в общем порядке. Ведь на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. В частности, затраты на оплату проезда следует возместить от места постоянной работы (которым в данном случае является место жительства сотрудника) к месту командировки и обратно (письма Минфина России от 20.03.2012 № 03-03-06/1/135 и от 27.05.2011 № 03-03-06/1/316).
Выплаты в период командировки
Женщина, работающая на условиях неполного рабочего дня во время отпуска по уходу за ребенком, сохраняет право на пособие по государственному социальному страхованию (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).
Это правило действует и в период командировки. То есть пособие в месяце, когда сотрудница находилась в отъезде должно быть выплачено полностью. Аналогичное мнение высказывают и специалисты региональных отделений ФСС (см., например, http://fss.penza.ru/root/activity/ gosuslugi/vopros). Работая неполный рабочий день, женщина выполняет свою трудовую функцию. В силу статьи 93 ТК РФ условие трудового договора о неполном рабочем времени не ограничивает права работника, в том числе и на социальные пособия. Тот факт, что работник находится в командировке, не меняет режима его работы и не отменяет условия о том, что работник работает на условиях неполного рабочего времени. Поскольку для получения пособия по уходу за ребенком необходимо находиться в отпуске по уходу за ним и работать на условиях неполного рабочего времени, а при направлении в командировку эти условия сохраняются, за работником сохраняется право на указанное пособие.
Полный перечень выплат, которые полагаются декретнице за период командировки, приведен в таблице.
Таблица. Выплаты за период командировки
|
№ |
Наименование выплаты |
Комментарий |
|
1 |
Суточные |
Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая дни в пути к месту командирования и обратно. Размер суточных работодатель определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя организации. Суточные нормируются только для целей расчета НДФЛ |
|
2 |
Оплата проезда |
Право на оплату проезда к месту командировки и обратно, а равно и оплату иных командировочных расходов сохраняется и в тех случаях, когда сотрудник не выполнил служебное задание по собственной вине. Такой вывод следует из письма Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6 |
|
3 |
Оплата жилья |
Размер данных расходов подтверждает счет из гостиницы, договор на аренду квартиры и другие подобные документы |
|
4 |
Средний заработок за период командировки |
Применяется общий порядок исчисления среднего заработка на основании Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Положение № 922) |
|
5 |
Пособие по уходу за ребенком |
Выплачивается, если сотрудница работает на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня или рабочей недели) или на дому без прерывания отпуска по уходу за ребенком. Как правило, пособие выплачивается до достижения ребенком возраста 1,5 лет. Однако сотрудникам, проживающим на территориях, подвергшихся влиянию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС, пособие выплачивается до достижения ребенком возраста трех лет |
|
6 |
Компенсация в размере 50 руб. |
Данная компенсация выплачивается за счет средств работодателя сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
|
7 |
Дополнительные расходы в командировке |
Например, на оплату услуг связи, если они обусвловлены служебным заданием |
Как оформить командировку декретницы
Командировка женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, оформляется в обычном порядке. Работодатель может по собственному выбору использовать унифицированные формы документов (если это утверждено в приказе по учетной политике) или применять самостоятельно разработанные формы при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Полный перечень документов, которые нужно составить, можно посмотреть в таблице.
Оформление командировки
|
№ |
Наименование документа |
Комментарий |
|
1 |
Служебная записка |
Оформлять данный документ не обязательно |
|
2 |
Служебное задание (форма № Т-10а) |
При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания» |
|
3 |
Приказ о направлении в командировку (форма № Т-9, Т-9а) |
Решение об увеличении срока командировки также принимается работодателем в форме приказа. Оформляется приказ в произвольной форме, поскольку унифицированной формы приказа о продлении командировки законодательством РФ не предусмотрено. В приказе следует указать сроки, на которые продлевается командировка, и причину продления |
|
4 |
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ (если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы). В пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 указано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. В настоящий момент этот документ действует в части, не противоречащей трудовому законодательству и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 |
|
5 |
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации |
Необходимость оформления данного документа следует из п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
|
6 |
Авансовый отчет (форма № АО-1) |
Оформляется по окончании командировки. Подтверждает (наряду с оправдательными документами) сумму произведенных в командировке расходов |
Чтобы правильно отразить в табеле рабочее времени сотрудницы, работающий неполный рабочий день, нужно использовать специальные обозначения. Буквенный (ОЖ) или цифровой (15) код проставляется в табеле на протяжении всего периода такого отпуска, поскольку право на соответствующее пособие возникает у работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Кроме того, в табеле указывается фактическое количество отработанных часов. Аналогичные разъяснения можно найти на сайтах региональных трудинспекций (см., например, вопрос от 19 февраля 2013 21:23).
Рекомендаций о том, как отмечать в табеле командировку декретницы в действующем законодательстве нет, поэтому обозначение можно придумать самостоятельно и закрепить его в приказе. Например, можно использовать двойное обозначения «ОЖ/К». В случае двойного обозначения в нижней строке необходимо проставить косую черту, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/Х»).
Специалисты региональных трудинспекций предлагают использовать именно этот вариант, например, в ситуации, когда сотрудник выезжает в командировку, отработав часть рабочего дня (см., например, вопрос от 8 октября 2013 09:28). Несмотря на то, что законодательство не регулирует вопрос о явке сотрудников на рабочее место в день отъезда или приезда из командировки, данную проблему можно решить, установив порядок направления сотрудников в командировку в локальном нормативном акте организации. При выходе на работу в день командировки за этот день, работодатель обязан будет оплатить работнику и командировку и рабочее время пропорционально отработанным часам.
Обратите внимание на особенности оформления командировки декретницы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Важно понимать, что для целей автоматизации учета возможны два варианта оформления:
- с началом командировки прерывается отпуск по уходу за ребенком, а затем его предоставляют вновь;
- командировка отпуск по уходу за ребенком не прерывает.
В некоторых случаях прерывать отпуск по уходу в связи с командировкой не нужно. Особенно это касается ситуации, когда сотрудница перед командировкой на работу не выходила. С прерыванием отпуска появится необходимость произвести перерасчет пособия по уходу за ребенком, если направленная в командировку сотрудница имеет право на данное пособие.
Если принято решение не прерывать отпуск, можно не оформлять кадровый документ по командировке в программе. Следует сформировать бумажный вариант приказа на командировку без прерывания отпуска по уходу.
Как рассчитать оплату за дни командировки
За время нахождения штатного сотрудника в служебной командировке, а также за время в пути и дни вынужденной задержки ему положен средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в организации (п. 9 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Выплачивать обычную зарплату за дни командировки нельзя, поскольку это противоречит положениям Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).
Рассмотрим порядок расчета оплаты командировки в двух ситуациях:
- в командировку, например, в связи с необходимостью обучения, направляют сотрудницу, которая находится в декретном отпуске и на работу не выходила;
- в командировку направляют сотрудницу, которая в период отпуска по уходу работает на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня или неполной рабочей недели).
Общий алгоритм расчета среднего заработка приведен в таблице. Если сотрудница до командировки на работу не выходила, то период нахождения в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком исключается из расчетного периода. Может получиться так, что весь расчетный период будет состоять из времени, которое нужно исключить. В этом случае для расчета среднего заработка нужно учитывать предшествующий период времени, равный расчетному (п. 6 Положения № 922). А точнее, период, который предшествует времени, исключаемому из расчетного.
Порядок расчета среднего заработка при оплате командировки
|
Этап расчета |
Сотруднику не установлен суммированный учет рабочего времени |
Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени |
|
1. Определяем расчетный период |
12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки* |
|
|
2. Определяем заработок за расчетный период |
Пособие по уходу за ребенком, компенсация по уходу за ребенком, отпускные, больничные пособия в состав заработка за расчетный период не входят** |
|
|
3. Определяем итоговую сумму среднего заработка |
«Заработок за расчетный период» / «количество отработанных дней» х «количество дней командировки, подлежащих оплате по среднему заработку» |
«Заработок за расчетный период» / «количество отработанных часов» х «количество часов командировки, подлежащих оплате по среднему заработку» |
Примечание:
* Дни и часы, которые исключаются из расчетного периода, приведены в
пункте 5 Положения № 922).
Это могут быть периоды временной нетрудоспособности, отпусков и т. д.
** Выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.), при расчете среднего заработка не учитываются
(п. 3 Положения № 922.
Иные выплаты, которые исключаются, приведены в
пункте 5 Положения № 922.
Пример 1
|
Менеджер И.И. Иванова работает в ООО «База» три года. С 6 января по 25 мая 2011 года она находилась в отпуске по беременности и родам. С 26 мая 2011 года по 20 марта 2014 года сотруднице предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. В ноябре (с 6 по 9 ноября 2013 года) работницу направили в командировку в связи с необходимостью обучения. Расчетный период для исчисления среднего заработка - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки. Т. е. период с 1 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года. За весь этот период у сотрудницы не было ни начислений, ни рабочих дней в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Средний заработок определяется за период с 1 января по 31 декабря 2010 года. |
Возможна ситуация, когда сотрудник в расчетном периоде - до его начала и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, - не имел фактически начисленной зарплаты. Например, находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудница переведена на работу в другую организацию. В трудовом законодательстве нет ограничений на перевод сотрудника на другую работу по соглашению с работодателем, оформленный в период отсутствия сотрудника на работе, в том числе в период декретного отпуска. Следовательно, такой перевод возможен. Единственное условие - перевод допускается при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья. Если такие противопоказания есть, перевод на другую работу невозможен даже с согласия сотрудницы (ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ).
Если после данного перевода сотрудницу отправляют в командировку, начислений и отработанных дней у нее может не быть. В указанной ситуации средний заработок следует определять исходя из установленной работнику тарифной ставки, должностного оклада (п. 8 Положения № 922).
Пример 2
|
Экономист П.П. Петрова была принята на работу в ООО «База» 3 сентября 2013 года в порядке перевода из другой организации в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком. Ей установлен должностной оклад в размере 50 000 руб. Сотрудница была принята на работу в ООО «База». Петрова 5 декабря была направлена в командировку на консультационный семинар на три дня. Сотрудница не имеет фактически начисленной зарплаты за расчетный период, до начала расчетного периода и до даты отправления в командировку. Поэтому средний заработок бухгалтер рассчитал исходя из установленного работнице должностного оклада. В декабре 2013 года 22 рабочих дня. Средний дневной заработок Петровой составил: 50 000 руб.: 22 дн. = 2 272,73 руб. Средний заработок за время нахождения в командировке составил: 2 272,73 руб. х 3 дн. = 6 818,18 руб. |
Если оклад сотруднице не устанавливался (например, установлена комиссионная система оплаты труда), бухгалтер может столкнуться с трудностями. Порядок расчета среднего заработка в данной ситуации не урегулирован. В судебной практике предлагается несколько вариантов решения данной проблемы. Поскольку в любом случае заработок сотрудника не может быть меньше МРОТ, за установленный размер зарплаты принимается федеральный МРОТ (см., например, Решение Димитровградского городского суд Ульяновской области от 25.06.2009). В некоторых судебных решениях средний заработок исчисляется из регионального МРОТ (см., например, Решение Новониколаевского районного суда Волгоградской области от 23.10.2009 № 2-518/2009).
Рассмотрим вторую ситуацию, когда в командировку направляют декретницу, работающую на условиях неполного рабочего времени. Сразу скажем, что сотрудники, работающие в режиме неполного рабочего времени, направленные в командировку, часто оказываются в более выгодном положении по сравнению с людьми, работающими на полную ставку.
Если сотрудница работает в режиме неполного рабочего дня, то следует учитывать, что согласно п. 4 Постановления № 922 расчет среднего заработка для командировки независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени. А это означает, что в расчет включаются только рабочие дни.
В тех случаях, когда сотрудница работает в режиме неполной рабочей недели, важно иметь в виду следующее. Если командировка приходится на выходные дни, то сотруднику начислят дополнительную оплату. Как следует из пункта 5 Положения утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, оплата труда командированного работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, т.е. должны применяться общие правила статьи 153 ТК РФ.
Если отгул за работу в выходной не предоставлен, работу нужно оплатить:
- сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
- сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Пример 3
|
ООО «База» применяет для ведения учета программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Организация находится в местности, где районные коэффициенты к зарплате не применяются. Менеджер И.И. Иванова работает в ООО «База» три года. С 6 января по 25 мая 2011 года она находилась в отпуске по беременности и родам. С 26 мая 2011 года по 20 марта 2014 года сотруднице предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. С 1 октября 2013 года сотрудница вышла на работу на условиях неполного рабочего времени. Ей установлен режим работы: понедельник - среда - пятница. Оплата производится пропорционально отработанному времени, исходя из оклада 50 000 руб. Суммированный учет работнице не установлен. В ноябре (с 6 по 8 ноября 2013 года) работницу направили в командировку. Расчетный период для исчисления среднего заработка - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки. Т. е. период с 1 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года. Период с 1 ноября 2012 года по 30 сентября 2013 года исключается из расчетного. В октябре 2013 года 23 рабочих дня. Отработала Иванова 13 дней. За октябрь ей было начислено: Средний дневной заработок составил: Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. На командировку приходятся следующие дни: Отгул за привлечение к работе 7 ноября не предоставлялся. В ноябре 2013 года 20 рабочих дней. За период командировки работнице начислено: В ноябре 2013 года социальное пособие по уходу за ребенком Иванова не получает. Поэтому она дала согласие на прерывание отпуска на время командировки. В бухгалтерской программе было произведено: За октябрь 2013 года Ивановой была начислена компенсация в полной сумме 50 руб. В ноябре 2013 года Иванова находилась в отпуске по уходу за ребенком в течение 27 дней (3 дня - количество дней командировки, на которые отпуск по уходу прерывался). Сумма компенсации составила: 50 руб. / 30 дн. х 27 дн. = 45 руб. |
Некоторые работодатели ошибочно полагают, что в тех случаях, когда сотрудника направляют в другую местность для целей обучения, и время обучения приходится на выходной или праздничный день, начислять доплату в двойном размере не нужно. Ведь в статье 153 ТК РФ говорится об оплате работы. А при направлении сотрудника, например, на курсы повышения квалификации, он не работает, а учится.
Думать так не правильно. Дело в том, что в соответствии со статьей 187 ТК РФ при направлении работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены действующим законодательством РФ для лиц, направляемых в служебные командировки.
Время обучения в нерабочие дни в период командировки относится к дням выполнения работы, трудовой функции, поскольку работники направляются в командировки по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, в данном случае - повышения квалификации. Поэтому выходные (праздничные) дни периода командировки, приходящиеся, в частности, на дни учебы, подлежат оплате согласно статье 153 ТК РФ как работа в выходные (праздничные) дни. Аналогичные разъяснения можно найти на сайтах региональных трудинспекций (см., например, вопрос от 6 сентября 2013 14:38).
Еще одно распространенное заблуждение, что если на выходной или праздничный день приходится время в пути к месту командировки и обратно, начислять доплату по статье 153 ТК РФ не нужно, поскольку в пути сотрудник никакого служебного задания не выполняет. Это не так. Более того, дни нахождения в пути определяются по общим правилам. Они заключаются, в частности, в том, что день прибытия или убытия должен считаться календарным днем, даже если на него пришлась лишь одна или несколько минут (см., например, разъяснения на сайте одной из региональных трудинспекций вопрос от 16 сентября 2011 18:19).
Если командировка является запланированной, то сотрудницу, работающую на условиях неполной рабочей недели, можно заранее уведомить об изменении ее графика. Сменная работа или работа по графикам доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие (ст. 103 ТК РФ).
Если командировка будет оформлена с установлением индивидуального графика с тем, чтобы все дни командировки стали рабочими, то не придется начислять оплату в порядке, предусмотренном статьей 153 ТК РФ (т. е. исходя из полного размера оклада или ставки сотрудницы, которая в период отпуска по уходу за ребенком работает на условиях неполного рабочего времени).
Пример 4
|
Воспользуемся условиями Примера 3 с той разницей, что на ноябрь сотруднице установлен особый график работы: среда - четверг - пятница, о чем работницу уведомили заранее. В ноябре (с 6 по 8 ноября 2013 года) работницу направили в командировку. Расчетный период для исчисления среднего заработка - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки. Т. е. период с 1 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года. Период с 1 ноября 2012 года по 30 сентября 2013 года исключается из расчетного. Средний дневной заработок Ивановой составил: 28 260,87 руб. / 13 дн. = 2 173,91 руб./дн. За период командировки работнице начислено: В бухгалтерской программе было произведено: |
Служебная поездка при работе по гражданско-правовому договору
Рассмотрим следующую ситуацию. Сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, согласилась съездить в командировку. Как возместить работнице командировочные расходы? Ведь на время декретного отпуска ее место занято другим человеком, работающим по срочному трудовому договору.
Выйти из ситуации можно, заключив с декретницей гражданско-правовой договор. При этом нужно учитывать следующее. Гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на человека, работающего по гражданско-правовому договору, не распространяются. По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:
- стоимость проезда и найма жилья;
- другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи и т. п.).
Использовать в гражданско-правовом договоре такие термины трудового права как «суточные» и оформлять кадровые документы по командировкам (командировочное удостоверение, приказ на командировку и т. п.) не нужно. Иначе ваш договор подряда или оказания услуг могут переквалифицировать в трудовой.
Оформляя договор, возмещение затрат можно указать двумя способами:
- компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору;
- компенсация расходов, связанных с поездкой, указывается отдельно.
При выборе первого варианта на всю сумму вознаграждения, включая компенсацию расходов, придется начислить НДФЛ и взносы в ПФР и ФОМС. Взносы в ФСС начислять не нужно (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Второй вариант позволит избежать начисления взносов. Это подтверждается пунктом 6 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19. Однако учесть эту компенсацию при расчете налога на прибыль не получится. Такова позиция финансового ведомства, неоднократно изложенная им в частных разъяснениях (письма Минфина России от 17.09.2012 № 03-03-06/2/107, от 16.10.2007 № 03-03-06/1/723, от 19.12.2006 № 03-03-04/1/844).
Руководствоваться иным подходом можно только, если работодатель готов к спорам с налоговыми органами. Положительная арбитражная практика по данному вопросу имеется (Постановления Президиума ВАС РФ от 18.08.2005 № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16.06.2011 № А55-13458/2010). Кроме того, со стоимости проезда и проживания не придется удерживать НДФЛ, если из договора будет четко следовать, что траты на поездку были осуществлены в интересах организации. Такая позиция подтверждается письмом Минфина России от 29.04.2013 № 03-04-07/15155.
