Отражение результатов инвентаризации по новым формам в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2
С 2025 года при проведении и оформлении результатов инвентаризации все государственные и муниципальные учреждения должны применять новые формы электронных первичных документов, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 №61н. Новые формы инвентаризационных описей оформляются в несколько этапов разными ответственными лицами в соответствии с бизнес-процессами, предусмотренными для каждого документа. Эксперты 1С рассказывают об особенностях новых инвентаризационных описей и их формировании в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.

Оформление документов инвентаризации 

Приказом Минфина России от 15.04.2021 №61н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета (БУ), применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методические указания по их формированию и применению. В том числе Приказом №61н утверждены формы для оформления результатов инвентаризации:

  • Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
  • Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
  • Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
  • Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
  • Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
  • Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467);
  • Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
  • Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468);
  • Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Нормы Приказа №61н вступают в силу поэтапно. Новые инвентаризационные описи, согласно пункту 2 приказа Минфина России от 30.10.2023 №174н, применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2025; при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений – с 01.01.2024.

Важной особенностью форм, утв. Приказом №61н, является то, что одни электронные документы создаются и предзаполняются на основании других, для того чтобы исключить повторный ввод данных в учетную систему.

Так, на основании Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) создаются инвентаризационные описи, на основании которых, в свою очередь, создаются соответствующие приложения к Акту о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а затем документы по отражению отклонений в учете.

В формах новых инвентаризационных описей (класса 0510 по ОКУД) новая структура – они состоят из нескольких разделов (таблиц), каждый из которых заполняют и подписывают разные лица в определенном порядке, в соответствии со своей зоной ответственности. Изначально опись формирует (создает) ответственное лицо бухгалтерской службы (далее – бухгалтер) в учетной системе, например, в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В опись переносятся данные из Решения (ф. 0510439):

  • дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация;
  • номер инвентаризационной комиссии;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, ответственного за сохранность и (или) использование по назначению имущества;
  • адрес или место проведения инвентаризации;
  • код счета (КФО, счет и субсчет), по которому проводится инвентаризация;
  • даты начала и окончания инвентаризации.

Затем создается расписка лица, ответственного за сохранность инвентаризуемых объектов, либо ответственного исполнителя бухгалтерской службы.

Обратите внимание, согласно пункту 6 Общих требований к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности (Приложение №1 к федеральному стандарту бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 №274н (ред. от 13.09.2023)), является обязательным включение лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета, в состав комиссии, уполномоченной на проведение инвентаризации денежных средств, иных ценностей, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, а также электронных денежных средств, иных финансовых активов и (или) обязательств, принимаемых к бухучету в результате осуществления лицами, осуществляющими ведение БУ, полномочий по начислению физическим лицам выплат по оплате труда, иных выплат, а также обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ.

Расписка – отдельный документ, неотъемлемая часть описи, который направляется соответствующему лицу. После подписания Расписки бухгалтер заполняет Раздел 1 описи данными бухгалтерского учета, после чего документ направляется членам инвентаризационной комиссии, которые указаны в Решении (ф. 0510439). Ответственное лицо комиссии заполняет Раздел 2 описи результатами инвентаризации. Важно, что объекты учета и их аналитика должны соответствовать данным из Раздела 1. Комиссия лишь указывает фактические данные и характеристику объекта, например, статус задолженности, выявляются отклонения.

В отдельном разделе лицо, ответственное за инвентаризуемые объекты, например, обеспечивающее сохранность и целевое использование имущества, приводит объяснение причин расхождений по каждому случаю выявленных недостач (излишков).

В заключительном разделе ответственным исполнителем инвентаризационной комиссии указываются объекты, по которым установлены факты недостачи и (или) излишков, или объекты, которые имеют другие отклонения, например, признаки несоответствия условиям актива или обесценения или статус «просроченная» (для задолженности) и т.п. По каждой строке раздела указывается заключение комиссии.

Каждый раздел описи подписывается соответствующими лицами электронными подписями (ЭП) – простыми или квалифицированными.

На основании инвентаризационной описи формируются соответствующие приложения к Акту о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Документы инвентаризации в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

Все вышеперечисленные формы формируются в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 в разделе Инвентаризация. Список новых документов по инвентаризации, утв. Приказом №61н, и соответствующие им документы БГУ 2 приведены в таблице.

Таблица

В БГУ2 документы инвентаризационных описей создаются и предзаполняются на основании соответствующих строк с объектами инвентаризации документа Решение о проведении инвентаризации (см. рис. 1).

Рис. 1

Документы Опись создает ответственное лицо бухгалтерской службы (бухгалтер).

Шапка документа Опись заполняется данными из документа Решение о проведении инвентаризации. По гиперссылке Создать расписку в документе Опись создается документ Расписка инвентаризации (рис. 2), и задача по его подписанию направляется сотруднику, в ведении которого находятся инвентаризуемые объекты, либо ответственному исполнителю бухгалтерской службы, например, при инвентаризации денежных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами.

Рис. 2

После проведения и подписания документа Расписка инвентаризации задача по оформлению Описи направляется бухгалтеру. Бухгалтер по кнопке Заполнить автоматически заполняет Раздел 1 Описи данными БУ (рис. 3).

Рис. 3

Далее, согласно бизнес-процессу документа Опись, задача направляется ответственному лицу инвентаризационной комиссии для заполнения соответствующих разделов Описи фактическими данными по результатам инвентаризации.

Раздел 2 Описи заполняется автоматически по кнопке Заполнить по данным раздела 1. В нем ответственное лицо инвентаризационной комиссии указывает фактическое наличие объектов инвентаризации.

Для выявленных излишков, номенклатуры которых прежде не было в учете, в документ можно ввести новые строки с указанием номенклатуры и количества.

Разделы по отклонениям также можно заполнить автоматически (по кнопке Заполнить) по данным предыдущих разделов сведениями, предусмотренными Методическими указаниями в зависимости от назначения Описи. К документу Опись можно прикрепить файлы скан-копий уточняющих документов в формате PDF.

После заполнения ответственным лицом комиссии соответствующих разделов документа направляются задачи на подписание Описи всем членам комиссии, в т.ч. председателю.

Если при заполнении Раздела 1 Описи данными бухгалтерского учета превышен установленный предел количества строк в таблице документа, в БГУ 2 будет сформирована серия документов Опись.

В соответствии с положениями Методических указаний в БГУ 2 предусмотрено оформление документов Опись при проведении как сплошной, так и выборочной инвентаризации. 

По данным документов Опись формируются соответствующие разделы и приложения к Разделам 2 и 3 документа Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

После подписания инвентаризационной комиссией и утверждения руководителем (уполномоченным лицом) посредством электронной подписи документа Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) на основании подписанных и проведенных документов Опись формируются документы по отражению в учете отклонений и других результатов инвентаризации (см. рис. 4).

Рис. 4

Как было отмечено выше, новые инвентаризационные описи должны будут применять все учреждения с 01.01.2025. Поэтому рекомендуем заранее ознакомиться с соответствующими документами БГУ 2.

В материале использованы фото: Sutthiphong Chandaeng / Shutterstock / Fotodom.

Комментарии